浙江广电法律事务管理系统的设计与实现

陈舒枝

浙江广电集团合同管理系统自2010 年正式启用以来，流转的合同数量逐年递增。近几年来，集团合同种类不断扩大，法律关系复杂，企业纠纷案件呈现类型多样化，集团成立法律事务部，职责进行细化，集团各单位对于进一步规范集团合同管理提出了更高要求。

从维护集团法律责任利益出发，为了加强集团各单位管理、规范合同管理业务流程、提高合同拟定效率和规范性，集团对原合同管理系统进行功能的升级完善，建成适应集团事业发展的法律事务管理系统。

1 系统设计目标

系统依托集团办公自动化基础平台，运用大数据和云计算技术，对原合同管理系统进行升级改造，构建全新的法律事务管理系统。

升级完善合同管理系统的原有功能，应对集团广播电视各频道和各业务部门的多种需求。规范法律事务工作流程和合同审批流程，明确管理职能和权限，系统中内置格式合同及合同范本供集团各单位使用。保证数据可完整保存归档，可快速检索查询，信息共享便捷，方便有关单位及时掌握信息、分析决策。

2 系统功能设计

集团近年来经营模式多样，目前采用的组织模式是职能制+事业部制（分公司）形式，系统建设采用集中决策、分级管理方式，对集团各职能管理部门、各广播电视频道、各中心分级管理，进行权限分配，各尽其责，并确保各自单位的信息独立和权限隔离；集团各种类型的合同签订、把关审核、事后监督等归口各职能管理部门，合同履行由各单位、频道自行执行，同时接受法律事务部的监督和指导；由相应的职能管理部门在集团办公自动化基础平台上进行各类合同的有效规范管理，全程覆盖合同的起草签订、审批、履行、备案归档及风险管控等。

法律事务管理系统由业务管理、项目管理、财务管理、法务管理、查询统计、数据管理、流程管理等7 个功能模块组成，合同业务管理是法律事务管理系统的核心（合同业务管理功能总体架构见图1），项目管理主要是对各类合同进行有效规范管理，数据管理是对客户信息、样本合同、合同归档等数据信息进行管理，流程管理是对合同签订、审批、执行、归档等流程进行管理。

图1 合同业务管理功能总体架构图

2.1 项目管理

主要完成集团工程项目的合同管理和维护以及与项目相关文档的管理，包括项目立项材料、批准文件、需求分析报告、招投标文件等，便于查询和管理。

该模块要求与办公自动化基础平台的项目管理模块对接。项目管理对接招投标业务、资产管理业务和财务管理业务并实现相关文件数据、业务数据的统一管理。

2.2 合同业务管理

对集团各类合同的业务信息进行管理，包括合同的审批、签订、登记、履行，还包括了示范样式合同的管理。

集团目前合同类型较多，主要包括了设备采购合同、物资采购合同、广告合同、节目覆盖合同、节目购销合同、艺人演出合同、舞美委托合同、基建合同、技术服务合同等，各单位可根据实际需求对格式合同进行修订，但必须经集团法律事务部审核确认方可使用。

一般签署书面合同必须经集团法律事务部审核，各部门单位在合同起草阶段，在系统中根据所需选择新建合同类型（系统中根据需要已涵盖标准合同、示范合同、其他类型合同三大种类），填写基本信息，上传合同正文，经所属部门单位的法务联系人审核、领导签字同意，再经集团法律事务部修改审核通过，才能进行书面合同的签订、盖合同章。

2.3 法务管理

对推送到法务管理模块的合同进行法务流程审阅和管理，还提供相关法律法规的信息查询以及相关合同范本的参考。集团法律事务部可以进行流程管理，并提供法律法规的依据和相关示范合同的参考。

2.4 数据管理

实现对客户信息、样本合同、合同归档等数据信息进行管理。客户信息的维护管理是对客户和合作单位信息的相关管理和维护，各类合同的管理人员可以对属于自己合同种类的客户信息或者合作单位进行信息维护，还可以查询指定客户的合作情况、签订的合同信息以及履约情况。数据管理还包括对系统人员管理如权限分配、角色管理等。

2.5 财务管理

可以查询已签订合同的总额、初拟/核算价格、签订方式、付款情况。可以通过系统发起该合同的付款申请、收款申请，经过审批流程后完成收票和开票操作。并且能够查询收开票和收付款记录。

2.6 查询统计

实现对已签订的合同进行查询统计，按照类别、合同金额、合同执行情况、付款情况等多种要求进行统计，并导出成标准报表、自定义报表等多种格式的报表，支持表单、直方图、饼图等图表。统计好的报表可以进行导出、打印等操作，也可导入电子表格到系统后生成报表，供合同管理人员及时察看、监督合同信息及收付款情况。

2.7 诉讼纠纷管理

主要实现集团各部门、单位法律纠纷案件处理的管理、协调、业务流程、统计查询等功能。集团的合同种类不断扩大，在与外界的经济活动中经常会出现一引动法律纠纷，法律纠纷案件影响集团的经济效益、品牌声誉和正常秩序，关乎集团生存发展，积极预防重大法律纠纷显得日益重要，因此基于集团整体战略考量，为了保护集团合法权益，需要对法律纠纷案件加强管理，及时提出风险警示。

2.8 移动端合同管理

系统根据客户端不同需要开发三套软件，分别是PC 端管理系统和iOS App 客户端软件、Android App 客户端软件。iOS App 客户端软件和Android App 客户端软件可实现PC 端管理系统的部分功能，提供法律事务管理系统的实时信息和服务，如随时查看业务信息以及审批任务等，并能够做出快速回复。具体应包括待办事宜处理、移动审批、工作消息提醒等功能。

3 开发工具

系统开发采用Java 技术和J2EE 平台下Web 开发框架开发，目前J2EE 是市场上主流的企业级分布式应用平台的解决方案，确保数据安全，功能稳定，实施方便并易于扩展，数据库使用企业级Oracle 数据库。

系统建立在集团办公自动化基础平台之上，采用办公自动化基础平台的统一用户管理、工作流平台、统一消息平台以及报表统计中心作为系统的支撑平台。系统部署在“中国蓝”云平台，系统安全策略由云平台提供。

4 结语

集团法律事务管理系统从维护集团法律责任利益、规范集团合同管理业务流程、提高集团合同拟定效率和规范性出发，完善与增强了原合同管理系统的功能，扩大了使用涉及面，明确了管理职能，规范了工作流程和审批流程，为防范合同风险、规范经济行为、减少合同执行纠纷提供了强有力的支持。系统兼容PC 端和移动端，充分提高了管理和服务工作效能。