大数据背景下医院文书档案管理策略

陈伟光

摘 要：大数据的快速发展，推动医院迅速进入到了信息化服务阶段，面对全新的时代、全新的要求，医院文书档案管理必须加快转型升级，才能够更好的适应医院的发展和时代的要求。本文首先明确了大数据背景下医院文书档案管理的主要意义，为后续管理策略的制定做好准备，最后从提高管理科学性、资源共享和管理安全性三方面提出管理路径，旨在为医院文书档案管理提供参考。

关键词：大数据;医院文书档案;管理策略

在大数据浪潮席卷全球，数据推动发展随之成为时代探索的一项重要主题，关于大数据与医疗机构的研究报道也因此日益增多。医院作为我国为社会提供医疗服务的核心主体，承担着医疗、教学、科研、康复、急救、预防保健和卫生人才培训等各项重要职能作用，汇聚了临床诊疗、综合医疗、医技检查等各种医疗服务信息。2015年《全国医疗卫生服务体系规划纲要（2015-2020年）》中明确指出，开展健康中国云服务计划，并预计到2020年全面建成互联互通的国家、省、市、县四级人口健康信息平台，实现计划生育、公共卫生、医疗服务、药品供应、医疗保障以及综合管理等六大主要业务功能的业务协同与互通互联的应用系统[1]。如何实现对各种碎片化、分散化、异构异类数据的全面整合，根据一定规律完成数据分析和预测报告等，促使数据能够更好的支撑决策，实现其价值的增值与创造，是目前医院大数据运用的关键。但在大数据运用的影响下，医院随之朝着信息化方向发展，并经历着信息管理向数据集成平台转变、基础架构平台向云计算转变、终端多样化转变，这就意味着，医院的数据信息越来越多，给文书档案管理带来了极大的挑战。

1 大数据背景下医院文书档案管理的现实意义

1）有利于提升文档收集的全面性。医院文书档案在工作期间，需要各个部门积极配合，并对各个部门做好相应的协调处理，以便保证各方面资料均能够得到较好的归档处理，但并非所有的部门均同意将所有的信息资料移交到档案管理处，这就使得不少的档案资料始终无法得到有效的归档。但随着大数据时代的到来，文书档案管理能够通过数据信息的整理，来实现对部门资料的收集，即便是非物理条件也能够实现对信息的集中归档，极大程度上提升了文档收集的全面性。

2）有利于快速准确利用档案资料。传统的医院文书档案管理更多的是采取落后的手工管理模式，不仅极易引起财力、人力的浪费，同时也导致医院文书档案的利用率极低，并不能够展现其实际价值。但受到大数据的影响下，文书档案管理工作也逐渐实现了信息化构建，这就能够加强对文书档案资料的信息化归类和整理，极大程度上保证了查询需求，促使档案资料的利用更为快速准确有效。

3）有利于医院对珍贵文件资料的收藏和管理。以往在针对纸质医院文书档案管理过程中，不仅需要耗费较大的工作量，并且通常运转时间也非常长，严重影响档案的保管质量，导致大量重要珍贵的资料无法得到有效的保存，经常性发生丢失。基于大数据时代的影响，文书档案信息化管理不仅省略了文档的修编工作，同时也能够转变为更为清晰的文档和表格管理方式，这就更利于对文档存储的归档，保证了重要珍贵文件资料的收藏和管理[2]。

2 大数据背景下医院文书档案管理策略

1）依托内网管理系统，提高档案管理科学性。结合医院文书档案管理制定的相关规定以及档案管理标准化的各项要求，通过数码成像以及文件扫描等处理方式，将老旧的纸质档案和永久性的资料以数字化的方式做好存储以及信息录入，另及时对新归档的档案资料做好电子扫描处理，并将所获取的电子信息纳入档案管理系统中。此外，还需要将光盘资料和具有较高价值的视频均一并存储到系统中。为了能够更好的实现对电子档案的查询、管理与利用，可基于内网系统基础上，对电子档案进行分类录入，并结合其内容进行保密等级、公开性和文件序号等信息的设置，最大程度上提升档案管理的科学性。

2）搭建信息管理平台，实现档案资源共享。医院文书档案管理最主要的目的是能够发挥档案信息的价值，这就需要对其进行深入挖掘，实现对档案内容与技术等内容的全面整合，深加工档案数字化信息，再通过多元媒介的方式来展现，促使档案管理的附加值不斷提升，进而更好地实现传播，增强档案管理的应用价值。

一是构建起文书档案的存储系统。在大数据时代背景的影响下，医院文书档案管理所面临的信息非常庞大，导致任务量剧增，为此，为了能够更好的掌握文书档案工作，就必须基于实际情况建立起专门的存储数据库。该存储系统主要包括两大板块，即创建归档管理以及档案管理。首先，对具有较高价值的资料进行筛取，再根据档案内容将其转入到对应的文档库内。其次，在完成分类处理之后，再将其放入到对应的档案库内做好存储，建立起统一的检索目录，为以后的查询做好铺垫。这样一来，不仅保证了信息的完整性，同时也更加便于后期信息共享查询[3]。如结合办公室自动化oa系统，与档案管理软件建立档案信息存储关联，完善办结档案的分类归档，通过现代化的技术手段，提升对归档数据的分析处理能力，增强对信息资源的高效利用，以便更好地为医院的生产、决策提供信息资源。

二是落实文书档案的查询和保密。保密可以说是大数据时代各个行业都需要面对的一项重大问题，而医院文书档案中包括了医院的各种重大决策和事件，提高其保密性至关重要。为此，在针对文书档案管理期间，必须研发和设计出一套适用于档案管理的软件，并对系统的登陆权限作出划分，所有的用户只能够在权限范围内查询档案资料。借助软件来进行集中管理查询，不仅能够保证各个科室信息查询需要，同时也能够增加文书档案的保密性。而针对无调取权限，但需要获取保密等级较高的文件时，就必须按照档案管理的要求递交申请表，在经过档案管理部门审批，并获得了上级领导的同意之后，即可在安全的基础上，安排相关人员到档案室进行信息共享。

3）优化档案工作流程，提高档案管理安全性。在推动文书档案管理工作与时代背景结合发展的进程中，为了能够保证其运作效率以及安全性的提升，还应当对管理的工作流程进行优化，建立起对应的优化工作流程机制，确保文书档案日常工作正常运转的情况下，也能够较好地实现对档案信息全过程的监控，最大程度上增强信息管理的安全等级。此外，在对档案开放利用期间，同样潜藏着各种不安全因素，对此，可与医院管理、行政、质量监控、信息技术等相关部门经过共同协商，制定出一套较为完备的管理方案，帮助文书档案管理构建起任务分工明确、层次清晰的现代化管理模式，包含数据存储与校正验收机制，信息调取共享机制等，增强文书档单管理工作质量的同时，也能够在规范化的操作中落实安全保障。

3 结论

国家卫生计生委（原）“一纲两规划”（《健康中国2030规划纲要》、“十三五卫生与健康规划”、“十三五医改规划”）均明确提出了推动大数据与医疗服务的结合，这使得医院的大数据应用呈现为蓬勃发展。在这样的特殊环境下，医院的文书档案管理也在前所未有的超大规模数据下得到了推进，带来困难的同时也带来了更多的创新机遇。医院文书档案管理可以充分发挥大数据的作用，加强对数据的深入挖掘，配合办公室自动化oa系统和全新的管理机制，实现日常化、科学化、规范化管理，才能够把握大数据发展步伐，实现快速转型，更好地为医院提供优质服务。

参考文献

[1]秦羽.医院文书档案管理问题及对策分析[J].办公室业务，2019（13）：97-98.

[2]李媛.大数据下文书档案管理及其信息化应用[J].智库时代，2019（24）：294+296.

[3]孙芳丽.医院文书档案质量管理PDCA理论应用研究[J].兰台内外，2018（04）：67-68.