信息化对高校档案管理影响探讨与策略分析

摘 要：本文主要根据时代发展要求，着力构建高校档案信息管理应用新模式，结合当下高校档案管理现状，从顶层设计力度不够、硬件配置不足、软件开发欠缺、档案管理制度不完善、档案人员不适应、合理应用信息化系统等几方面进行深入探索与研究，其目的在于做好高校档案信息化建设，提升档案管理效率和利用率，更好的为高校日常教学研究工作和社会建设服务。

关键词：高校档案管理;信息化;系统

随着互联网的快速发展，计算机已经走进了千家万户，网络信息技术也得到了迅猛的进步，各种形式的数据和信息出现在生活的各个角落，信息和数据的理念在大家的思想中生根发芽，信息技术也开始在社会中普及，对各行各业产生了巨大的影响，人们的生活进入了信息化时代。

高校作为教育体系的核心系统之一[1]，是科学进步发展的先锋军，随着社会发展和信息技术的快速变革，高校的教务、科研、人事、资产、图书、学生等档案数据不断产生，并且在以几何级数增长。其中，档案管理是高校管理的重要组成部分。为确保高校档案工作与信息化社会的发展相契合，需要运用信息技术和管理模式对传统的档案管理方法进行科学合理的更新，使信息技术广泛应用于学校的档案管理工作中，实现档案管理的现代化、自动化、信息化建设，提升档案信息的服务型和可利用性，为档案工作的开展注入新的生机和活力，不断增强学校的核心竞争力。

1 高校档案管理现状

1.1 重视程度不足

目前，我国高等学校的重点任务是教学和科学研究，各项工作的运行也都是以教学和科研为中心，很多领导对学校档案管理工作的重要性没有一个准确的认识，从而导致高校的档案管理投入不足，管理建设不够，现代化程度不够，无法完成为学校发展、建设提供分析数据和决策依据的任务。

1.2 档案管理人员素质不高

现阶段，随着档案数据的高速增长，各高校专职管理档案的人员与存档的档案数量不匹配，档案管理人员数量明显不足，临时调用兼职人员从事档案管理工作。许多档案管理人员缺乏相关的专业知识，对于档案的收集、分类、整理、立卷、归档、保管和资料利用等工作没有明确的认识，甚至不能顺利完成档案日常管理工作，很难完全发挥出档案资料的实际价值，无法适应档案信息化建设的要求。

1.3 档案管理制度不完善

目前，一些高校的档案管理工作没有跟随社会的步伐向前发展，不注重學校档案管理制度的更新，还依靠传统的纸质资料进行基础的档案管理工作，各类档案信息收集不全面，信息时效性差，更新速度慢，造成档案信息的时效性和利用率大幅度降低，使得档案管理工作不能跟随时代的潮流发展，不能发挥出档案信息管理工作应有的价值。因此，加深了很多领导和工作人员对档案管理工作的误解，更加难以认识到档案工作的重要性，对档案管理的建设工作不理解、不支持、不投入、不参与，使得学校难以形成一个先进、完备的档案管理体系。

2 高校档案信息化建设分析

高校作为我国人才培养的摇篮，其档案信息包括教学档案、科学研究档案、学生档案、后勤档案、资产档案、行政档案等许多个方面。档案管理工作信息化就是制定相应的档案标准管理制度，由各学院、各部门综合收集整理原始档案数据，并通过各类专业档案人员对档案进行信息化管理，将后续工作按照科学的流程进行处理，在保证准确性的前提下对数据信息进行分析和归档，并且设置多种搜索、统计、分析方式，提高档案信息的读取和利用速度，更好更快的为学校的教学、科研工作以及学校的发展服务。

为适应时代的发展，档案管理工作不仅需要信息化，还需要在各个层面对信息化建设的水平进行不断的完善，从管理意识、软硬件建设、管理制度、专业人才培养等多角度综合推动学校档案信息化建设工作的开展，助力学校教学科研工作的进步。

2.1 提高档案管理信息化意识

如今，信息网络快速发展，促使社会进入信息化时代，并且高校的发展和人们信息意识的凸显对档案信息的需求开始呈现出了个性化、层次化、时效性、多样化等特点，档案管理工作也应进行相应的改变。要根据形势发展调整档案管理的工作理念，利用新媒体、新技术、新典型，在高校内部加大对信息化的发展、利用和作用进行宣传，让学校领导加大对新形势下档案信息化管理工作的重视程度，确保档案信息化建设工作的顺利进行。

2.2 建立档案信息化管理方式

信息化时代的档案管理工作是按流程进行的。各学院、各部门的档案是整个学校档案资源的基础，内容丰富，按流程进行的管理过程，首先要信息的采集上进行标准规划，对各学院、各部门的档案工作人员进行科学的指导和培训，在源头上确保档案信息化管理的标准性和准确性;其次要制定一个统一的档案信息管理标准，应用于资料的整理、传输、标识、归档、查询及利用等各个环节。高校的档案信息化建设要从各单位的角度进行设计，从档案信息管理意识、组织构架、管理方式、软硬件设施、人员素质等多个方面推进信息化建设，从而实现对数据的综合处理，运用电子设备和信息技术将文字、声音、图片、视频等档案信息按照分类进行整理，动态管理档案信息，有利于档案信息的再次加工、传播和利用，提高档案管理工作的时效性和利用率。

2.3 加强档案管理人才队伍建设

传统的高校档案管理人员缺少信息化管理的意识和信息综合处理的能力，要不断优化整个档案管理人员队伍。建立一支高素质的档案管理工作团队就要坚持道德与职业素养并重的原则[2]。首先要从工作人员的专业技术水平和培养责任意识入手，利用高校自身的科学技术和师资力量对相关人员进行培训，加强计算机、网络常用技术和数据分析与处理方法等知识的学习，明确工作目标，建设一支满足档案信息化建设要求的管理工作人员队伍。其次，要积极主动学习，努力吸收信息化发展成果，加强同其他单位同行的交流合作，借鉴其档案管理工作的优点，提高档案管理工作队伍的管理水平。

2.4 增加档案信息化基础建设

档案工作信息化需要将纸质档案转化成电子信息档案，需要加大基础建设的投入，购置信息化档案管理工作所需要的電子信息设备，定期维护并更新相关的设备，打造档案信息化建设的基础，提高学校档案信息的管理效率。

3 档案信息化建设的建议

3.1 加强顶层设计，做好统筹协调

档案信息化建设是一个系统的工程，需要校领导主持此项工作，从学校层面进行顶层设计、整体规划，加大资金投入，成立专门的信息化建设机构负责档案信息化建设工作，建设信息收集、传输、整理的平台，联系、沟通各学院、各部门工作，将各个单位的信息系统联合起来，形成有效的管理体系，实现档案信息化建设的目标。以青岛大学为例，一名副校长专门分管信息化工作，成立智慧校园与信息化建设中心，构建学校信息化组织，负责统筹规划全校的信息化建设工作;建设了智慧校园的信息化平台，将教务、学生、研究生、人事、财务、资产等信息单位联系起来，促进了学校内部档案信息共享。

3.2 打造防护铁网，维护信息安全

档案信息的安全传输、存储和利用是高校档案信息化的前提条件。伴随着计算机网络的普及，数据传输的速度一再加快，数据安全问题也变得越发敏感[3]。一方面要规范电子设备的管理和使用，从源头做好信息的保密工作;另一方面要对档案信息化工作人员进行保密教育，加强保密意识;第三方面要加强档案信息系统的网络防护工作，互联网本身存在着风险，需要采用最新的安全防护软件，及时更新维护信息化系统，防止出现信息泄露事件。

3.3 拓宽信息化范畴，增强社会服务功能

传统的档案服务仅仅是面向高校内部各项工作，数据很少走出校门，但是，随着信息化社会的发展，高校的教师、学生的个人身份信息通过网络连接到社会，也就不再仅仅是学校的人员，同时也是社会各项活动的参与者。比如，教师、学生在网络上的购物情况、社会活动等等。因此，我们需要开阔眼光，在不损害学校利益的前提下，整理使用教师、学生在社会上产生的各种档案信息，打破固有思维方式，扩宽档案信息工作服务对象，积极参与社会服务工作。

总之，信息技术的不断发展推动档案管理发生变化，为高校的档案管理工作指明新的发展方向。我们要做好高校档案信息化建设，实现档案管理工作的信息化、智能化，提升档案管理效率和利用率，更好的为高校日常教学研究工作和社会建设服务。

参考文献

[1]于阳.高校综合档案管理现代化建设探析[J].广西教育学院学报，2019，5：175-178.

[2]孟新娟.大数据时代高职院校档案管理的优化策略分析[J].传媒论坛，2019，2（21）：147-148.

[3]易曙光.基于大数据的档案管理及挑战[J].青岛大学学报，2019，32（3）：44-48.

[4]胡瑞琴.论艺术档案在学校工作中的地位和作用[J].卷宗，2019，9（61）：61.

[5]张子义.论提高办公室文件档案管理工作质量的有效对策[J].卷宗，2019（34）：34.

[6]张子义.对加强事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].商情，2020（03）：187.

作者简介

崔伟，男，汉族，山东高密人，副研究馆员，研究方向：档案管理。