探究档案科学规范化管理对办公室工作效率的提升作用

杜建平

摘 要：随着办公室工作进入了全新的标准化、规范化发展趋势，档案管理作为办公室工作的重要组成，发挥着越来越重要的作用。特别是科学规范化的档案管理在办公室工作效率提升方面的作用不可替代。本文从档案工作科学规范化方向入手，对管理措施进行进一步分析，从而为更好的开展科学规范的档案工作，促进办公室工作效率提升提供参考和借鉴。

关键词：档案管理;科学规范化;办公室工作;工作效率

高效办公是当代办公室工作的核心理念，而科学规范化的档案管理在高效办公方面扮演着重要角色。如何更好的开展档案科学规范化管理，是办公室工作领域研究的重要课题。

1 科学规范化档案管理的在办公室工作效率提升方面的几大显著特点

1）资料丰富性。档案记录了整个单位整个部门的发展过程，这些丰富的档案资料是办公室工作人员获取信息的主要途径。科学规范化的档案管理，让办公室工作人员在最短的时间内接受最丰富的信息资源，来满足日常工作需要和档案信息素养提升的需要。

2）查询便利性。伴随计算机和网络技术的飞速发展，国内各单位档案管理都在积极进行管理系统自动化和网络化建设，以求更好的实现科学规范化。办公室工作人员可以利用手机app、电脑等，在电子档案室查阅、获取档案资源时较过去相比更具便利性，大大提升了效率。

3）信息扩展性。很多档案信息经过现代技术手段的加持，不再简单的保存原始文档，还能保存出原文档外，其他的如辅助资料、附件、附带的图片、甚至影音资料等信息，这类电子档案逐渐运用于日常的办公室档案管理工作中，在很大程度上扩大了办公室档案存储的信息资源。

4）档案共享性。依托单位的内网或局域网系统，电子档案可以在单位各个领导、部门之间进行批转，人员甚至不用再经过办公室或经过档案管理人员，就可以在满足权限的情况下，自己浏览档案信息，提高了档案借阅的时间、空间广度，让办公室档案管理工作服务更便捷。

2 科学规范化的档案管理为办公室工作增效提供了“硬标准”

所谓“标准定而规矩立”。建立一套科学规范化的档案管理标准，是推进办公室工作体系高效化的硬标准。

1）科学分类，快速定位。办公室，作为单位的中枢，档案管理工作就是就是整个单位的档案管理，需要将单位各个部门的文档作为单独档案管理单元进行存档。传统的办公室档案管理，仅是对文档进行留存，特别是在很多单位，连档案目录都没有，只是简单的按照年份对文档进行简单分类，在需要查找存档文件时，仅仅是目录类别查询环节就需要浪费大量时间。现代科学规范化的档案管理，通过建立科学的门类，让档案工作人员能够通过快速检索，准确的定位文档内容，迅速在海量的档案库中找到所需的文档，这对于办公室工作而言，分门别类科学划归的档案管理方式，大大提升了工作效率。

2）规范操作，整齐划一。每个部门都有每个部门的特点，比如住建系统，又细分为很多部门，承担着市政管理、住房管理、城市管理、建安监管等不同职能。传统的档案管理，缺少一套标准化科学化规范化的档案登记、建立、留档、查询流程。各个部门各吹各的调，杂乱无章，造成档案管理混乱，严重影响了办公室的工作效率。而科学规范化的档案管理工作，都会严格规范各个流程。单位所有部门，都按照统一的标准，从建档到归档，所有环节都整齐划一。比如，整个单位各个部门的文件标题，都以“时间+文件关键词”形式保存，让档案工作人员能够在档案留存环节，不用根据部门情况“区别对待”，从而加速了档案管理入档、归档、提档等环节的工作时间，提高了办公室档案管理效率。

3）无缝对接，上下联动。每个单位不是独立存在的，都处在“职能链”中的一个环节上。比如，住建部门，有上级管理单位也有下级组成部门，有监督管理单位也有工程承接单位。科学规范化的档案管理，需要积极与上级部门沟通，并指导下级部门做好对接工作，保证在档案管理工作在整个职能链中实现上下统一，一以贯之。这样就能让办公室档案信息可以做到无缝对接，上下联动。

3 科学规范化的档案管理为办公室高效运转增添了“润滑剂”

1）有助于培养办公室人员的创新思维能力。创新能力对信息获取有直接依赖关系。科学规范化的档案管理，将大量的档案信息呈现在办公室工作人员面前，所谓“温故而知新”，工作人员可以借档案信息的学习，来培养创造意识和创造思维。

2）有助于培养办公室人员的综合分析能力。工作人员面对档案资料里纷繁复杂的信息时，经过科学规范化的统筹、归纳、筛选等，能够灵活调取所需信息，形成良好的信息处理意识。

3）有助于培养办公室人员的信息关联能力。科学规划化的档案管理，能够让档案管理人员很好的建立“联系思维”。联系思维，是在档案管理时，要把关联的文档内容和关键词横向串联起来、某一事项的相关文档按时间纵向串联起来，通过联系思维，能够提升办公室人员的印象记忆能力。通过科学规范化的档案管理增长知识，提高能力。

4 科学规范化的档案管理需要避免的问题

1）避免出现硬件系统问题。很多地区，特别是农村地区信息技术硬件设施还未实现全覆盖，有些地区信息技术平台刚刚建立，且缺乏专业技术指导人员进行培训，如何操作运用，需要教师和学生共同适应，一个环节出现不同步，都会让信息化教学管理遇到障碍。

2）避免出现人为操作问题。由于信息化的介入，传统教学模式需要推倒重建，而将信息化技术与课程相结合，形成一套全新的完善的教学体系，也需要让中职教师有一个较长的循序渐进的过程。

5 关于提升办公室科学规范化档案管理的一些建议

1）建立科学规范档案人员考核制度。科学规范化的档案管理工作是需要高素质人员胜任的角色。建议改变过去把档案管理作为“冷宫”的人员评判标准，在评价档案管理人员时，将评价重心转移到更全面的素质考查，选择更优秀的人才安置在档案管理工作岗位上。同时，要把标准化职业能力和职业道德评判作为两项考核否决项，对不具备良好的职业操守和职业素质的人员，即使能力再出众、知识储备再丰富，也不能参与档案管理工作。

2）为科学规范化的档案管理工作搭好制度平台。积极为档案管理工作搭建科学规范化发展交流平台，促进各个单位办公室之间、档案管理员与管理员之间、单位和单位之间开展科学规范化发展的档案管理学术交流，通过分享与合作，使得不同单位、不同办公室、不同工作人员之间共同科研成果，共同进步提高，从而提升档案管理规范化水平。

3）积极创新档案科学规范化管理方式。在“大众创业、万众创新”的新形势下，档案管理也要以创新为先导，改进管理模式，完善工作方法，不断提升科学规范化水平。一方面，可以采取鼓励法，比如对在科学规范化档案管理模式创新中提出创新建议的人员进行奖励。另一方面，还要在积极开展科学规范化档案管理培训活动，鼓励有条件的单位到科学规范化档案管理工作开展较好的地区进行学习，着力培养档案工作人员的管理能力，使得办公室档案管理水平不断提升，从而带动办公室整体效率提升。

參考文献

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