电子档案与纸质档案集成化管理分析

包淑琴

摘 要：随着电子信息技术的发展，档案出现了新的存储形式——电子档案。电子档案和纸质档案作为两种不同形式的载体，各有优势，是现代档案存储的重要组成部分。为了实现我国现代化发展，需要对这两种形式的档案资源进行集成化的管理。建立集成化管理系统能够充分发挥出电子档案和纸质档案的共同作用，保存真实、全面的档案信息。完整的档案管理系统提供了多元化的信息资源，能够满足当代用户对于档案信息的需求，为用户提供一体化的信息检索服务。本文根据档案信息资源的实际情况，提出了对电子档案与纸质档案集成化管理的一些建议。

关键词：电子档案;纸质档案;集成化管理;信息检索

科学技术的发展，使得档案的生成方式和存储载体出现了改变。现代社会的档案存储分为纸质档案和电子档案两种形式，电子档案的生成正是应用了计算机信息技术。为实现档案信息资源的全面检索，最大程度优化信息查询与校对，需要建立电子档案和纸质档案的集成化管理。而建立混合文件形式的档案管理系统离不开先进的计算机技术和电子技术的支持。

1.电子档案和纸质档案的共存性

纸质档案是最原始的档案存储形式，电子档案是信息技术在档案存储中的应用，它们只是两种不同的档案记录方式，不存在谁替代谁的问题。作为两种不同的档案记录载体，纸质和电子各有优缺点。

纸质档案记录了特定时期的真实历史，为人类保留着历史发展的重要记录和证据。它记载的信息兼具真实性和巨大的历史价值。而电子档案蕴含了先进的科学技术，具有现代化理念，展示了更丰富信息，记录形式多样。就像电子书和纸质书一样，只是两种不同的文字信息展示形式，会出现此消彼长的现象，但哪个也不会被完全取代。

2.档案管理的现状

2.1档案管理的标准不统一

由于历史原因，各类文件资料的归档细则不能兼容，档案自动化管理也还没有统一的规范，很难完成档案信息的校对和整理工作。越来越多的文件归档是以磁盘存储的电子形式，目前的资料整理、分类方法以及管理标准已经不能适应档案的管理了。

2.2档案管理软件缺乏兼容性

档案部门使用的软件大多由不同单位研发，不具备信息移植和共通性，又没有一个能够同时进行资料检索和档案管理的软件管理系统，不能便捷有效的完成档案管理工作。无法利用计算机快捷的完成档案信息的编辑整理，大大的制约了档案信息的自动化、电子化进程。

3.档案管理集成化

电子档案从文件的建立、修改到最终的归档都运作在计算机里面，档案也就自然以机读的形式存在着。广大用户检索信息是主要是查看信息内容，而由于电子档案更多的是以机读形式的磁盘来存储的，这就给检索带来的很大的困难。为了给信息检索者提供完善的信息搜索功能，档案工作者必须通过一个统一的系统将不同机读形式的信息正确、完整的提供出来。

对于档案管理模式的创新是必然的，集成化管理正是未解决这一问题。对集成化的研究，也是为了对多种形式的档案信息进行充分利用，为用户提供集成化的服务，让用户可以查询到更丰富的档案信息资源。

3.1建立混合文件管理系统

混合文件管理系统就是能够同时存储多种格式的文件系统。要进行集成化的管理就需要在混合文件管理系统中建立电子文件夹和非电子文件夹，分别存储电子档案和纸质档案。并且需要提前在系统的数据库中对载体进行详细的标注说明。对同一份内容的不同存储载体在混合系统中应当使用统一的档案号和标号，确保系统的正确识别和分类。

混合文件管理系统具有不同载体的档案文件上传、保存、修改、借阅和到期自动销毁等档案管理的功能。系统应该制定统一的分类标准，保证内部文件的共存、区分，使文件内的各个元素保持紧密的联系。

3.2网络化归档

集成化管理需要建立管理系统和业务系统的标准接口，实现电子档案和纸质档案的网络化归档。网络化歸档中应当对相同内容不同载体形式的文件使用相同的档案编号，为了真正实现档案的一体化管理，还应该对不同载体形式的档案使用统一的分类标准。

电子档案归档应该通过计算机动态生成专属归档章，归档章包含档案名称、文件页码、归档时间、保管期限、归档单位、归档人员等信息，这些都由网络化归档智能识别自动填写。纸质文档案归档时，工作人员则只需要在归档章中填入纸质档案的存放盒号。

网络化归档大部分工作都可以自动完成，只需要简单的人员操作和信息填写就可以了，大大提高了档案集成化管理效率。

另外，对归档好的档案文件应当实行动态化管理，实现从电子文件生成、保存、借阅到销毁的全过程管理，实时掌控系统的使用和管理情况。

3.3创建档案综合服务平台

档案综合服务平台就是将档案管理控制和用户服务控制结合起来，它能够满足广大用户对于档案信息资源的多样化需求。利用档案存储载体的不同形式，信息检索者只需花费很短的时间就可以查阅到电子文件信息和纸质文字资料。

档案综合服务平台包含在线咨询服务、远程技术支持、信息远程查询等功能，在系统中创建用户权限管理、用户信息管理功能，当用户利用综合服务平台进行信息检索时就可以根据用户的信息确定用户可检阅的文件范围，并精确划定用户检阅信息的内容区域，实现快速检阅，提升用户的档案信息查阅体验。

结束语

电子档案和纸质档案存在着一定的共性和个性。传统的档案管理模式已经无法满足我国现阶段对于各种类型档案形式的管理需求。集成化的管理就是要逐渐实现电子档案和纸质档案的和谐共存，为其安全性和真实性提供了有效的保障。另外集成化管理对用户查阅信息带来了极大的便利，提高了整体的服务质量。

参考文献

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