农业种子科技档案的信息化建设探讨

李佳丽 王广新

摘 要：现代信息技术的发展延伸了档案事业价值链，改变了档案管理内容、目标、重心和方式，档案信息化成为时代热词和档案学研究的重点。具体到农业种子科技档案领域，做好农业种子科技档案细腻阿虎建设，进一步对不同种类的种子档案进行精细化管理，能够提升农业种子科技档案的利用效益，彰显农业种子科技档案在农业生产经营、农业科研中的价值。文章就农业种子科技档案信息化建设的现实意义进行分析，指出当先信息化建设中存在的不足，借鉴相关理论提出自己的建议，旨在进一步提升种子管理站档案服务能力和创新水平。

关键词：农业种子;信息化;科技档案;对策;现实意义

1 农业种子科技档案信息化建设的现实意义

1.1 提升档案管理实效，为农业生产经营提供科学依据

农业生产经营结构的调整和优化背景下，农业种子在农业生产经营中的重要性不断凸显。做好农业种子科技档案信息化建设工作，将种子质量、特性、选育率以及其他重要信息资源记录在相关的电子终端，能够确保相关的信息资料长久保存和多次利用[1]。除此之外，注重信息化技术的应用，可以实现长久保存的目标。信息化社会，种子管理站要实现档案高效管理的目标，必须要借助相应的信息技术，提升效率。例如，以数字化的形式对农业种子科技档案进行管理，可以减少纸质档案所长用的物理空间。

1.2 确保农业种子科技档案的系统性，反作用于农业种子科学研究

农业种子科研活动是一种社会实践活动，离不开对既往种子科研成果、种子科研数据以及其他信息资料的参考和借鉴。农业种子科技档案是重要的信息凭证，详细记录了既往科研活动中的各项信息，能够为科研人员提供信息参考、决策咨询，帮助科研人员更好地开展下一步的科研活动[2]。一方面，做好农业种子科研档案信息化建设工作，便于档案管理人员及时更新与销毁档案资源，避免档案资源堆积。另一方面，做好农业种子科技档案工作，可以对不同种类的种子科技档案进行科学化管理，确保档案管理的系统性，助力于种子科学研究。总体而言，农业种子科研档案信息化建设工作可以避免人力资源、财力资源和物力资源的浪费，最大限度地挖掘档案价值。

2 农业种子科技档案信息化建设中存在的主要问题

2.1 农业种子科技档案信息化进程缓慢

当下，部分种子管理站仍然处于“双轨化”的管理状态，对纸质档案和数字档案进行双重管理，难以适应档案资料增多的形式。一是种子科技档案数字化进程缓慢，没有及时对既往科研活动中产生的纸质档案资源进行处理。部分管理站所购置的硬件设施和软件设备无法满足种子档案数字化管理的基本要求，难以快速对纸质档案进行处理。二是种子科技档案信息化建设标准不明确，存在重复处理、重复加工、重复劳动的现象，影响信息化建设实效。在缺乏相关规章制度的情况下，部分业务人员录入档案资源的过程中没有按照既定的标准操作，也没有将其转化为统一的格式，导致档案管理人员需要重复对其进行加工，影响档案管理的严谨性和规范性。

2.2 农业种子科技档案立卷归档滞后

一是立卷归档的时限不明确，许多农业种子科技档案没有及时移交档案管理部门，档案管理人员无法及时录入档案管理系统，导致档案更新缓慢[3]。二是云计算技术、自然语言搜索技术、大数据技术在档案管理工作中应用度不高，许多自动化的数据分析模型、算法模型没有建立，难以对科研活动中产生的科研信息直接录入和同步，需要档案管理人员手工录入。

2.3 尚未建立相关的农业种子科技档案数据库

当下，部分种子管理站尚未建立农业种子科技档案数据库，无法将“死档案”变成“活资讯”，难以朝着“知识管理”“智库管理”的方向发展。一是缺乏可供参考的借鉴，档案管理人员不知从何入手开展相关的数据库建设工作。二是OA办公系统、科研系统、档案管理系统之间存在数据壁垒，大量与种子科研相关的信息资源无法实现同步、共享，影响数据库建设效率。三是种子科研档案数据库的使用权限、管理权限不明，存在保密风险和使用风险。部分地区种子管理站虽然建立了种子科技档案数据库，但没有明确相关的权责，导致档案资源在管理和使用过程中出现无序化的问题。

3 农业种子科技档案信息化建设的对策

3.1 推进农业种子科技档案信息化进程，夯实信息化建设基础

为了更好地解决人力资源与档案资源失衡的问题，适应档案资源不断增多的形势，必须要推进农业种子科技档案信息化进程。一是要结合种子管理站实际需求采购相应的微缩相机、高速扫描仪、格式转化软件、格式处理软件以及档案管理软件，确保能够尽快将纸质档案转化为数字格式。二是要建立《农业种子科技档案信息化建设标准》等相关的规章制度，明确信息化建設的内容、标准和流程，提升信息化建设的规范性和科学性。

3.2 做好种子科技档案立卷归档工作，保障实效性

信息化环境下，农业种子科技档案应当及时在档案管理系统中立卷，并归入相关的版块。一方面，从档案更新的角度来看，随着农业种子科研档案活动深入推进，部分失效档案资源需要被销毁。为此，种子管理站应明确信息移交时限和录入时限，确保档案管理人员能够及时销毁失效档案，录入最新的档案资源，提升档案资源的准确性和时效性。另一方面，将云计算技术、自然语言搜索技术、大数据技术融入种子科技档案管理中，建立相关的数据分析模型、算法模型，实现“一次处理，多次使用”的目标，进而提升档案管理实效。

3.3 推动农业种子科技档案数据库建设，充分发挥农业种子科技档案价值

信息化社会，推动农业种子科技档案信息化的目标绝不仅仅是为了提升信息资源整合能力，更是为了帮助农业科研活动、农业生产经营，发挥档案价值。一是要强化在数据库领域的培训，帮助档案管理人员科学认识档案数据库建设工作，推动档案管理工作朝着数据化、智能化、共享化的方向发展。二是要进一步打通OA办公系统、科研系统、档案管理系统之间的数据壁垒，便于科研人员、档案管理人员以及其他人员在既有权限范围内录入相关的档案数据信息，提升种子管理站整体的信息管理效率。三是要明确种子科研档案数据库的使用权限、管理权限，避免出现泄密安全事件。种子管理站可以通过规章制度的方式对相关的流程、内容、使用权限、管理权限加以明确，实现精细化管理。

4 结束语

近几年来，数据链、数据库、云计算、大数据、区块链、人工智能……不断出现在媒体报道、学术研究以及实务工作当中，围绕农业种子科技档案管理的话题也不断丰富。农业种子科技档案来源于农业种子科学研究以及其他农业科技活动，是种子信息的结合体，对我国农业生产与农业科研具有重要的意义。过去一段时间内，部分种子管理站存在“重科研工作，轻档案管理”的现象，导致农业科研档案信息化进程缓慢。故此，相关人员必须要转变观念，树立创新思维，推动农业种子科技档案信息化建设步伐。具体而言，一是要推进农业种子科技档案信息化进程，夯实信息化建设基础;二是要做好种子科技档案立卷归档工作，保障实效性;三是要推动农业种子科技档案数据库建设，充分发挥农业种子科技档案价值。

参考文献

[1]赵彦鹏.加强生产经营档案管理  建立种子全程可追溯机制[J].种子世界，2016（12）：14-15.

[2]缪斌.种子管理档案存在的问题及改进建议[J].种子世界，2016（11）：11-12.

[3]黄桂蓉.种子科技档案在农业生产中的地位及作用[J].北京农业，2012（06）：283.