大数据时代对档案管理发展的相关探讨

海拉提·祖卡布

摘 要：随着信息技术的发展，我国已经正式进入了信息化时代，信息技术的发展与普及改变了人们生活学习的方式，同时也促进了很多行业的转型与改革。时代与技术的发展推动着文化事业的发展，档案管理作为城市管理工作中的一个重要部分，更加提出了管理的创新需求。在信息化时代中，档案的信息具有重要的价值，因此，管理人员应该充分应用信息技术，创新档案管理技术，实现信息化以及智能化档案管理，进而促进档案管理技术的现代化发展。

关键词：大数据时代;档案管理;探讨

随着知识经济时代的发展，信息成为了时代发展的主导力量，同时也是人们日常生活中的重要资源。就目前的发展情况来看，信息一方面体现出爆炸式增长的特征，人们获取信息的渠道增加，而另一方面人们对于信息的需求也体现出个性化的发展趋势。受到时代变化的影响，当前人们获取信息以及知识的方式也经历了变化的阶段，目前我国网络信息资源数量增长与用户信息利用呈现出较大的矛盾，也给传统档案管理带来了发展的机遇与挑战。档案管理技术应该抓住时代发展的机遇，完善社会档案观念，提高档案管理的效率，促进档案管理技术的创新发展。

一、大数据时代给档案管理带来的机遇

（一）形成社会档案观念

城市以及单位的档案管理工作在过去很长的时间内都没有得到应有的重视和发展，这对于企业以及城市的发展都是不利的。随着信息时代的到来，档案管理人员应该意识到档案管理工作的重要性，并且引导大众形成社会档案观念，在管理的过程中增加大数据技术的应用，推动档案管理工作的发展。大数据技术在档案管理中的应用能够快速实现方案数据资源的搜索、分析、整理与保存，提高了管理工作的效率。信息已经成为了当前时代发展的重要因素，档案资源的增加导致传统的档案管理方式不再适用，无法满足当前时代发展的需求。因此，档案管理人员应该增加大数据技术的应用，提高档案管理的水平与效率，促进企业以及城市的未来发展。

（二）提升档案管理效率

在大数据时代背景下，档案管理人员能够充分应用大数据处理技术对大量繁杂的档案信息进行管理，进而不断提升档案管理工作的效率。除此之外，受益于互联网的开放性与共享性，档案管理人员能够在网络中搜寻档案信息，不断丰富档案管理的内容。最后，档案管理人员还可以利用信息技术创建档案管理系统，能够实现对资料的分析以及管理功能。这样的技术不仅能够促进档案管理效率的提升，同时还能够提高资源保存的质量，防止出现资料丢失的现象。

二、当前档案管理存在的问题

尽管信息技术已经得到了一定程度的发展与普及，但是很多单位受到管理意识以及现实条件的影响，在档案管理工作中依旧依赖于人工录入以及整理的方式，这就会导致档案管理工作的效率下降。传统的人工管理模式存在一些人为的失误以及管理漏洞，容易出现档案资料丢失以及错录的情况，这样就会影响档案的准确度。除此之外，由于人工录入以及管理的工作流程过于繁杂，需要更多的人工介入，这样还会影响档案管理的安全性与严密性，可能会出现泄漏机密档案的情况。最后，在进行人工管理的过程中，由于管理的流程较为繁琐，还会导致档案资料无法得到及时的更新与保存，出现了信息滞后的现象。与先进的信息技术档案管理方式相比，当前的档案管理方法存在较大的安全隐患，其占用的人力资源较大，档案信息更新的速度较慢，管理质量较低。

而信息技术档案管理的方法同样也存在一些隐患。在进行高校档案管理的过程中，如果高校的安全防火系统级别较低，就可能导致档案的泄密，出现资源的流失，造成学者的损失。除此之外，不法分子还可能利用安防系统的漏洞对高校档案资料进行篡改，进而影响档案资料的真实性。在利用信息技术开展档案管理的过程中，技术人员还应该为系统配备相应的硬件设施，才能够实现管理的目标。但是就目前的情况来看，大多数单位并不具备更高的硬件设备购买条件，同时考虑到设备以及系统的后期管理以及维护、专业人员的投入，信息化管理的前期运行成本是比较高的。

三、大数据时代档案管理发展的策略

（一）使用现代化管理方法

在进行档案管理改革创新的过程中，技术人员应该充分利用信息技术，使用现代化管理的方法，提供人性化管理服务，在管理的过程中体现出信息技术的便利性与开放性特征，不断创新档案管理系统。通过上文的分析能够知道，传统的档案管理模式更加依赖人工的参与，不仅会增加技术人员的工作压力，同时还可能出现信息滞后的现象，给档案的查询与更新带来极大的不便。但是在信息技术的支持下，单位能够充分利用信息技术完善档案管理系统，引进先进的设备，实现终端的信息查询功能。通过账号权限管理的方式进行档案管理，让不同权限的用户能够随时查询档案资料与信息，同时还能够有效保护他人的信息，提升服务的质量，进一步增强档案管理的规范化[1]。

（二）完善档案管理机制

要想提升档案管理的效率与质量，技术人员还应该不断完善档案管理的机制，明确各部门的职责，保障档案管理工作的有序开展。首先，管理人员应该配合单位重新编写档案管理条款，完善管理机制，对于档案管理工作中的各职能人员进行明确的分工，并优化其人力资源管理的方法。其次，管理人员还应该完善档案管理工作的奖惩制度，优化信息技术的利用，激励员工的工作积极性，不断提高工作管理的效率，处于工作马虎以及态度不认真的员工更加应该给予惩罚，才能够端正其工作态度，提高管理的效率[2]。

四、结束语

传统的档案管理方法容易出现管理共享效率低、数据信息不够准确的现象。因此，技术人员应该充分利用信息技术，不断完善档案管理的机制，优化档案管理的系统与技术，为人们提供更加便捷的档案管理服务。

参考文献

[1]劉玥，吴园园.大数据时代对档案管理发展的思考[J].科技资讯，2019，17（04）：117+120.

[2]李慧勋.大数据时代对档案管理发展的思考[J].黑龙江科学，2019，10（01）：142-143.