信息化时代微信在高校档案利用服务中的应用

张凤丽

摘 要：随着科学技术的不断发展，移动互联网也逐渐到达一个崭新的高度，其有效运用不仅改变了人们传统的生活方式，还成为人们获取信息的重要渠道。近年来据调查发现，智能手机几乎每一个成年人都人手一台或两台，而微信软件更是以多样化的服务深入社会服务的方方面面。而高校在发展的过程中，更是应该抓住这一有利渠道，搭上这一便车实现档案利用服务的移动化，从而为高校的学生和教师打造一个更为便捷和全面的移动档案馆。本文首先分析高校对微信平台利用的现状，重点分析微信在高校档案利用服务中的优势和应用，由此提高档案利用服务的质量。

关键词：信息化时代;高校档案;利用服务;微信

在信息化时代，以QQ、微信为代表的移动互联网社交软件具有注册方便、信息传播类型和途径多样化和多元化、交流性强等特点，因此受到全国各界人士的喜爱，移动互联网的变革也不断影响着各个行业的发展。对此我国在规划纲要中也明确提出要加快档案管理信息化进程，并将其列为档案部门的主要任务之一，也就是说在当今这一大背景下，我国高校的档案部门必须要审时度势，与时俱进，树立互联网思维，创新发展档案事业，让档案利用服务变得更高质量[1]。

一、目前高校档案部门在运用微信开展档案服务存在的问题

据调查发现，大部分的高校档案部门在运用微信时主要分为两大部分，第一部分就是借助互联网技术对档案工作和档案文化进行相对应的宣传和推广，例如在微信平台发布一些工作的动态或者是一些档案工作的信息、法规等内容;第二部分则是对档案进行一个服务性功能的迁移。简单来说就是将一些档案工作的功能迁移到微信平台上，然后再借助微信平台进行拓展，例如可以进行档案查询或档案预约等功能。但是现如今大部分高校档案部门只是简单的应用微信平台，没有深入挖掘、探究微信的优势，即使有一些高校档案部门意识到微信的重要作用，但也只是浅层的探析馆藏的相关内容，效果十分不明显。所以，档案利用服务工作对微信平台的开发利用上还存在很大的开发空间，而服务是高校档案部门的主要生命线，国家也明确提出要大大加强档案工作的建设，要树立创新意识，准备迎接新的挑战，总的来说，在信息化时代，高校档案部门要借助微信等创新服务模式，不断提高用户的体验感。

二、微信在高校档案利用服务方面的优势

（一）拥有非常强大的用户群体。微信APP是近年来最热门的一款社交软件之一，每个手机用户几乎都会下载这一软件，无论是安卓还是IOS系统都能兼容，此外这一款软件可以通过数据流量和无线网络使用，因此很少出现网络不顺畅的情况，十分的方便而且经济。而高校档案部门主要针对在校学生和毕业校友以及老师们，面向的服务用户文化程度都比较高，使用微信APP的概率也比较大，避免了一些不必要的矛盾冲突。另外档案属于机密甚至可以说是绝密的文件，不能肆意传播，因此很多老师和学生都不了解档案管理。例如在上海理工大学一年一度的“职业部门满意度评价”中，大部分的学生都对档案部门选择“不熟悉”这一选项。而微信平台可以查找微信号、QQ号、手机号甚至是扫描二维码等多种方式添加好友，这种方法能进一步解决高校学生和老师们对档案一无所知的现象。总之据调查发现，微信在互联网的下载量正在逐年增加，并且与其他社交软件相比更是名列前茅，其用户群十分庞大并且稳定。另外微信相对于QQ等软件来说，添加好友的途径更加多样化和简单化，因此高校档案馆可以紧跟时代发展潮流，实时的开展微信功能，让用户们进一步的了解与档案相关的内容[2]。

（二）微信平台具有一定的稳定性。近年来智能手机的平台变得越来越多，但由于档案工作具有特殊性质，要求绝对安全、稳定的平台来延续档案，但是如果要高校自行在手机客户端设计、开发一个专门的APP是有一定的难度的，而且无法确保用户的满意度。而微信平台作为一个在社会运用良好的APP，其实力强大，不仅支持安卓系统和IOS等多个常见的客户端，而且还有统一的接口，十分便于档案部门的工作人员及时通过微信服务器获取用户信息，此外学生和老师们还可以通过扫描二维码等方式对相关的内容进行订阅，维护和保障高校的档案工作，增加于用户的互动环节。总的来说，微信是一个普及化、轻量化的社交APP，高校师生几乎都人手一个，这就省去了他们再下载其他app的麻烦，使得档案的利用和管理都在统一的app上完成，大大提高了档案利用服务工作的稳定性[3]。相对稳定的软件还能进一步保障信息的安全，另外微信也是用戶们所需要的一个软件，因此不会产生抵触心理。

（三）微信平台具有丰富的信息传播功能。微信APP可以支持文字、图片、语音甚至视频等信息的传播，多样化的传播途径使得该软件具有传播时效性强的特点，而且还能确保信息的精确性，密保工作做的非常完善，同时还能进行直观的互动和反馈环节[4]。另外微信在添加好友时还设有根据手机通讯录添加好友的功能，这大大减少了潜在的安全隐患。同时微信开设的“摇一摇”等小程序扩大朋友圈和交际圈。这丰富的信息传播功能能够进一步改善目前档案信息服务的滞后性和呆板性，从而实现用户需求的精确送达提高高校用户的粘性。

（四）微信平台具有档案信息资源共享的特点。微信平台具有后台开放功能，高校档案部门可以通过后台的开发功能实现档案数据或网站数据对接，这能使高校的用户群体通过微信平台查阅自己的各种信息，与往常相比更加具有便捷性。此外，高校档案部门还可以开展各项信息的公开，让用户有效浏览并了解相关信息，当然档案部门还可以运用微信公众号对一些信息进行实时推送，有利于宣传档案工作;档案部门最好可以设立一些留言或在线答疑等方式，加强用户和管理人员的联系和交流，从而实现信息共享的目的，致力于完善档案工作[5]。信息资源共享大大减轻了高校档案部门的工作，还有利于高校学生和老师能在随时随地都能查找他们所需要的档案信息，节省了他们查找资料的时间。

（五）微信平台相对于其他软件来说，成本低，经济实惠。高校档案部门是属于一个服务机构，其资金有限，要想像其他部门一样投入大量的资金开发功能更加全面的服务平台是几乎不可能的事，而恰巧微信平台低成本，几乎不会产生多余的费用，因此具有经济实惠的特点。除此之外，微信APP相对来说比较成熟，版本更新快，因此几乎不需要高校档案部门再额外增加一些开发费用;而在高校内部几乎实现了全网覆盖的效果，因此也不需要操心网络不佳的问题，换句话说，因查询网络产生的费用可以忽略不记。另外，相关部门在档案查询会议中还明确提出要简化利用手续，免除利用费用，最大限度的满足利用者需求。

三、微信在高校档案利用服务中的应用

（一）预约查询。近年来“预约”这一功能已经运用到餐饮业、服务业等行业，尤其是大部分的医院都已经推出了微信预约挂号和就诊的服务，避免医院出现排长队的现象，大大节省了人们的看病时间。而对于高校档案部门来说，在微信平台开展预约查询功能是一件简单的事儿。因为微信是一个比较完善的软件，其具有合理的微信公众号、朋友圈等信息交流渠道，在微信平台，高校档案部门一方面可以通过微信平台进行预约查询，并且能借助微信的留言功能将用户所需要查询的信息和内容融入到公众号实现预约查询，但这种方式离不开人工后台记录查询，需要人工调出网络资料，这就会大大加重人员的工作任务，一定程度上需要大量的人力物力，而且效率比较低下;另外高校档案部门还可以直接接入网站数据来开发后台数据，然后再让用户自主提交信息表单查询并将状态在微信平台显示，这有利于用户得到及时的反馈，从而让用户合理的安排时间[6]。以上所提起的两种方法相比较，第二种方式更加合理、高效，进一步的简化了查询手续，大大减少了用户的时间，由此提高用户的满意度。

（二）在线咨询。档案信息其实在高校大学生时段是存在比较大的寻求的，因此高校档案部门必须要针对这一现象开通相对应的服务，简单来说，高校档案部门可以开创一个微信公众号，然后再让学生们通过扫描二维码等方式关注高校的档案部门公众号，从而让用户在高校档案部门公众号进行相关的信息咨询，其中咨询可以分为即时信息查询和在线留言功能，工作人员也可以按照用户信息进行分类，同时还要根据用户需求的迫切程度开展相应的在线咨询和答疑功能。此外，高校档案部门还需要对问题进行筛选，选出目前高校学生比较集中的问题，然后在公众号上进行发布推送，还可以利用微信平台中的自动回复功能回复用户信息，从而不断提高高校用户的信息服务水平[7]。

（三）查询档案功能。档案查询是一个非常繁琐而又重要的一个任务，在如今的信息化时代，高校档案部门可以借助互联网开设档案检索功能，将档案导入后台数据库，然后再进一步导入微信平台，让用户自主查询或浏览相关档案资料，减少档案组的工作量，此外还可以在微信平台开发一系列的设置菜单等功能连接更加专业的查询系统中，从而时间数据库和微信平台的对接，让用户开展自主查询工作。这种新型的查询档案功能相对于传统查询方式来说，更加方便简洁，更能让用户真正做到足不出户就能查询档案信息。

（四）进一步传播档案文化。微信APP作为现代最火热的一款社交客户段，其社交功能与目前的QQ、微博等社交APP相比，更占据优势，因此高校可以根据微信具有精确性、广泛性以及即时性等特点借助微信公众号宣传和传播高校的档案文化。简单来说，高校档案部门可以借助微信公众号展示档案知识和最新的档案技术成果，让用户在观看图文并茂的推文中欣赏并学习档案文化，从而更加深入的了解档案知识。

（五）进一步完善档案共享机制。虽说高校档案部门正在不断完善档案机制，但还是存在一些尚未完善的机制，例如共享机制，对此高校档案部门可以顺应时代发展的潮流，借助微信共享下的特征来增强与用户之间的互动和沟通，从而在交流的过程中根据不同用户的需求建设不同的用户群，再进行针对性的信息交流;在高校档案部门还可以利用其专业性的特点发表与档案文化相关的交流信息，让微信用户们在阅读档案信息时不自觉地分享给其他用户，扩大用户们的知识储备[8]。

综上所述，以微信为代表的信息化时代社交产品和人们的日常生活关系变得越来越密切，而随着信息技术的不断发展，移动网络社交产品的新技术、新功能也在不断开发。就目前来说，高校档案部门借助微信平台开展服务工作还处于一个初步阶段，但整体上来说，随着社会的不断发展，高校档案部门也不能“闭关锁国”，要紧跟时代的发展，利用和抓住微信这一平台，不断地开发和运用微信公众号、微信在线搜索等功能，为用户提供更好地服务，在创新和发展中站稳脚步。因此，高校档案部门，更应该抓住微信APP这一契机，借助其不断的开拓服务领域，致力于更好地服务高校师生。

参考文献

[1] 卢志兰.信息化时代微信在高校档案利用服务中的应用[J].黑河学刊，2018，000（004）：179-180.

[2] 李芳.微信在高校档案利用服务中的应用[J].南方农机，2018，049（016）：221，225.

[3] 郭玥杝.微信在职业院校档案信息利用服务中的探析[J].卷宗，2016，6（006）：6-7.

[4] 武曉艳.高校档案利用服务中微信的应用探析[J].卷宗，2018，000（007）：7.

[5] 刘子侠.微信在高校档案利用服务中的应用探析[J].山西档案，2015，No.222（05）：112-115.

[6] 赵旭，胡晓彤.探析微信平台在高校教学档案信息服务中的特征与模式[J].现代职业教育，2018（10）.

[7] 张杰.微信：提升高校档案服务的关键助力[J].兰台世界，2017，000（002）：37-39.

[8] 杜元.微信在档案利用服务中应用的策略分析[J].卷宗，2018，000（012）：45.

本文为秦皇岛市社会科学界联合会项目“微信在高校档案信息服务中的应用研究”的阶段成果。项目编号：2020-139。