信息时代档案管理工作的创新策略分析

刘渭彬

摘 要 信息时代的到来，既为档案管理工作带来了新的挑战，同时也为档案管理工作创造了新的机遇。本文基于信息时代的重要特点，即信息的重要价值，信息的开放性及思想的开放性等探究此时代背景下，档案管理工作需具备的服务性功能，并提出以开明与包罗万象的思想广开言路、善取民意，以此丰富档案信息同时挖掘信息深度，建立信息时代富有时代鲜活气息的档案信息，与时俱进地开辟档案管理工作新内容新方法。

关键词 信息时代;档案管理;创新;策略

随着时代的进步和发展，互联网深入到社会经济生活的各个方面。在办公愈发现代化、网络化的时期，档案管理工作也从纸质媒介的保管转化到信息化、数字化的数据管理模式。因此，档案管理工作从工作思维到开展工作的方式方法，乃至对工作的思想转变都面临着全方位地改变与革新。本文从此三方面试论之[1]。

首先，信息时代，档案管理工作要正本清源，从转变工作思路面对档案信息的管理开始，革新对档案管理工作的认知与观念，开发档案信息的服务性功能，创新工作内容和工作方法。在传统的档案管理工作中，管理者需要按照纸质档案资源特点，对其进行编号、分类和保存及查询等工作，工作量较大，但工作内容及工作细则相对简单，工作思维在长时间的工作中易固化。其档案一方面注重于保存，另一方面为便于查询注重档案保存的秩序性，整体上看，工作的主导思路和思想是有序地保存档案，交涉对象一般是配合对公服务，一般情况下，即便是本人也不能随意调看自己的档案。但，在信息化时代，一切都焕然一新了。档案管理工作，不再局限于保管和查询，将更多地发挥其服务性功能。档案管理工作，一方面要对档案进行信息化处理，并利用现代化的信息系统对档案信息进行重新编制与存储，同时，为适应时代的发展和要求，档案信息管理工作也将向服务性功能转变[2]。

在信息时代里，尤其是大数据的使用，信息成为主导成败的关键因素。社会的发展，激烈的竞争中，成败往往取决于信息的占有率及对信息的分析判断的准确性。因此，信息，不再像以往的时代中毫无生气、无所作为，而是随着时代的发展变得炙手可热、大有可为。其中，档案信息，是兼具权威与深度的信息，无论是要了解一个人，还是要了解一些社会现象，乃至理解历史源流，等等，都可以从档案信息中找到可供深思的重要线索或内容，甚至可以通过档案信息的分析找出某些现象的根源所在。无论是世风的发展与演进，还是以往時代人们思想的共性体现，或是追寻从前世代中的重要因素，从档案信息中都能找到痕迹，甚至能找到根源。因此，档案信息在信息时代已经脱尽字面记录的表面尘埃，绽放出字里行间中所蕴含的光芒。对档案信息的理解，也必将从特殊时代中的保守与封闭走向真实、开明，为社会的进一步发展发挥其重要作用。因此，档案信息管理工作，可以从档案信息在信息时代里所发挥的不同的社会意义，挖掘档案信息的服务性功能及其特殊性，革新工作思想和工作思路，开展具有适应时代发展和具有社会价值与社会意义的管理工作[3]。

其次，在信息时代，尤其是大数据已然来临的时期，可以在原有档案信息的基础上，利用互联网，广开言路，鼓励民众一同参与到档案信息的管理中来，挖掘信息深度，丰富信息内容，为档案管理工作赋予鲜活的时代性特征，创新档案管理工作。为此，一方面，可以通过开放一定的权限，令民众在一定范畴内对档案信息进行自由查询和了解并开放留言平台或其他形式的发声渠道，客观地了解档案信息在民间的形象及其他层面的价值;另一方面，档案管理者也可以通过某主题发起讨论，通过留言或写信，抑或相关的门户或平台等多种网络通道，鼓励民众自由上传所了解的相关内容，或对某些档案信息中的内容以注释的方式加以解读、纠正或修饰，采收民众意见，及其反应的其他与档案信息相关的内容，从而为档案信息的丰富和矫正提供参考，通过档案管理部门的研究和讨论，为档案信息甄选有价值和有意义的信息，为档案管理在新时代中获得崭新而鲜活的生命力，促使档案管理工作与档案一同走向新生[4]。

再次，在信息时代，档案信息管理工作也要注重其信息的保护与安全。信息时代，信息有时候是黄金，有时候却是刀枪。公正地使用信息，可以为社会做出积极有意义的贡献，但若作为工具进行不道德的勾当，则可能如利剑一般对人或企业，甚至国家造成伤害。因此，在信息时代，档案信息的管理工作在进行信息化处理时，要注重对数据的安全防护，为和谐社会的发展与推进做出贡献[5]。

总而言之，信息时代，一切都变得不同以往，非同寻常。档案管理工作也随着信息时代的到来，演变出全新的价值，同时也面临着更新工作思路及思想，革新工作内容，创新工作方法等方面的挑战和机遇。在信息时代，大数据的应用，为档案管理工作从档案信息的价值认知、档案信息的处理到档案信息的挖掘及丰富，都开辟了新的领地，促使档案管理工作从被动的配合应用走向主动的信息建设，发挥其社会价值及社会意义。信息时代，是思想愈发开明的时代，也促使档案信息管理工作可以摆脱固有的桎梏走向民众，走进民众，并通过更为开明和包罗万象的思想，为档案信息的丰富性与深邃性，乃至档案信息的完整性赋予了新的生命力，是在信息时代档案管理工作创新的根本途径，也是档案信息管理工作不断走向新生的原动力。

参考文献

[1] 谢志勋.新建高职院校档案管理如何面对工作中存在的问题[J].文教资料，2019（3）：135-136.

[2] 吴頔.信息时代档案工作者应具备的素质探析[J].决策与信息，2015（29）：243.

[3] 王艳娟.探究提高档案管理科学化水平的有效[J].决策与信息旬刊，2016（10）：209.

[4] 马丽荣.档案管理工作的现实困境与创新模式研究[J].决策与信息旬刊，2016（12）：220.

[5] 王洪涛.大数据时代背景下的档案管理研究[C].决策论坛——企业管理模式创新学术研讨会.“决策论坛——企业管理模式创新学术研讨会”论文集（上）.烟台：烟台市牟平区招生办公室，2017：63.