基层乡镇档案管理工作的细化落实探讨

摘 要：档案管理在基层乡镇的发展属于相当末端和近期化的部分，因此不少基层乡镇的档案管理工作在细化落实方面普遍存在问题，比如缺少应有重视，及粗放化管理思想的影响较明显等。新时期基层乡镇档案管理工作实现细化落实不仅要在在规章制度层面完善顶层设计，而且需要建立健全标准化管理体系，以及充分利用信息技术提高管理品质。

关键词：基层;乡镇;档案管理工作;细化;落实

农业农村农民问题是关系国计民生的根本性问题。要加快农业农村的现代化建设，不仅需要立足于当下，也需要充分参考和借鉴历史经验。而档案正是汇集基层广大地区生产发展经验与教训的集中所在。因此，基层乡镇档案管理工作同样在很大程度上决定着三农发展水平，是实现新农村建设不容忽视的核心与关键之一。

1 基层乡镇档案管理工作细化落实的常见问题

1.1 缺少应有重视

作为国民经济的毛细血管，广大乡村、乡镇地区的现代化发展普遍处于城市发展的中后期，因此具有起步时间晚、发展历程短的共性。这不仅决定了广大乡村和乡镇地区经济基础更加薄弱，而且在各项管理工作方面缺陷与不足更为显著。尤其是对档案管理工作而言，由于处于更加靠近后端的管理位置，不少基层乡镇从决策层到执行层都对档案管理工作缺少应有重视。而管理思想上的忽视决定了档案管理工作的细化更加难以落实。一定程度上，正是在观念上的重视不足导致了基层乡镇档案管理工作的细化落实迟迟不能到位。

1.2 粗放化管理思想的影响较明显

处于追赶阶段的广大乡村和乡镇在社会经济、生产生活方方面面都有更加迫切的发展意愿。这种主观层面的迫切性决定了基层乡镇的管理工作千头万绪、齐头并进。然而，长久以来广大乡村地区的社会发展与管理环境更加原始落后，尤其是管理意识人为随意性突出，不少地区粗放化管理思想影响长期存在且影响极为显著。

表现在档案管理环节，粗放化意识不仅造成基层乡镇档案资料在汇总、上交、收集、整理、归纳等各方面都更加容易出现人为失误或错漏的问题，而且由于过度依赖人工管理，不少档案在源头阶段就存在标准不统一、汇总不及时、提交不齐全等缺陷。而源头出现问题后产生的蝴蝶效应便导致后续一系列管理失当情况一再暴露出来。比如原始资料无序归档、查询或借阅困难重重等。可以说，正是在思想观念环节扣错了第一颗扣子，基层乡镇的档案管理工作细化才无从落实、难以落实，这才是亟待解决的根本性问题。

2 基层乡镇档案管理工作细化落实的策略

2.1 在规章制度层面完善顶层设计

正如打击腐败需要将权力关进制度的笼子，根治粗放化管理思想的不良影响也需要着眼于管理制度的规范化。因此，基层乡镇档案管理工作实现细化落实首先需要在规章制度层面完善顶层设计。

这不仅需要各地乡镇认识学习《中华人民共和国档案法》并严格依法办事，同时，结合本地实际情况，基层乡镇还需要制定诸如《基层档案管理办法》、《乡镇档案管理实施细则》或《基层乡镇档案管理规范条例》等个性化、本土化的系统性规章。

不过，考虑到不同地区管理人员在档案管理专业化程度上的水平不一，各地上级管理单位还应当在文字、文件层面的规章制度出台后加强操作指导。即，主管单位领导可尝试网格化包干制，以定期或随机等方式深入基层，就不同乡镇管理工作实际与档案管理细化落实要求等进行现场讲解和工作指导。同时，应形成长期化、常态化的本地档案管理执行状态自查自纠制度，帮助和引导基层乡镇档案管理人员及其直接领导形成自我规范的良性管理意识和工作模式。

2.2 建立健全标准化管理体系

作为重要的历史信息，档案无论是收集整理还是分析利用都需要基于相对标准的管理体系支持。广大基层档案管理工作之所以在很长时间里难以实现充分细化和彻底落实，根本原因之一正是标准不统一造成无序归纳，降低了管理质量与落实程度。因此，建立健全标准化管理体系是基层乡镇档案管理工作细化落实的又一重要举措。

这一标准体系中首先要包括操作技术层面的应用标准。比如文字报告类档案需要统一日期、时间、文档名称、机构或组织、发布人等的填报格式。

其次是在上报、接收、借阅、归还各环节统一管理形式、步骤和流程。比如结合各地实际按周、月、季度等定期报送档案;接收方需严格依法依规完成各项检验手续后落实签章再有序归档;借阅和归还不仅需要填写统一格式的档案借阅申请单或表，且需明确归还时期，并明确超期未还的责任单位与责任人等。

再次，随着基层乡镇不断加快发展速度，有关经济发展与生产生活的档案资料持续增加，这就会涉及向上级管理机关移交部分档案的情况。比如属于永久保存或年限超过一定要求的档案不能再存放于基层乡镇，而是应送达上一级管理单位。这一过程也会涉及报送时间与操作流程的各项内容标准化问题。

总之，完善標准化管理体系就是在为基层乡镇档案管理细化奠定更加扎实的操作基础和管理规范，是杜绝粗放管理与细化不落实问题的先决条件。

2.3 充分利用信息技术提高管理品质

信息时代背景下，信息技术已经成为推动档案管理精细化与标准化管理的重要推手。充分利用信息技术提高管理品质不仅有助于基层档案管理大幅减轻人工作业的劳动强度，而且有利于简化管理步骤，同时提高管理质量。

比如，通过搭建全面覆盖的档案管理信息化平台，基层乡镇各组织机构和生产单位的档案资料能够实现点对点直达报送。即，只要在原始档案环节保证信息完整、准确、真实，平台能够自动汇总上传，并在档案管理中心实现自动归纳整理和分析。

可见，信息技术能够在最大程度上减少中间环节对于档案传输的干扰，使基层乡镇档案管理以更加扁平的结构实现细化与落实。

3 结束语

基层乡镇档案管理工作的细化落实固然需要在机制建设方面下大力气，但归根到底还是要在管理思想方面实现彻底的精细化和标准化。正是由于传统粗放化管理思想长期存在，才影响到了具体执行层面的细化落实。因此，基层乡镇档案管理工作实现细化落实首先在要决策层实现顶层设计的进一步完善，将标准化落实到规章制度的刚性化和指标化上。其次，基于标准化加快信息化建设进程。借助技术手段提高基层乡镇档案管理工作整体水平，以技术推动档案管理细化落实更加符合时代发展的客观规律。总之，只有从思想到行动实现更加系统和规范的操作，基层乡镇档案管理工作的细化落实才能从理论执行到实践层面。这不仅是档案管理实现科学化与现代化的重要举措，也是农业农村各项管理工作整体水平与时俱进的重中之重。

参考文献

[1]黄丽华等.档案数字化外包安全管理研究[J].中国档案，2019（6）：60-61.

[2]马林楠.数字档案馆是有历史发展的必然[J].中国档案，2019（2）：63.

作者简介

马孟良（1981-），男，汉族，本科，助理馆员，从事档案管理工作。