基层档案室的档案安全维护微探

吕怡玲

摘 要：作为基层工作人员储存和查阅重要档案信息的场所，基层档案室承担着十分重要的职能，既是基层单位各方面信息的重要集成载体，又是基层单位有序开展各方面工作的重要保障。做好基层档案室的档案安全维护工作，不仅有利于基层单位展开人力资源开发利用，而且还能够实现基层单位的长远可持续发展战略。为此，本文主要对加强基层档案室档案安全维护工作的具体策略展开探讨，旨在为基层单位有效提高档案管理工作水平提供具备一定参考意义的借鉴。

关键词：基层档案室;档案安全;档案安全维护

对于基层档案室而言，最基础的职能是对劳动保障监察大队、再就业工程领导小组办公室等基层单位的重要档案资料进行有序归档和管理，并在基层单位需要时为其提供有效的决策参考[1]。基层档案室所管理的档案覆盖基层单位人力资源、基础建设等多个方面，加强基层档案室档案安全维护工作，能够切实保障基层档案室的职能得到有效履行，推动基层单位实现长远可持续发展。为此，针对当前存在于基层档案室档案安全维护实践中诸如风险防范意识薄弱、档案管理方式单一、档案管理工作队伍综合素质不足等一系列问题，基层单位必须加强思想认识，提高对于档案安全维护工作的重视力度，重视增强档案归档与档案整理等工作环节的安全性，从而为档案资源开发利用和档案价值充分发挥提供有力保障。具体而言，为有效做好档案安全维护工作，基层档案室应重视在档案管理实践中落实好以下几项策略：

1 更新档案管理理念，树立风险防范意识

要想有效做好档案安全维护工作，首先基层档案室工作人员应重视更新档案管理理念，结合时代发展趋势重新理解档案管理这项工作，从“互联网+”视域出发思考档案归档及档案整理的全新开展模式与路径，树立风险防范意识，重视增强档案管理工作安全性，做好安全维护顶层设计，全方位保障档案管理实践在安全的环境中开展，消除各方面存在的诸多不安全因素，比如因档案工作人员流动性过强而导致的档案信息泄露风险、因网络黑客攻击而导致的档案数据库信息遭遇篡改和窃取的风险等各类风险，有效增强檔案安全维护实效性。在此方面，基层档案室应建立风险防范机制，针对档案管理实践中存在的风险性因素，合理地设计风险应对预案，以此在风险发生时及时采取有效措施避免风险所造成的负面影响扩大化，进而有效实现增强档案管理安全性的目标[2]。

2 做好档案归档整理，建立规范档案索引

基层档案室应重视扩大档案材料搜集范围，完善档案归档标准，严格审核档案材料，对其真实性和可靠性进行准确鉴别，剔除其中不符合归档标准的文件和部分在内容上重复的文件，以此有效提高档案资料质量[3]。为更好地开展档案归档与分类整理工作，基层档案室可以应用信息网络技术构建规范的档案材料索引系统，借助这一系统对分属于一个类别的档案进行有序管理，以此方便地对档案资料进行更新、材料补充及查阅。通过构建规范的档案索引，基层档案室还能够增强各方面工作运行的稳定性，为此，基层档案室应着力提高信息技术水平，从而有效完成档案索引的构建。

3 打造专业管理队伍，提高工作人员能力

高水平的档案安全维护工作，离不开一支具备高度专业素养与良好实践能力的档案工作队伍[4]。为此，基层档案室应着力增强档案管理工作队伍的稳定性，减小档案管理队伍的流动性，减少档案管理工作岗位的兼职现象，有效消除因人员流动性过强而导致的潜在风险性因素。在稳定档案工作队伍之后，基层档案室应面向档案工作人员展开主题培训，重视通过培训工作增强他们的安全防范意识，帮助他们掌握档案归档与档案整理的科学方法，同时重视提升他们的信息素养，以此促使他们更好地配合信息化档案管理模式构建。此外，基层档案室应明确具体档案管理人员在档案管理实践中所承担的具体职责与权限，在构建权责统一的档案工作氛围的同时，有效增强档案管理安全性，避免因权限不明确而导致重要和机密档案信息泄露。

4 引入信息网络技术，构建创新工作模式

信息时代，基层档案室应注重将信息网络技术引入档案工作实践之中，构建创新档案工作模式，有效增强档案安全维护实效性[5]。除应用信息技术构建档案索引之外，基层档案室还应探索档案工作与大数据、物联网等新兴信息网络技术实现深度融合的创新路径。比如，基层档案室可以应用大数据技术对档案资料进行全面的分析与挖掘，利用计算机强大的运算能力，有效剔除不符合归档标准的材料，切实提高档案资料质量。此外，基层档案室应积极与计算机专业工作室达成合作，共同开发符合自身实际档案工作需求的信息化档案管理软件，以此实现对于档案数据信息的安全保存和有效管理。

5 结束语

总之，信息化时代，数据与信息的价值日益凸显，在这一趋势下，档案作为重要的信息数据资料，在推动基层单位的长远可持续发展方面也发挥着日益重要的作用。因此，作为档案管理工作的执行主体，基层档案室必须着力在档案管理工作实践中做好档案安全维护工作，通过采取更新档案管理理念、建立规范档案索引、打造具备较强实践能力的专业工作队伍、加快档案工作信息化建设进程等一系列措施，有效地提升档案安全维护水平，为最大化实现档案资源内在价值创造安全的环境。

参考文献

[1]周玲玲.加强基层档案室管理，提升档案资源安全[J].青春岁月，2017（26）：439.

[2]严荣军，邓丽.加强基层档案室管理确保档案资源安全[J].健康周刊，2018（003）：297.

[3]李雪梅.浅析做好档案的安全管理工作[J].经济视野，2019（13）：13-14.

[4]徐登列.基层单位档案工作存在的问题及对策[C].2017-2018年甘肃省档案学会年会暨学术研讨会.2018.

[5]刘芳.浅谈基层档案管理的现状与建议[J].卷宗，2018（035）：95.