公共档案馆服务能力建设研究

金满银

摘 要  当前，党和国家机构改革的全面深化对公共档案馆提出了职能优化、协同高效、服务均等的目标要求，档案的公共服务职能和助推政府政务公开、加强民主监督、维护民权、传承优秀传统文化的功能将日益凸显。相应地，公共档案馆工作面临亟待解决的新课题，即如何推进公共服务能力建设的问题。文章分析目前我国公共档案馆建设中存在的问题，并提出推进公共档案馆服务能力建设的对策。

关键词  机构改革 职能优化 推进 公共档案馆 服务能力建设

中图分类号 G271.2 文献标识码 A 收稿日期 2020-01-08

Abstract At present， the comprehensively deepening institutional reform of the Party and state demands that the function of the public archives be optimized， coordinated and efficient， and that services be equal. The public service function of archives and the function of promoting government affairs to be open， strengthening democratic supervision， maintaining civil rights， and inheriting excellent traditional culture will become increasingly prominent. Correspondingly， the public archives faces a new task that needs to be solved urgently， namely， how to promote the public service capacity building. This paper analyzes the existing problems in the construction of public archives in China and puts forward some countermeasures to promote the capacity building of public archives.

Keyword institutional reform; function optimization; promotion; public archives; service capacity building

在我国，档案学术界关于公共档案馆理论和实践的研究早已开始，不乏具有相当水准的研究成果。然而，从国家层面看，截至目前尚未有相关的法律法规对公共档案馆的定义作出明确的规定，学者们的定义存在较大差异。例如，有这样一种观点，认为公共档案馆是指为社会公众提供利用服务的档案馆，它一般由国家出资设立，主要保存公共档案[1]34。通常人们所说的公共档案馆专指国家档案馆，而笔者认为，公共档案馆不应该是孤立的某一个层次的档案馆，而是一个涵盖中央至县（区）的各级国家公共档案馆系统。公共档案馆服务能力建设，也应该针对整个公共档案馆系统。而正如学者饶露所言：“建设公共档案馆，实质是在现有国家综合档案馆的基础上，通过突显和完善其服务性、社会性和公共性，来加以实现的。”[2]25因此，笔者认为，公共档案馆定义问题在法律层面尚未落实之前，档案馆工作的着力点应是通过采取有效策略，贯彻落实党和国家机构改革和档案工作方面的方针和政策，加快推进公共服务能力建设，使档案馆顺利完成过渡和转型，适应当前机构改革的新形势和新要求，提高档案对社会经济发展的贡献率。

一、我国公共档案馆建设存在的问题

由于各地区社会经济发展水平、对档案馆工作的重视程度等存在较大差异，目前我国公共档案馆服务能力建设实践中，各家档案馆的实际功能定位和建设资金、人才等方面投入相差悬殊。

1.公共档案馆建设具有明显的地域性。在我国，虽然一直就有重视档案事业发展的优良传统，然而由于区域经济、政治、文化方面发展水平的差异，公共档案馆事业的发展水平参差不齐，具体地说，在经济发达的地区，公共档案馆建设形势良好，地方政府对其投入能够实现与国民经济发展相协调，档案馆从建筑选址、基本建设规划、人才配备和软硬件设施建设等问题都能顺利解决，服务水平较高，档案馆工作具有明显的经济效益和社会效益，而经济发展滞后的省区，公共档案馆事业发展因资金、人才等瓶颈制约，加之一把手思想认识上的问题，公共档案馆服务能力建设远远滞后于社会经济的发展，严重影响公共档案馆自身的发展及其公共服务功能的实现。

2.公共档案馆信息化建设滞后。在大数据时代，各领域、各行业每天产生的信息都呈爆炸式增长，档案领域也不例外。时下，随着新形势下党和国家对全国档案事业发展方面出台的相关意见、规划等的颁布施行，将促使档案管理模式的变革，各级公共档案馆的馆藏将逐步从档案实体管理转变为档案信息管理，档案存量电子化、档案增量数字化、档案管理信息化、档案服务网络化将是未来我国档案馆事业发展的重要趋势。30多年来，由于党和国家高度重视，公共档案馆事业发展如日中天，档案馆的功能由原先的“两位一体”到未来的“五位一體”，将会实现公共档案馆功能质的飞跃，而信息化正是实现公共档案馆“五位一体”功能的核心项目。然而，纵观目前我国公共档案馆的信息化建设，普遍来看水平较低，有的档案馆仅有电子化目录，无全文数字化档案，有的仅对30年以上保管期限的档案进行数字化处理，更没有哪一家公共档案馆的馆藏以纯数字化档案的形式保存，致使档案信息不能实现开放和广域共享，公众很难突破时间和地域的限制，通过网络、微信新媒体等便捷渠道享受档案服务，参与到档案馆举办的活动中来。近年来，各地数字档案馆建设也很火热，有的甚至通过国家验收，跻身“全国示范数字档案馆”之列，但是由于公众受传统查档习惯、数字档案馆对外宣传工作做不到位、档案工作的政治保密性等因素影响，已建成的数字档案馆大部分访问量较低，利用率不高，没有达到预期的效果。总之，公共档案馆信息化建设还有广阔的拓展空间。

3.公共档案馆缺乏亲民性。在我国，普通公众对档案馆基本没有什么概念，不知其为何物。这一方面与公众自身的文化水平及所处的社会阶层有关，更重要的是由于档案馆这一科学文化事业机构的特殊身份，让公众觉得档案馆深不可测。首先，从档案馆的馆藏及利用来看，主要接收的是所属各机关单位的文书档案，对与老百姓生活息息相关的民生档案的收集工作缺乏足够的重视，导致“急用未藏”的局面出现，而在利用方面重机关团体利用，轻公众个人利用，且频频出现“藏而不用”的情况。其次，从档案馆建筑选址及整体设计上看，由于历史和文化的原因，我国公共档案馆选址缺乏前瞻性和科学性，一般选在政务服务大厅周围，还有的考虑安全因素建在远离尘嚣的偏僻之地，甚至有的由于只考虑地价因素，与居民区混杂布局在一起，外观上则给人冰冷、沉重之感，加之工作人员冷漠的服务态度，让人敬而远之。再次，从档案馆文化空间角度看，我国公共档案馆建筑主体是库房和业务办公区，缺乏吸引公众的档案文化展厅、休闲服务区、重要活动区、礼堂等多功能区域，真的除了提供查档之外就“无所作为”。

二、推进公共档案馆服务能力建设的对策

推进公共档案馆服务能力建设，实质就是采取有效措施，提高档案服务水平，实现档案公共服务均等化的问题。笔者认为，需从以下五个方面入手。

1.全面推行档案电子化、数字化管理。在信息大爆炸时代，人们对信息需求的增多和信息本身的成倍增长，要求信息利用网络化、信息管理自动化、信息获取便捷化，因此电子文件管理应运而生。一方面，各级政府机关要着力打造电子政府，实施文件增量的电子化管理。具体做法是通过制定规划，推动电子政务工程项目建设，争取从申报、批复到资料存档的整个政府流程的电子化，通过单一窗口，实现政府机关对民政事务的电子化传递，公民足不出户即可享受到政府提供的一体化服务，从而构建一个更简洁、更高效的政府[3]298。另外，各级综合档案馆要加快推进馆藏档案数字化信息资源建设，分期分批将馆藏档案进行全文数字化，并有计划、分门类地创建各种类型的数据库，为档案信息化建设提供充足的数据资源。另一方面，各级政府应该构建公共数据开放共享的体制机制，通过将各级政府的公共数据资源目录发布到政务服务网站上，并向公众开放共享范围内的公共数据共享权限，使公众能够通过网站获取有用的信息，参与社会管理，增强民权意识，提高档案对社会治理的贡献率。

2.加快数字档案馆建设步伐。由于数字化档案能够突破时间和空间的限制，实现广域共享，因此日益成为档案工作实践和理论研究的又一个热点，档案数字化、信息化管理是未来档案管理创新的起点和方向，而数字档案馆则是档案信息化的核心项目，其建设已成为目前我国档案工作的新课题。数字档案馆就是以信息源、数据库为基础，以网络为平台，能够对数字档案实施有效控制和科学管理，向用户提供信息资源的档案馆，一般以网站的形式出现[4]26。

在我国，数字档案馆的建设不仅有国家信息化发展新战略——“数字中国”的环境支持，而且有一定的实践基础，鉴于数字化档案在利用和开发方面的优越性，各地区数字档案馆建设如火如荼。然而，目前为止，我国尚未建立中國国家数字档案馆，从国家档案事业长远发展的大局考虑，作为我国公共档案馆的总枢纽，国家档案馆要加强与国内一流大学的合作，利用他们的人才、技术优势为国家数字档案馆建设和维护提供技术和智力支持，建立中国国家数字档案馆，用以接收、存储、保管各级政府尤其是中央各部委产生的需要永久保存的数据集，并为政府、社会组织和个人服务。此外，各级地方党委和政府也要加大公共数字档案馆的建设力度，可以采取先推出典型示范，再逐步推广的办法进行。这方面，浙江省的经验值得在全国推广。据研究，目前，浙江省已有85个档案馆建成数字档案馆，其中两个档案馆已通过国家示范数字档案馆测试，数字档案馆的建设和运行，将极大地满足信息社会人们对档案信息资源管理、利用需求，是档案馆实现公共档案信息服务的重要途径。

3.做好民生档案工作，树立公共档案馆“亲民”形象。党的十九大以来，改善和服务民生为重点的社会建设步伐加快，认真贯彻落实党的十九大精神，加强民生档案资源体系建设，是当下各级党委和政府改善民生、服务民生、维护民权的现实需要。各级公共档案馆在民生档案资源体系建设方面具有义不容辞的责任，一方面要合理规划馆藏，调整档案收集范围，加大对民生档案的收集力度，将各地涉及土地确权、婚姻、军人复员退伍、医疗教育、计生、城市和农村低保、职工养老保险、干部人事、移民、房地产等与民众生活息息相关的档案接收进馆，提高馆藏档案的“亲民性”。不仅如此，还要广范开展用户调研，有重点、有针对性地对利用频繁的民生档案进行全文数字化处理，并著录电子目录，为提供网上在线查档服务做好基础工作。另一方面推动民生档案工作的规范化，由相关部门制定业务标准，为所属机构档案室提供一个基本遵循。通过采取有效措施，推动民生档案公共服务均等化，拉近社会公众与档案及档案馆的距离，树立公共档案馆的“亲民”好形象。那种“为领导服务”“为XX建设服务”的习以为常的口号应该停止了，为“大众服务”才是公共档案馆的最高宗旨与最终目标[5]3。

4.用新媒助推档案服务模式的“亲民化”和“草根化”。21世纪以来，科学技术发展突飞猛进，基于手机客户端的各种媒体软件日益普及且备受用户青睐，比如微信、微博、网站及各种APP软件，目前普及率最高、应用程度最高的当属微信。各级综合档案馆要想增强档案工作的“亲民性”“公共性”和“服务性”及“草根性”，提高公众的认可度，将微信这一新媒体融入档案公共服务是很有必要的。由于微信在我国各领域、各阶层应用较广，加之通信成本低廉，档案馆推行档案微信是十分可行的。值得注意的是，各级综合档案馆在开设和运营档案微信公众号，利用微信平台推送档案服务、传递档案文化和信息的过程中，要注重实效，综合考虑用户需求、功能模块设置、服务项目、信息推送及更新、与大众的互动性等因素。为了满足公众要求，档案服务的栏目一般应包括档案馆简介、查档服务、查档预约、特色馆藏档案展览、联系我们、培训教育、投诉建议、我要投稿、政策法规、城市记忆、民间文献等能够给公众提供有用信息而又吸引公众眼球的城市、地方历史文化“大餐”，才能从根本上提高公共档案馆的服务能力。

5.做好公共档案馆的宣传工作。从古代的档案保管场所到现代档案馆的高墙大院，档案保管机构始终被笼罩上一层神秘的面纱，档案秘不示人，管理封闭，人们往往无事不登三宝殿，究其原因，一方面与人们的知识文化水平与信息需求相关;另一方面，与档案馆自身宣传工作不到位、公众对档案的价值和档案馆的功能生疏、档案馆与社会大众的距离较远不无关系。因此，档案馆要想走进寻常百姓家，就必须重视对自身的宣传，特别要做好档案典型利用效果方面的宣传，增强公众的档案意识，调动其利用档案的自觉性，在具体的宣传工作中要多措并举。首先，是找准读者定位，调研不同群体的利用需求，围绕公众关注和感兴趣的问题，开展有针对性的宣传。比如，针对民生问题，展出各地在落实惠民政策方面的民生档案，介绍党和国家领导人对民生问题发表的重要讲话，展出重要的民生工程项目照片;针对公众城市归属感需要，举办老城新貌摄影展、城市记忆工程照片征集等活动，以此提高公共档案馆的知名度。其次，要借助新媒体及强势媒体，加大宣传力度。一方面，要利用档案微信平台、网站、档案微博、档案APP等新媒体广泛宣传档案馆的工作动态、大事要闻、特色馆藏展览、重要活动、行业动态、查档服务，把档案馆的触角延伸到广大人民群众之中，让宣传紧接“地气”。另一方面，要重视与新闻媒体的合作，遇到大型的活动，邀请新闻媒体前来报道，以扩大宣传范围，必要时举办新闻发布会，增强宣传的实效。

三、结束语

綜上所述，公共档案馆服务能力建设一个系统而复杂的文化工程，不是凭档案馆一家单打独斗就能完成的，更不可能一蹴而就，它涉及档案馆自身、党委和政府、社会公众等各方力量，需要各方长时间的共同努力。各地在做公共档案馆建设规划时，各项工作要紧紧围绕提高服务能力这一核心目标进行，要因地制宜，通盘考虑，分清轻重缓急，并积极借鉴外国先进的经验和做法。在具体建设过程中，除了加强公共档案馆硬件建设外，更要加大软件环境的建设力度，从档案数字化、电子化管理、数字档案馆建设、民生档案工作、档案公共服务融入新媒体、档案馆宣传工作等方面分步骤、有计划地变革和完善，力争打造出一个亲和力强、功能完善、服务面广的公共档案馆，推动公共档案馆服务能力的提升。

参考文献

[1]范芊，郑姗姗.公共档案馆的“亲民之路[J].中国档案，2017（9）.

[2]饶露.加强馆藏建设，打造真正意义上的公共档案馆[J]山西档案，2010（4）.

[3]黄霄羽.外国档案事业史（第三版）[M].北京：中国人民大学出版社，2014.

[4]孙晓红，郭英.关于建立中国国家数字档案馆的思考[J].湖北档案，2004（7）.

[5]苏君华，吴强.公共档案馆是否真的公共——我国公共档案馆利用现状分析研究[J].兰台世界，2008（20）.