做好办公室文秘综合管理工作的思考

张爱军

摘 要：经济发展对企业提出了更高要求，办公室文秘工作的重要性愈发体现，对于提高办公室效率起着关键性的作用。新时期，需要重视办公室管理工作，将文秘管理放在一个突出位置，不断提升文秘综合管理水平。基于此，本文对办公室文秘综合管理的相关内容进行了详细分析，以供参考。

关键词：办公室文秘;综合管理;工作思考;文秘管理

1 提高文秘工作质量和水平的重要性

在企业日常管理中，办公室管理是重要的行政工作，在企业发展的过程中，办公室成为日常的工作场所，不断增加的工作量涉及多方面的管理内容，进一步凸显了办公室工作的重要性。只有把握好办公室的角色，准确传达各种信息，才能真正起到上传下达的作用，做好各项工作的细节部分，强化管理的针对性。办公室文秘工作者代表着企业和经营者的形象，需要时长与外界沟通和交流，只有不断强化与内部人员的联系，理顺与合作企业之间的关系，保持经济往来的畅通性，才能使企业内部的各项事务正常运转，增强企业的竞争力。在这种情况下，文秘工作者必须具备更高素养和更强的专业技能，才能应对复杂工作。因此，文秘工作者必须认清自身的定位，把握相应的工作原则，才能认真履行好自身的职责，为企业的快速发展做出积极有益的贡献。同时，需要将大量的工作进行整合，将复杂东西简单化，树立良好的职业道德，严格遵循企业的内部管理制度，对自身行为进行控制，有效约束自己，不断强化自身的综合技能，适应新时期下对文秘工作者的需求。另外，需要锻炼自身的协调能力，有效传达各项信息，增强领导与下属关系的和谐，对岗位职责进行统筹，借助现代化信息技术，提高日常办公效率，使办公室工作质量得到有效提升。其次，在工作之余根据自身能力统筹好岗位工作，能够应用现代化信息手段提高办公效率与工作质量。

2 文秘工作质量水平的优化策略

2.1 完善综合办公室的规章制度

完善的制度能够对员工行为进行约束，帮助员工树立正确的职业观、道德观和价值观。因此，在新时代下，需要对已有的管理制度进行创新，找到以往制度中不合理的内容，不断细化和弥补，在改进的基础上，增强制度的适应性，起到真正的约束和保障作用，提高综合办公室的管理效率。具体来说，必须通过制度规定，对工作岗位和工作职责进行明确，强化员工的思想认知，真正领悟岗位的细节内容，加强相互之间的配合，在沟通互助的过程中，挖掘每位员工的潜力，共同应对面临的挑战，实现阶段性和预期性目标。同时，应逐步完善工作程序，加深职工对工作内容的理解，优化工作流程，深化办公室文秘管理的内涵，使管理工作实效得到有效提升。建立健全相应的奖惩制度，奖励表现好的员工，惩罚表现不好的员工，以此来激发员工的积极性，用更加昂扬的态度投入到日常工作中，为企业稳步发展做出更大的贡献。

2.2 增强员工的服务意识

在企业日常运营中，综合办公室主要起到协调作用，使各个部门之间能够加强联系，灵活运转，共同促进企业的进步。文秘工作者需要正确认识到自身的岗位职责，找到部门之间的矛盾，站在客观角度，公正有效的进行化解，增进不同部门的理解，减少实际工作中的困难。综合办公室具有服务性质，因此，必须强化每位员工的服务意识，可以定期开展专业的职业技能培训，为员工讲解工作细则，使员工能够明确自身的工作价值，增强员工的职业认同感，更加乐观自信的面对工作，以此来处理工作中的细小问题，真正领悟综合办公室文秘工作的作用，促进企业的进步和发展。在这个过程中，严格遵照制定的规章制度，按照新型管理方式，切实履行自身的职责，将个人职业规划与企业未来发展相统一，增强员工的归属感。

2.3 提升公文写作能力

作為办公室文秘，公文写作能力是的必备能力，只有记录和传递最准确最有效的信息，才能提升信息的传递效率，实现信息内容的丰富化。公文写作具有一定的技巧，根据领导的意图，对部门工作进行总结，将工作任务进行细化，结合会议精神，及时准确的下发工作内容，符合领导的指示和企业的发展需求。在公文写作的过程中，离不开文字的编辑，因此，办公室文秘必须具备良好的文字能力，加快编辑速度，提高文字整合和语言组织能力，通过合适的文字表达出领导的意思，实现有效的上传下达。另外，办公室文秘需要积极学习理论知识，多多搜集和积累公文写作模板，结合本企业领导的讲话风格，认真研究每次会议细节，准确把握会议细则，形成最精确、最合理、最有效的公文内容，加强领导与员工之间的信任与理解，减少日常工作中的误会。同时，办公室文秘应结合日常工作经验，形成具有个人特色的公文模板，在短时间内高效快捷完成公文写作，保证内容的简明，并且具有较强的指向性。

2.4 做好细节管理工作

办公室文秘工作者应注重细节管理，在日常办公中，管理的内容较为复杂，包含文字、语言、信息、文件等，因此，必须重视细节，捕捉容易忽视的信息，准确传达信息，避免出现失误。文秘工作者必须将文字细节作为关键对象，尤其重视特定词和专属词，敲定细节，精细谋划遣词造句等，用最简明扼要的文字传达领导指示，防止出现语法错误等现象，减少不必要的矛盾。同时，办公室文秘工作者必须树立认真负责的精神，不放过任何一个字句，细致审阅文件信息，重视细节部分的内容，有序管理文件编辑、文件传输、文件处理等环节，增强文件整个使用过程的合理性，提高文件管理的质量。同时，可以对文件进行编号，做好相应的编制工作，实时跟踪文件进度，掌握文件的动态发展状况，使文件能够发挥出良好的辅助作用。办公室文秘工作者必须精细处理职责范围内的各项工作，树立精益求精的态度，从细节着手，放大细节，删繁就简，高效完成办公室管理工作。

2.5 提升自身综合素质

办公室工作在企业日常经营中具有统领性的作用，文秘工作者需要具备坚定的理想信念，高标准严要求对待自己。同时，由于政策性和政治性的影响，文秘工作者必须提升自身的政治素质，以敏锐的政治觉悟，准确判断工作中的优劣，站在客观角度，辩证看待工作中的问题，以最合适的方式处理问题。由于办公室业务具有综合性与复杂性，涉及较广的知识面，因此，文秘工作者必须加强日常的知识积累，多多阅读和学习，了解更多的社会常识和综合知识，适应工作的需求。不仅需要学习理论知识，还要勇于实践，深度掌握各类信息，找到理论与实践的融合点，成为学习型和复合型人才。可以加强文秘工作者的培训，加快知识更新速度，针对个人实际情况，从写作、沟通、处事等方面入手，按照“菜单式”的培训模式，使文秘工作者提笔能写，开口能讲，有事能办。

3 结语

办公室文秘综合管理工作虽然繁琐，但是对企业正常运行起着比较重要的作用，需要在思想上给予高度重视。文秘工作者不仅需要具备良好的协调能力，还要具备较强的沟通和理解能力，准确传达各种信息，协助上级领导完成工作，使企业能够高效灵活运转。因此，需要强化办公室管理制度，完善奖惩机制，加强理念创新，严格手段方式，积极与各部门进行沟通，真正发挥综合办公室的作用。在这个过程中，弥补办公室日常管理中的弊端，增强企业的综合竞争力，实现更大的经济效益。

参考文献

[1]冯文娟.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略研究[J].中国培训，2016（16）：250.

[2]姜希.如何提高办公室文秘工作质量和水平[J].才智，2016（12）：272.

[3]黄金风.如何加强文秘人员职业素养建设[A].《现代教育教学探索》组委会，2015年7月现代教育教学探索学术交流会论文集[C].2015：2.