经济背景下高校办公室行政精细化管理工作研究

刘雨（长春建筑学院）

高校办公室行政管理涉及面相对较广，管理难度大，在新的发展环境下，高校办公室行政管理工作明显地表现出滞后性，在高校可持续发展过程中发挥的作用捉襟见肘。这就需要基于全新的环境，推动高校办公室管理从粗犷时代进入精致化管理时代，并根据高校办公室行政精细化管理工作的需要，提高思想认识水平，明确高校办公室行政精细化管理工作思路，落实精细化管理措施。

■ 高校办公室行政精细化管理工作的必要性

精细化管理最早应用于企业，并在企业中受到广泛的运用。随着精准化管理研究的不断深入，它在高校管理中也得到了应用，表现出显著的应用效果。

（一）优化办公室职能的需要

新时代高校面临着更加严峻的办学形势，社会对高校教育服务需求不断升级，需要高校进一步深化内涵发展。高校办公室作为行政管理的一个重要部门，需要积极转变办公室职能，不断优化办公室职能，发挥好管理、助手、服务、信息等职能，这些离不开高校办公室行政精致化管理。只有推进精致化管理，才能更好地发挥高校办公室职能。

（二）推动信息化办公的需要

信息化是高校发展的必然趋势，目前高校信息化管理系统建设已经提升议事日程，并处于不断完善之中。高校办公室作为管理的重要组成部门，在管理中形成了大量的信息数据，这就需要高校办公室管理从粗犷式管理向精细化管理推进，从而加强办公室管理过程中信息采集、分析与处理能力，提高办公室行政管理效率，推进高校信息化办公。

（三）推进规范化管理的需要

高校办公室涉及到的事务多，工作任务相对复杂，管理难度较大，无论是事务的处理，还是资源处置、人员管理等，都与传统环境相比更加艰巨。这就对高校办公室行政管理工作提出更高要求，需要进一步提高精致化管理水平，推进规范化管理，严格按照要求、规范等实施管理，从而确保高校办公室管理的高效性，让高校资源得到合理的配置，实现资源的最大价值。

（四）提高工作时效性的需要

高校办公室在日常工作中发挥着协调、联系与沟通等作用，如果一个环节出现问题，势必影响到其他环节工作效率。这就对高校办公室管理工作提出更高要求，需要高校办公室能够推进精致化管理，对办公室各项工作进行细化分解，明确职能，从而在工作过程中能够根据具体的情况作出快速的反应，提高办公室工作时效性，避免办公室工作滞后性带来的问题。

■ 高校办公室行政精细化管理工作的理念

高校办公室行政精细化管理工作离不开理念的指导，主要包括工作任务细化、工作流程化和工作评价的量化等。

（一）工作任务细化

高校办公室行政精细化管理工作需要确立工作任务细化的思想，根据办公室工作目标以及工作流程等，对办公室各项工作任务进行细化，做到工作任务细、操作指导细、评价标准细等，从而明确责任，并促进各个部分之间的高度衔接，做到全面考虑、统筹安排等。

（二）工作流程细化

高校办公室行政精细化管理工作落实的一个重点是工作流程的细化，按照高校办公室工作的需要，根据各个流程之间的逻辑关系，通过对工作流程进行分析，简化工作流程，不断改进工作流程，从而做到科学描述流程，并对工作流程进行科学的分析，最终实现对流程的再造，避免行政管理工作中走弯路。

（三）工作评价量化

高校办公室行政精细化管理工作的提升离不开科学的评价，这就需要高校办公室管理能够改变传统评价方法，积极推动工作评价量化，按照办公室管理工作任务、制定的任务目标、工作的具体要求、任务达成度等制定明确的评价指标，形成具体的数量，从而发挥评价在促进高校办公室行政管理中的积极作用。

■ 高校办公室行政精细化管理工作的路径

高校办公室行政精细化管理工作需要进行系统性设计，不断优化管理人员素质，完善制度建设与文化建设。

（一）优化行政管理人员素质

时代在发展，高校办公室行政管理工作环境发生了重要的转变，信息化程度越来越高，无纸化办公成为一个必然趋势。这就对高校办公室行政管理人员素质提出更高要求，需要办公室行政管理人员积极转变管理理念，不断优化自身素质结构。

首先，转变思想意识。高校办公室精细化管理需要转变行政管理人员思想意识，能够确立大局意识，进行通盘思考；确立服务意识，从传统的行政推动向主动服务转变，强化责任意识，能够自我提高思想认识水平，认识到精细化管理的重要意义。

其次，优化素质结构。精细化管理工作模式下，高校办公室行政管理人员要不断优化自身素质结构，进一步提高自身理论素养，掌握科学的、先进的管理方法，能够根据精细化管理的需要，深化行政管理实践，不断突破传统思想的束缚，能够及时地运用先进的管理思想、理念等，提高办公室行政管理工作实效性，满足新时期高校办公室行政管理工作需要。

（二）完善行政管理工作机制

制度具有强制性约束力，也是管理的依据和凭借等。这就需要高校办公室行政管理工作能够进一步完善行政管理工作机制，确保精细化工作落实。

完善行政管理工作机制。高校办公室要基于精细化工作的需要，既聚焦宏观，又关注微观，针对行政管理工作的各个环节和流程等，完善各项制度建设，从而使行政管理工作得以规范，严格按照制度实施管理，从而使工作标准更加明确、工作流程更加规范，工作要求更加统一，确保高校办公室精细化管理的落实。

提高行政管理机制执行力。高校办公室精细化管理还存在一个突出的问题，行政管理机制执行不力，从而导致各项制度得不到较好的落实。因此，高校办公室行政管理机制建设要基于这一现状，将提高行政管理机制执行力作为精细化管理的一个重点，对各项制度执行情况进行督查，审视行政管理工作流程是否科学、规范，岗位职责是否得到落实等。行政管理机制的执行力要与考评有机结合起来，落实责任，明确评价细则等。

（三）培育精细管理文化氛围

文化建设体现出高校建设的品味，对高校师生发挥着潜移默化的熏陶作用。高校办公室行政精细化管理工作要注重管理文化建设，营造精细管理文化氛围，从而使精细文化理念成为高校师生的共识。

培育人文情怀。管理是一门艺术，既需要发挥制度强制性约束力，又要注重人文情怀。高校是富有人文气息的场所之一，办公室行政管理的对象具有特殊性，他们是有思想、有灵魂的生命，尤其在以人为本的管理理念下，高校办公室行政管理精细化管理要将培育人文情怀作为一个重点，基于高校精细化管理需要，提炼核心词汇，激活高校师生内在潜能，从而形成富有办公室行政管理特色的文化氛围。

坚持活动育人。高校办公室行政精细化管理要坚持活动育人，在形式多样的活动中有机渗透精细化管理思想、理念等，从而在活动中让管理客体获得丰富的体验，深化高校师生精细化管理认知，使精细化管理成为高校师生的基本思维，从而使办公室行政精细化管理深入人心，并落实到常规工作和活动中，在全校形成浓厚的精细化管理氛围，促进高校办公室行政管理工作的内涵发展。

■ 结语

总之，高校办公室行政管理的环境发生了重要的变化，传统的管理理念、管理模式等已经难以适应高校办公室行政管理工作需求。高校要基于自身可持续发展需求，进一步转变办公室行政管理思想，积极探索高校办公室行政管理精细化实施的路径，全面提高高校办公室行政管理工作实效性，为高校教育服务力提升提供有力的支持，并坚持以精细化管理为契机，带动高校全面工作提升，实现高校教育品质进阶，为社会输送高素质的人才。