高校财务档案管理质量提升的路径探析

彭宇 吴黔

财务档案管理是高校工作中的一个方面，在我国高校教育改革中，其体制不断深化，对财务档案管理的要求也更加严格。它关系着高校具体经营项目的各类状况，记录着高校的各类活动，其管理非常重要，提升其管理的质量意义重大。本文从高校财务档案管理的特征出发，并就当前管理中的问题进行分析，讨论提升档案管理质量的路径。

随着我们国家教育事业的发展，高校的办学经费迅速增长，经济活动也越来越丰富。与此同时，财务档案管理的相关制度也相继出台，档案管理面临着较大的挑战。档案管理反映着高校的各种事项，包含图表、文字等资料，形式有纸质和电子两类，是高校宝贵的资料资源。学校在以后的发展中，可以根据这些财务档案进行参考，对学校的建设具有很大的推动作用。因此，提升财务档案管理的质量，保证其完整和真实，对高校的发展具有很重要的作用。

一、高校财务档案的基本特征

（一）真实性特征

高校财务档案是学校记录每一项活动的详细记录，很多票据都清楚地反映着当时学校的各项活动。因此，学校财务档案具有真实性，在实际的管理中要严格按照相关票据进行管理，不允许私自改动，不管在任何时候，也不管任何原因，所有的资料凭证都要保证是最原始的。在财务档案管理中，管理人员要牢记这一点，不能私自改动档案，更不能胡编乱造一些数据，必须体现出财务档案的真实可靠性。

（二）专业性特征

财务档案具有很强的专业性，其主要体现在以下方面：首先，财务档案包含各种票据，包含学校内部的收入和支出，比如办公用品的支出，学生的收费票据，研究经费等，这些内容要求学校财务管理必须要专业;其次，学校财务管理还包含核算凭证，比如学校老师的工资，节日福利和奖金。这些专业的凭据需要专业化的收集，并应用专业的手段进行处理。因此，高校财务档案管理具有很强的专业性，在实际的管理中，要通过专门的人员进行管理，应用专业的知识处理各种票据，直观反映学校的各项财务信息。

（三）政策性

在高校档案管理中，需要对一些数据和资料进行全过程的管理，并要按照相关部门的规定进行存放和销毁。在这个过程中，绝对不能出现任何不符合政策的行为，相关管理人员在工作方面不能有一丝马虎，思想上不能出现松懈。因为这些档案是国家和有关部门核查学校经营的重要依据，如果在管理中出现一些违法行为，后果非常严重，相关责任人要承担重大的责任。所以，高校财务档案管理程序严格，不允许要办点马虎。

（四）易破坏性

现在各种电子财务档案出现在学校管理工作中，但是还是有很多的纸质档案，因而在管理中无法避免会发生破坏。造成财务档案破坏的原因有人为原因，也有自然原因。在人为原因方面，因工作人员的疏忽可能导致档案丢失，或者有人故意对档案进行毁坏，影响档案的完整性;在自然原因方面，一些自然灾害也会导致档案丢失、损坏，比如地震、火灾等自然灾害导致档案损害。

二、高校财务档案管理中存在的问题

（一）档案管理意识薄弱

档案管理意识不强是当前高校普遍存在的问题，也是档案管理中的难点问题。从当前的高校发展来看，财务档案管理人员不足，工作量繁重，学校对财务档案管理并没有重视起来。近几年，学校经营状况逐渐多样化，学校支出和收入的种类也越来越多，需要各个部门之间进行统一协调，档案收集工作更加繁重，资料无法有效整理，甚至出现资料无人管理的情况;同时，部分高校没有及时送达财务档案，导致财务档案管理无法归档。高校运营的情况比较复杂，在实际管理中，要详细记录各种资料，但是因管理意识缺乏，导致财务档案管理质量低下。

（二）管理人员专业素养缺乏

财务档案的专业性决定了档案管理必须有一批专业性较强的管理队伍，特别是进入信息化时代以后，需要更多信息化的人才进行管理。在传统的财务档案管理中，管理人员利用其专业、学历和经验进行档案管理。在信息化的今天，还需要一批信息化水平高的管理人才，而高校在这个方面的人才储备还不完善，工作人员的素质还不高，信息化操作技术还有待完善。在实际的经营中可以发现，大部分高校在进行财务档案管理过程中，其信息化建设还需要借助第三方单位，造成档案管理不稳定;同时，档案管理人员技术计算机水平不高，业务能力不过关，对一些新型的信息手段操作不熟练。

（三）档案管理制度不完善

通常情况下，高校的财务档案管理具有很强的政策性，管理制度非常严格，但是，现实中高校管理制度在某些方面还不完善，管理存在漏洞，造成财务档案管理不严谨。首先，关于信息化的管理制度不完善，时代在发展，财务管理也要顺应社会的发展，要在新的管理技术基础上建设新的管理制度，但是我国部分学校的档案管理制度没有及时更新，管理无法满足实际需求。随着信息化的建设，已有的管理制度和目前的管理工作存在矛盾，导致档案管理效益低下。另外，监督机制不完善，工作人员在管理中容易出现一些工作失误，缺乏流程化和规范化的指导，对档案的利用和保管产生了阻碍作用，管理中很容易出现问题。

（四）档案查询效率低下

高校进行财务档案管理过程中，因管理制度、人员素质和其他方面的因素，导致查询档案工作效率较低。在实际的管理中，首先因学校在管理设备方面缺乏投入，没有引进一些先进的档案管理设备，部分学校还是用老旧的管理系统工作，这些管理设备已经不能满足高校财务档案管理的需求了。同时在管理技术方面比较缺乏，一些先进的检索技术没有引进来，导致相关人员在查询档案中无法快速获得档案。其次，档案管理人员受思想方面的影響，在管理中服务态度不到位，他们对学校档案管理工作没有正确的认识，加之一些先进的检索技术需要学习才能掌握，因而导致高校财务档案管理在服务水平和态度方面落后，没有做到服务学生和老师的宗旨。

三、提升高校财务档案管理质量的路径

（一）重视信息化建设

信息化建设是提高高校档案管理质量的必然路径。如今，信息技术引发了各个领域的变革，高校的管理也呈现出了多元化的特点。因此，档案管理的信息化已经是一种必然方向，学校要重视这方面的工作，完善信息化建设。首先，要在信息化设备方面做好准备，完善信息化的硬件设施，引入一些新型的设备，通过加大投入的方式，购买一些硬件设施，完善基础网络，建成一套系统的财务档案管理体系，给后期的档案管理打好基础。其次，合理选择供应商，提高信息化的质量，选择一些高质量的供应商，通过云计算、大数据等形式，将档案资料综合处理，提高档案管理的效率，促进信息化建设的水平。

（二）提升从业人员的素质

档案从业人员素质的高低，影响着高校档案管理的质量。档案管理需要工作人员具备很强的专业素质，因此，高校要在这个方面出发，提升业务人员的素质。具体来说，高校在人才引进方面要重视其综合素质，尽量引进一些专业能力强，了解会计管理、熟悉法律法规和计算机操作的人才，重视工作人员网络、信息安全方面的知识，确保能够胜任档案的分类、编目和录入工作;高校要重视其培训工作，通过培训对工作人员进行相关知识的普及，督促工作人员积极参与培训讲座，并纳入其绩效考核。高校财务档案管理依赖于专业的人才队伍，高校要改变单一化的人才管理特点，提高档案管理人员的业务技能，保证它们的专业知识能与时俱进。

（三）转变财务档案管理的意识

高校负责人要转变档案管理的意识，给予档案管理工作积极的重视，充分调动全体学校工作人员的积极性，上到相关领导，下到基层员工，都要让他们认识到财务档案对学校的重要意义。比如，可以定期举办财务档案管理宣传会议，让学校职工认识到财务档案的重要意义，了解档案的相关知识，在思想上把档案管理工作放在重要位置。其次，要做好档案管理的监督工作，落实档案管理负责人机制，保证出现问题能及时找到负责人。高校财务档案的管理，建立在全体教职工都重视的基础上，是每一位员工的责任，在工作中要树立“档案管理人人有责”意识，只有这样，档案管理人员才能全身心投入到工作中来。

（四）强化财务档案保管制度

财务档案中有的信息需要销毁，有的信息则需要永久保留，实际的工作中，要严格落实这方面的制度，对档案工作进行分类管理。对学校的年度结算表、员工工资表、债务原始凭证和未完结的工程项目等档案，要永久保存下来;对一些其他的档案，在保管期限达到后，要按照相关的规定进行销毁。销毁前要按照财务机构和档案管理机构的销毁意见进行处理，在此基础上编写销毁清册;销毁后将清册报送给上级批准，需要相关人员进行签字。销毁前要做好清点工作，根据清册中的内容进行检查，尽可能避免工作失误。高校财务管理是一项非常复杂的工作，需要严格遵守档案管理的规定，严格其中的每一个环节，并做好备案工作，这样，才能实现档案管理合法化。

（五）挖掘财务档案的潜在作用

很多工作人员认为，档案管理工作就是简单的资料收集，对档案管理工作没有一个全面的认识。其实，档案管理工作具有很大的价值，在管理中需要不断创新和完善，这样才能发挥出它的真正价值。在具体的管理过程中，管理人员要创新管理方法，挖掘其中的隐性价值。比如，可以通过档案管理工作，看出高校发展中存在的问题，如学校主要资金的流向等，进而优化学校管理;或者通过学校财务档案管理，可以避免部分学校工作人员滥用资金，给学校的发展做好监督，保证学校在各个方面都在法律规定的框架下经营。同时，管理人员也要创新档案管理手段，在平时的工作中要重视档案管理工作，树立不断学习的观念，在工作中探索提高财务档案管理质量的方法，发挥出财务档案管理的隐性价值。这样，才能给高校的未来提供参考依据，保证学生和学校的利益。

四、结语

高校财务档案管理是学校的发展资料，学校可以根据其调整发展战略，优化管理模式，是高校宝贵的数据资源。但是大家也应该看到，我国高校在档案管理中还存在一些问题，管理者意识不强，无法落实财务档案管理工作;信息化水平不高，管理模式比较落后;档案管理的制度也不完善，缺乏相应的监督。鉴于此，学校领导要转变思想观念，重视财务档案管理，并采取一定的措施提高档案管理人員的业务素质;建立严格的监督机制，对档案的保管和销毁依照法律进行管理。

（作者单位：四川大学锦城学院）

本文受四川大学锦城学院校级课题资助（2020jcky0012）。