人事档案管理与人力资源管理信息系统的 相互促进、融合

年芳

摘 要：人事档案管理是企业进行人事选拔、任免的基础，是对员工进行监督、管理的依据，是深化企业人事改革的现实要求，关系到员工的切身利益和企业的长足发展。人力资源管理系统依托于人事档案管理，是人事档案管理信息化的桥梁，和未来发展的必然趋势。两者的融合必将把企业的人力资源管理带入新的发展阶段。

关键词：人事档案管理;人力资源管理系统;相互促进

一、引言

中央组织部，国资委党委和股份公司、集团公司党委于2015年3月组织开展了新一轮的干部人事档案专项审核工作，并由此延伸对全体在册职工进了人事档案审核。2017年8月正式启动中国铁建人力资源管理信息系统的录入工作，并于2017年12月正式启用，开启了人事檔案管理的信息化模式。

二、人事档案管理的意义和内容

（一）人事档案管理的意义

人事档案是职工成长经历的真实反映，是集中记录个人年龄、工龄、党龄、身份、学历、履历，家庭情况、受奖惩状况等信息的最真实、详尽的材料。既是记载职工人生历程的主要依据，也是组织教育培养、选拔任用、监督管理干部的重要基础。既是组织人事工作的重要组成部分，也是干部考核、人事任免的重要环节，具有不可替代的重要作用。

（二）人事档案管理的内容

1.原始档案材料的归集、整理和入档

原始档案材料的归集、整理和入档是人事档案管理工作的基石。企业职工的原始档案材料按类别分为履历材料，自传材料，鉴定、考核材料，学历学位、技术职务、科研学术、培训材料，政审材料，党团材料，奖励材料，处分材料，工资、任免、出国、会议等材料和其他材料10类。按形成时期分为入职前已形成材料，如学籍学历材料、党团材料等;和入职后新形成的材料，如工龄工资、考核选拔、职务任免等材料。

原始档案材料的管理不仅是简单的材料收录，更需要对已入档和需入档的材料进行准确的甄别、分类和装订。原始档案材料形成时间贯穿于员工生命周期的始终，形成时期长、材料庞杂、价值各异，我们需依据材料的主要内容、价值和用途确认其取舍和入档类别，做到取之有理，舍之有据，去伪存真，具体问题具体分析，才能为人事档案的实际利用和审核提供坚实的基础和依据。

2.人事档案的审核

人事档案的审核是人力资源管理的前提和基础，审核内容涵盖了员工人事档案的各方各面，审核要点为姓名、籍贯、“三龄二历”一身份的确认，技术技能职务晋升的材料依据的核查，家庭成员及主要社会关系、奖惩信息等材料的辨别和录入。

人事档案的审核与员工的切身利益息息相关，不仅学历、职称、任免、奖惩等是人事考核和选拔的依据，姓名、籍贯等微小之处也不容小觑。例如，由于各种原因员工人事档案中的姓名会出现错字、别字等现象，同时会出现同名、更名的情况，只有确认了员工的现用姓名，并罗列档案中出现过的姓名，掌握姓名变化、更替的原因，才能进一步确保录入档案的材料为职工本人的材料，并将其作为职工考核、任免、参保、退休的依据。“三龄二历”一身份直接关系到员工的考核任免、职业待遇、退休时间和薪金等。员工的家庭成员的社会关系的审核、确认和实时更新，不仅能为企业人事管理提供有效的信息支撑，也是员工享受相关福利政策的重要依据。

人事档案审核的各项内容并非相互独立的存在，而是相互印证、相互支撑的，人事档案材料之间亦是能够相互印证的，无法与其他档案材料相互印证的材料将会再次辨别真伪，直至去伪存真。

3.人事档案的装订、保管和及时交接

每一本人事档案材料均是一个有机、有序的整体。完整真实、条理清晰、精炼实用的人事档案材料是档案审核能够顺利进行的重要条件;分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐的档案卷册是其得以妥善保管和充分利用的基本前提。将处于凌乱和需要进一步条理化的档案或档案材料进行分类、组合、排列、编号等，组成有序的卷宗体系是档案装订的基本工作。

档案的装订和妥善保管是档案管理的重要内容和基本任务，是维护档案完整与安全，保证其实用性的前提。档案卷册和柜序的合理编排、档案库的科学管理、档案材料的定期检查，档案的严格使用和交接等均是保证其能够妥善保管和充分利用的重要环节。

企业人事档案的交接主要涉及如下几类：一是新入职员工档案的接收;二是离退休员工档案的移交;三是辞职、辞退、调出员工档案的移交;四是亡故员工档案的移交。人事档案具有全面性、真实性、动态性的特点，任何一份材料的缺失都有可能对材料所有人造成无法弥补的损失。为保证交接档案的材料真实完整，进出手续完善，在档案交接时档案管理人员须对所经手的档案材料进行再次审核，若有缺失、遗漏，及时提出、及时补充。例如，新入职员工须审核其入职手续及入职前档案材料是否真实完整;离退休员工着重审核其年龄、工龄，保证其确已到龄，且入职手续完善工龄无异议;辞职、辞退、调出员工审核其在职期间档案材料是否完整，离职手续是否完善;亡故员工档案移交时须审核其亡故的时间及原因，以便于移交相关部门进行封存。

三、人力资源管理信息系统涵盖的内容和作用

人力资源管理信息系统是人力资源管理的归集和提炼，是人力资源管理数字化和信息化的具体实践。

（一）人力资源管理信息系统涵盖的内容

人力资源管理信息系统即用集中的数据将与人事档案信息及其他人力资源相关的信息统一管理起来。以本企业现用的人力资源管理信息系统为例，主要包含如下内容。

1.员工信息管理

系统中员工的信息涵盖了员工的自然状况，如姓名、性别、籍贯、年龄、职级、职别、身份证件、政治面貌、入职来源、员工类别、户口类型、现任职务、劳动合同信息等;知识能力状况，如教育经历、技术技能、资格证书、奖励荣誉、考核评价、专家人才信息等;工作阅历和经验，如工作履历、培训经历，人事任免等;同时录入了员工的家庭成员和主要社会关系信息，以及员工的人事档案目录信息。涵盖了员工人事档案的重要信息和主要内容，是人力资源管理信息系统最基础、最核心的部分。

2.人事变动管理

人事变动管理主要包含人员异动管理，如人员的单位内部调动、跨单位借调、内退、退休、死亡、调离、兼职、兼职结束、挂职和员工类别的变更;员工的增加，如高校毕业生的入职、劳务派遣员工的入职、调入员工的入职及安置退伍军人的入职等;员工的调控，如员工接收计划的线上申报。人事变动管理是本企业现用人力资源管理信息系统中最常用和最主要的功能，人事变动的及时操作和实时更新是保证人力资源系统信息与人力资源管理实际紧密贴合基础。

3.组织管理

组织管理包含部门管理、职务和岗位管理两个方面。组织管理是人力资源管理信息系统的基础架构，是建立系统的首部程序。健全、完善与实际管理高度贴合的组织架构形式是人力资源信息管理系统得以顺利建立和高效运行的前提。

4.系統管理

系统管理主要包含工作授权、工作流程管理、数据检查、密码重置、系统参数的设置、系统日志的查看及其他扩展管理。其中最主要的功能为工作的授权和工作流程的设置，根据不同人员的使用要求授予相应的权限，不仅可以保证系统的高效运行，也可以保证系统信息的可控性，最大限度的保证系统信息的稳定性和相关人力资源信息的保密性。

5.各项预警功能

现阶段根据本企业人力资源管理的实际结合人力资源系统的基本运行状况主要对员工的退休、领导的改任、见习期员工的转正、证书和劳动合同的到期设置了预警，以便于对上述几类人员进行监管。预警功能是人力资源系统的辅助性功能，可以大大提高人力资源系统的运行速率。

6.其他功能

招聘、培训、薪酬、绩效、考勤、社保管理等功能也是人力资源管理的重要内容，也是本企业使用的人力资源管理信息系统将要逐步开发和投入使用的模块。

（二）人力资源管理信息系统的作用

1.提高了人力资源管理效率

在传统人力资源管理的基础之上加持信息化的运用，将员工信息数字化，人力资源管理各项审批流程线上化，大大节省了信息获取的时间，缩短了审批过程中上下节点之间的时差消耗，提高了人力资源的管理效率。

2.实现了人力资源信息的共享

传统的人力资源信息来源于人事档案及企业人力资源管理过程中形成的各类文档材料，不仅信息提取困难，且因涉及企业机密和员工个人隐私，受借阅制度和保密制度的制约，信息查阅手续繁多。人力资源管理信息系统将繁冗庞杂的文档资料以数字化的方式录入系统，统一保存、集中管理，并以授权访问的形式控制信息的流通和使用，实现了信息的共享。

3.降低了企业的管理成本

企业的管理归根结底是对人的管理，人力资源管理信息系统有着企业最完备的数字化员工背景信息，可为其他企业管理系统的建立和其他部门的日常工作提供基础的人员信息平台，大大整合了企业管理资源，降低了管理成本。

4.提高企业的决策力

人力资源管理信息系统不仅可以提供全面、准确、及时的人力资源管理信息，且系统中的统计报表模块可以实时、动态、直观地展现出企业的各项人力资源指标，使人力资源管理人员和企业决策者不仅可以掌握员工的基本信息，也可以系统、全面、宏观的掌握企业人力资源管理的状况，提高企业的决策力。

四、人事档案管理和人力资源管理信息系统的促进、融合

（一）人事档案管理与人力资源管理信息系统的相互验证

人力资源管理信息系统的建立、建设分为三步，且步步与人事档案管理相生相伴，相互验证。

1.系统信息的采集和录入

人事档案是人力资源管理信息系统最基础的数据来源，将人事档案中的信息归集、整理，录入人力资源系统相应的模块和位置是系统得以建立的前提。

档案信息的准确性和完整性直接决定了系统数据的质和量，同时通过对系统数据的检验也可以快速、直观、全面的掌握企业人事档案材料的收集、整理情况，及员工个人档案材料的收录是否完整。例如，可通过查看系统中的档案目录信息快速判断员工各类、各时期档案材料是否闭合。

2.系统的更新和维护

系统的更新和维护依赖于档案管理人员对档案材料的掌握，及人力资源管理人员对企业人力资源管理行为在系统中的动态操作。将新形成的人事档案材料和人力资源管理信息在系统中进行实时的录入和更新是保持系统活力和使用价值的基本方法。同时系统中的人力资源管理行为也督促档案管理人员须及时收集该行为的纸质档案材料并入档。

3.系统的推广和使用

人力资源管理系统是企业基础的人员信息平台，只有将它推广开来，让企业的管理人员真正使用起来，才能最大限度的发挥其整合企业管理资源，降低管理成本的作用。而其得以推广和使用的前提是须保证其实用性，即保证其数据的真实性、完整性、及时性。同时，系统的推广和使用使企业人员可以在其权限范围内查阅和使用人力资源信息，是对人力资源系统信息的检验，也是对信息来源——人事档案管理的一次考核。

（二）人事档案审核与人力资源管理信息系统的相互推动

人事档案审核是保证人力资源系统信息真实、准确、完整的最主要和最基本手段，是确保人力资源系统推广、使用的重要措施。人力资源系统直观、全面的反映了人事档案审核的结果，是检验人事档案审核最直接的平台。

人事档案审核全面审核了员工个人信息，关乎员工切身利益，审核结果也是员工最关心的问题，不仅形成了纸质审核确认材料，审核的结果也在人力资源管理信息系统中进行了实时的更新。相对于对纸质材料的签认，线上的信息自查更为简便、高效，且可及时解答员工对审核结果存在的疑义，提高纸质审核确认材料的签认效率。

（三）人事档案管理与人力资源管理信息系统的联动

人事档案的管理和人力资源管理信息系统的维护均是动态的管理过程，双方互为补充、相互促进，他们的有机联动是加强人事档案管理力度提高人力资源管理信息系统质量的有效途径。

人力资源管理信息系统及时、简洁，人事档案详实、连续，将人事档案中的信息严格录入系统，将系统中人力资源管理的材料依据及时收录入档，是使双方相互促进、循序提升的基本方法。例如，档案管理人员在收录后取学历材料、党员材料、职务任免等材料时，实时更新系统信息，是维持系统活力，提升系统使用率，促进系统推广的基本途径;人力资源管理人员在系统中进行人力资源管理的操作时将操作的材料依据及时归入人事档案，是保持人事档案材料完整、连续的重要方法。

（四）人事档案管理的保密性与人力资源管理系统的信息共享性之间的平衡

人事档案管理因涉及企业机密和个人隐私须执行相对严格的保密制度，而信息的共享性是人力资源系统的基本属性，保密与开放的平衡是决定人力资源管理信息系統运行效率和覆盖面积的基本背景。

保密性与开放性之间的平衡，需从信息的源头——人事档案的管理和数据的共享终端——人力资源管理信息系统进行控制。人力资源管理信息共享内容的类目和共享范围的大小，需由人力资源管理人员与人事档案管理人员根据企业管理实际依据保密原则进行制定。人力资源管理信息系统中的权限控制可依据不同管理者在实际工作中的职权范围分别授予其不同的系统查阅和操作权限。人力资源管理人员、人事档案管理人员及系统管理人员的工作能力和业务认知，直接决定了企业人力资源信息的安全性是否可以得到保障，人力资源管理信息系统的运行效率是否可以保持;人事档案是否可以最大限度的为人力资源系统提供数据支持，人力资源系统是否可以为人事档案信息提供一个安全高效的共享平台。

（五）切合企业管理实际的人力资源管理信息系统是企业人事档案管理的刚性需求

随着信息化在企业管理中的逐步运用和推广，人力资源管理的信息化也不断的发展和成熟起来。现阶段市场上的人力资源系统厂商类目繁多、水平各异，所开发系统功能的侧重点各有不同。选择切合企业管理实际的人力资源管理信息系统是企业人事档案管理的刚性需求，也是系统可以长久、高效运行的基本条件。

同时，由于企业不同时期人力资源和人事档案管理侧重点的变换和移动，人力资源管理信息系统也要做相应的功能调整和系统的更新、升级，这便需要人力资源管理人员、人事档案管理人员、系统管理人员与系统开发人员进行及时、有效的沟通，保证系统旺盛的生命力。

五、结语

人事档案的管理贯穿于人类历史长河的始终，人力资源的数字化、信息化管理是人事档案管理、人力资源管理发展的必然趋势，两者的融合和相互促进必将将人力资源和企业管理带入新的里程。