信息时代高职院校人事档案管理的研究

摘 要：在信息技术高度发展的今天，信息化已经席卷全球，对于各行各业都产生了深远影响，对于高职院校人事档案管理也会产生影响。本文以信息时代高职院校人事档案管理为分析对象，首先概述了人事档案，接着分析了信息时代高职院校人事档案管理问题及原因，最后论述了信息时代高职院校人事档案管理改进措施，以便提升信息时代高职院校人事档案管理质量。

关键词：信息时代;高职院校;人事档案

档案具有客观记录世界文明与发展历史的功能，是人类社会的一笔宝贵财富。随着信息化时代到来，信息化环境之下的人事档案管理工作变化越来越大。在高职院校日常管理中，做好人事档案管理有助于促进高职院校发展，是当前高职院校管理的课题之一。

1 人事档案的概述

目前，学术界对于人事档案并没有统一定义，不同学者对于人事档案具有不同理解。一些学者认为，人事档案是记录和反映一个人社会经历和品行的档案材料。一些学者认为，人事档案主要是指个人在社会活动中所形成的社会经历以及德才能力表现。本文认为，人事档案是一个人身份、学历、资历等各方面的证据，与一个人成长经历息息相关，具有一定法律效用，可以真实记录一个人的人生轨迹。一般而言，人事档案具有以下几方面特点。

第一，全面性。人事档案包含一个人成长发展经历，记录一个人的成长历史，也可以展现一个人的专业发展状况和家庭状况，是个人信息储存库，可对一个人进行较为全面的反映。第二，真实性。人事档案的材料相对完善，各类材料客观真实，具有较强的真实性，可以为用人部门提供良好的参考意见。第三，动态性。人事档案内容并不是一成不变的，它会随着个人成长而融入许多新的东西，处于不断变化之中。第四，流动性。人事档案常常与人事管理相统一，这样可以发挥出人事档案管理的重要作用，因此人事档案会随着一个人工作环境调动而不断流动。第五，机密性。人事档案涉及一个人的功过是非，同时也可以反映一个人的成长经历，因此人事档案包含了许多个人隐私内容，具有一定机密性。

2 信息时代高职院校人事档案管理的问题及原因

1）管理体制陈旧、档案观念淡薄。目前，高职院校人事档案管理非常分散，教务处、学生处、人事处都储存有人事档案，这就使得人事档案资料非常分散，难以形成科学有效的管理体系。与此同时，高职院校人事档案管理依旧是以手工操作方式为主，网络化进程非常缓慢。高职院校并没有就档案信息化建设设置一个统一管理机构，这就使得各个部门各自为政，难以做到资源共享[1]。除此之外，高职院校人事档案管理理念陈旧，没有树立起信息化管理思想，一些档案管理人员甚至根本就不重视档案管理工作，认为档案管理工作对于高职院校发展无足轻重，这也导致了档案管理信息化建设滞后。

2）人事档案保存形式单一。在信息化背景之下，高职院校人事档案管理要实现信息化就必须在保存形式方面有所改变，但是当前高职院校人事档案保存方式依旧存在很多问题。目前，高职院校的人事档案管理依旧采用传统人工手段，是一种重复机械性工作，保管方式依旧是以纸质为主，缺乏利用信息技术来保管的形式。在一些高职院校，人事档案管理缺乏专业硬件设备，当前所使用的设备也没有及时更新，大部分设备没有网络拓展功能，导致人事档案管理质量较差。

3）人事档案服务意识不强、应用开发滞后。当前，高职院校人事档案管理人员服务意识不够强，并没有树立起主动为高职院校服务的意识，导致了高职院校在档案信息化建设过程中出现被动情形。目前，高职院校人事档案管理人员大部分是退居二线的老师，这些老师临近退休，个人精力有限，这也导致他们服务意识不够强，难以满足信息化背景之下人事档案主动服务要求[2]。此外，高职院校内部缺乏人事档案应用开发系统，很多人员习惯于传统工作模式，对于应用开发系统关注度和积极性都不够高，这使得高职院校人事档案信息应用开发非常滞后。

4）人员素质不高、缺乏复合型人才。人事档案管理是一项复杂管理工作，不仅仅要求档案管理人员拥有专业人事档案知识，也要求档案管理人员了解其他方面知识内容，这样才能胜任信息化背景之下人事档案管理工作。但是，当前高职院校人事档案管理人员数量较少，很多人员属于兼职，工作积极性并不高，而且并没有接受过专业人事档案训练，并不懂得如何将人事档案与互联网信息技术进行结合，导致高职院校缺乏人事档案复合型管理人才，会影响到信息时代高职院校人事档案管理工作。

5）重视程度不够，资金投入不足。目前，高职院校领导更多关注学院专业建设，同时也关注学生就业率，对于人事档案管理工作的关注度并不高，这使得高职院校人事档案管理工作信息化建设处于停滞状态。目前，很多高职院校正在加强特色专业建设，很多资金被投入到了特色专业建设之中，对于人事档案信息化方面的投入资金相对较少，这也会影响到高职院校人事档案信息化建设。

3 信息时代高职院校人事档案管理的改进措施

1）完善管理体制，增强档案意识。为了做好信息時代高职院校人事档案管理工作，高职院校需要加强人事档案管理信息化体制建设，形成人事档案网络化格局，设置统一信息管理机构，不断完善信息管理体制，更新档案管理理念，推动高职院校人事档案管理工作信息化进程。

2）采用档案信息化保管方式。为了适应信息化发展要求，高职院校人事档案管理人员需要更新档案保存方式，逐步放弃传统的人工纸质保存方式，积极采用信息化技术进行保管。为此，高职院校需要采购各种信息化的工具，做好人事档案信息化布局，提高人事档案管理质量[3]。与此同时，高职院校还需要统一信息化保存的格式，让全校通过统一的格式做好档案的保管。

3）增强服务意识，做好应用开发工作。在信息化背景之下，高职院校人事档案管理人员需要增强服务意识，工作人员需要树立起主动服务意识，放弃传统被动服务思想，可以探索将服务意识纳入高职院校人事档案管理人员的考核评价标准之中，与其绩效工资进行挂钩。与此同时，高职院校也需要做好人事档案信息应用开发，通过信息应用开发来实现人事档案管理信息化改造，这样有助于提高人事档案管理效率，提高人事档案管理质量。

4）培养复合型人才。为了促进高职院校人事档案管理工作信息化建设，高职院校还需要加强复合型档案管理人才培养。在人才培养方面，高职院校首先必须做好人才选拔工作，可以从应届档案管理人才之中招聘优秀人才，夯实高职院校人事档案管理人才基础。与此同时，高职院校也需要加强人才培育工作，对现有工作人员进行全脱产式培训，丰富他们的档案知识，增强信息化操作能力，提高信息时代人事档案管理质量。

5）提高重视程度，持续投入资金。高职院校领导需要重视人事档案管理工作，要认识到信息化时代人事档案管理工作对于高职院校建设的重要意义，持续为人事档案的信息化建设提供资金，以便推动高职院校人事档案管理信息化建设上一个新台阶。除了由学校提供资金之外，人事档案管理人员还可以充分发挥出社会募捐的作用，通过社会募捐的方式来获得更多资金，以便为人事档案信息化建设提供源源不断的资金。

4 结语

综上所述，为了推动信息时代高职院校人事档案管理工作，高职院校需要完善管理体系，增强档案管理意识，采用信息化保管方式，增强档案服务意识，做好应用开发工作，加强复合型人才培养，重视档案管理的信息化工作，持续投入资金，促进信息时代高职院校人事档案管理上一个新台阶。

参考文献

[1]陆俊先.高职院校人事档案信息化管理研究[J].中国管理信息化，2018，21（08）：159-160.

[2]黄昆.高职院校人事档案信息化管理研究[J].现代经济信息，2019（08）：79.

[3]赵莹.高职院校人事档案信息化管理初探[J].劳动保障世界，2017（05）：58.

作者简介

郝晨光，男，山东省济南市，中级职称，人事档案管理。