对信息化背景下文书档案管理的几点探讨

齐莉莉 赵盼盼 蒋楠

摘要：当前我国很多企业都普遍存在文书档案管理过程复杂、效率低下等问题，这些问题的出现与文书档案管理方式落后、管理制度不规范等有重要关系，在信息化背景下有效促进文书档案管理规范化，不断提升文书档案管理的效果十分迫切。基于此，本文就探究将信息化技术引入企业文书档案管理中，以此优化文书档案管理的流程，规范化文书档案管理的各个环节，实现文书档案管理效果的全面提升。

关键词：文书档案管理;信息化;规范化;流程;效果

当前的时代是信息技术盛行的时代，各个行业都开始离不开信息化技术，文书档案管理行业也一样，有效对信息化技术进行运用，能够提升管理的效率，促进管理过程更为规范。不过当前我国很多企业并没有对信息化建设提升重视度，导致部门工作面临着严重的问题，工作效率极其低下。在企业不断深化发展的过程中，文书档案信息资料不断增多，传统的管理方式已经表现出很大的不足和缺陷，亟待对其进行健全和完善，因此做好信息化建设十分关键。此外，在信息化建设和运用的过程中，也要做好风险防范，提升安全管理的有效性。

一、文书档案管理信息化的概述

（一）文书档案管理信息化的含义

文书档案管理信息化指的是利用信息化技术来对文书档案进行管理，通过互联网、计算机系统等对文书档案资料进行收集、处理、归档、保存等的活动。在当前，文书档案管理信息化已经成为了文书档案管理工作的大趋势，其有助于实现文书档案管理效率的提升，并根据企业的现实发展情况对各个管理流程进行规划，实现管理整个流程的规范化、科学化、准确化。

（二）信息化技术为文书档案管理工作带来的有利作用

信息化技术改变了文书档案管理的模式，不仅为该项工作带来了较大的生机与活力，而且对工作流程、工作规范、工作内容等都进行了改变，使文书档案管理工作面临着新的机遇，赋予了新的活力。具体来看，信息化技术为文书档案管理工作带来的有利作用有以下几方面：

1.提升了文书档案管理的效率

通过在文书档案管理过程中引入信息化技术，构建对应的信息系统，能够通过系统对企业各个层面的文书档案资料进行收集和传递，文书档案管理者不用再跑到有关的部门等待相关人员对资料进行寻找或者收集了，这就能够节省收集资料的时间。同时，借助于信息化技术，系统还可以自动对有关的信息进行筛选、分类等，文书档案管理者不用再花费更多的精力来对各种各样的资料进行筛选和分类，有更多的时间来思考如何对工作进行创新、优化等，这不仅能够促进文书档案管理效率的提升，而且对工作创新具有较大的意义。

2.有助于促进文书档案管理工作流程的优化

在运用信息系统对文书档案进行管理的时候，可以根据企业的实际情况对系统模块进行设定，比如设定文书档案信息收集模块、资料分类模块、各个部门文书档案信息存储模块等，这样文书档案管理者就能够严格依据各个模块的功能、作用等来开展工作，对各项有关的文书资料进行科学汇总和保存，避免工作过程的混乱，不断提升工作的规范性，促进工作流程的优化。

3.有助于促进文书档案管理价值的发挥

企业对文书档案资料进行保存的主要目的是为了对其进行运用，而在传统模式下，以纸质形式对其进行保存，在需要运用某项资料信息的时候，往往要花费很多时间去寻找，且久而久之容易毁损或者丢失，难以实现其运用效果的提升。通过信息化技术的运用，则能够将其以电子版的形式保存起來，并根据具体内容对其进行命名，这样在需要用的时候就可以直接搜索名字而调取出来，不仅快捷而且不容易毁损、丢失等，这就能够促进档案运用价值的提升，使档案更好地发挥自身的价值。

二、信息化背景下文书档案管理的措施

信息化背景下，文书档案管理面临着新的机遇和挑战，企业要综合分析信息化的作用，结合自身的文书档案管理部门现实情况进行信息化技术的引进，使其更好地引领文书档案管理效果的提升。

（一）构建科学的硬件和软件设备

硬件设备和软件系统是信息化建设的基础，企业只有结合自身的情况及时进行这些基础设施的引进，才可以为文书档案管理工作更好地开展信息化机建设做好保障。当前我国很多企业因为领导对这项工作不注重或者考虑资金成本等问题，而不注重硬软件设备的引入，影响了文书档案管理信息化的进程。在新时代背景下，企业领导要对自身的传统思想观念进行改革，不能一味地考虑信息化建设的成本问题，而要对其积极作用进行深入认识，明确信息化建设的优势，促进思想观念的优化，以更好地进行设备的引入。一方面要根据文书档案管理岗位、人员等引进对应数量的计算机设备，另一方面还要结合部门具体工作进行软件系统的开发或者引进。需要注意的是，在对软件系统进行开发或者引进的时候，一定要考虑到其实用性、操作性等问题，确保系统与企业工作相适应，有较高的兼容性。

（二）建立规范的文书档案管理制度

近年来，传统的文书档案管理制度已经不再适用于信息化背景，企业必须要结合现实情况，构建新的制度体系。第一，要结合文书档案管理的整体工作情况进行部门规章制度的设立，为部门明确工作目标、工作任务、工作方向等，使部门员工都能够在明确的制度规定下开展工作。同时，还要结合各个岗位的现实情况进行岗位规章制度的建设，使各个岗位员工都能够有明确的工作内容，职业操守等，严格依据制度来开展工作。第二，要结合文书档案管理信息化的现实情况进行岗位划分，确保所划分的岗位具有较强的科学性，能够更好地对工作进行分解，提升员工工作的积极性。还要结合具体岗位的现实情况进行权限的设定，使各位人员都可以在权限内开展工作，不断提升工作的有效性。第三，要构建科学的绩效考核制度。要根据部门工作构建对应的考核制度，定期对员工进行考核，使员工有一定的工作压力，积极主动地开展工作，不断学习新知识，提升工作的适应力，促进工作效率和质量的提升。在考核之后，还要对员工进行奖惩，对考核结果好的员工进行奖励，而对考核结果不好的员工进行惩罚，使员工提升工作的动力，形成良好的竞争局面。

（三）做好系统安全防护工作

在信息化背景下开展文书档案管理工作，还需要做好系统安全防护。当前虽然我国信息化技术水平不断提升，各个行业对信息化的运用更为普遍，但是计算机被病毒入侵、信息资料被盗取的现象也层出不穷，这些问题的产生都警示我们要加强系统安全防护。对于企业来说，文书档案资料信息是重要信息，关系到企业的发展前途、发展方向以及决策信息等，所以必须要对其做好安全管理，提升信息资料的安全性。这就要求企业要结合信息系统的现实情况进行防护系统的构建，可以在企业中设置专门的信息安全防护岗位，定期对系统进行检测，找出系统中的漏洞和隐患，并及时对其进行解决，确保系统顺利运行。同时还要让员工在自身的计算机中安装有关的防护软件，对计算机进行实时保护，做好防护。还要对员工进行培训，引导员工树立较高的安全意识，时刻认识到安全管理的重要性。

（四）加強员工计算机技能培训与教育

信息化背景下有效开展文书档案管理工作，离不开文书档案管理者综合素质与技能的提升。因为信息化工作与传统的手工工作有较大的不同，所以企业领导必须要注重对文书档案管理者的培训与教育，定期为其灌输计算机新知识、新技能等，使他们更深入地对计算机系统进行学习，掌握丰富的计算机技能，更好地借助于信息系统来优化工作。企业还可以派计算机系统专家到企业中为员工开展培训，为员工讲解系统的运用技巧，促进员工工作水平的提升。还要构建激励机制，鼓励员工自主学习计算机技能和知识，形成良好的竞争效应。

三、信息化背景下文书档案管理的注意事项

（一）加强宣传，营造良好的信息化氛围与环境

信息化建设是一项系统性工作，不仅仅涉及文书档案管理部门，同时与其他部门也存在较大的联系，这就要求企业在开始信息化建设之前要对员工进行宣传，使员工认识到信息化建设的意义，在企业中营造良好的信息化氛围与环境，这样才能够为信息化的顺利实施奠定良好的基础，促进员工顺利从原始工作过渡到信息化工作。比如，企业领导在引入信息化设备和系统之前的一个月中要做好这方面的宣传，适当为员工传递一些信息化的信息，让员工有个思想准备，避免突如其来开展信息化建设，使员工猝不及防，难以短时间内适应工作。

（二）安全防护是关键

信息化建设既有机遇也有挑战，机遇是为企业内部各项工作的开展带来了较大的便利，有助于提升工作的质量和效率，而挑战则是导致企业信息处于互联网开放性的大环境中，很容易遭受攻击，从而会导致信息面临损失，所以加强安全防护尤为重要。当前我国很多企业领导往往对安全防护工作的认识较为缺失，不注重这方面的教育，一旦系统遭受危害，势必会对企业发展带来较大的损失。企业一方面要在局域网中构建防护措施，做好防护系统的设置，另一方面还要引导各位员工提升安全防护意识，只有企业全体人员都有较高的安全意识，才能够更好地开展安全管理工作，才能够抵抗互联网的安全冲击。

（三）明确文书档案管理风险点

文书档案管理是一项复杂的工作，涉及到的环节较多，内容较为零散，在实际工作中往往容易面临风险，尤其是在信息化建设的背景下，更容易遭受攻击，所以应当对该项工作的风险点进行明确，使员工在严格的管控下开展工作，提升风险隐患的处理效果。比如，收集文书档案信息资料过程中的风险点，这一方面工作的风险在于信息资料的真实性、虚假性等，要加强信息资料的辨识，确保所收集到的资料较为真实、准确。再比如，储存过程中的风险点，该工作风险点在于被盗、存储丢失等，要加强安全管理，并对信息进行科学备份。要根据各个不同的工作环节科学进行风险点的设置，这样才能够更好地对风险进行降低。

四、结语

对企业文书档案管理工作进行信息化建设是提升该项工作效率和质量的重要途径，也是顺应时代发展趋势的重要渠道，不过当前我国很多企业对信息化建设的重视度还不够，在信息化建设中还面临很多问题，相信随着时代的发展，企业文书档案管理信息化建设会取得更好的效果。

参考文献：

[1]王霞.企业单位文书档案管理信息化建设初探[J].决策与信息（中旬刊），2016（12）.

[2]李淑海.浅谈文书档案管理信息化建设利用率和安全保护[J].百科论坛电子杂志，2019（15）.