数字化档案管理工作的实践与探讨

王清玲

摘 要：新时代新技术不断创新发展，计算机技术日新月异，我国已进入到信息化时代的背景下，档案数字化管理也有了全新的发展。本文在论述数字档案管理和技术特点的基础上，论述了如何做好数字化档案管理工作。

关键词：数字化档案;必要性;措施

随着信息化时代的到来，世界各国都在进行信息化变革，在此背景下人们的生活和工作方式也发生了颠覆式的改变。对于档案管理工作来说，必须跟上时代的步伐，在信息化、数字化方面有所突破。所谓档案数字化指的就是档案由传统的纸质实体档案向数码影像电子档案转化的过程，数字化档案不仅能完整的记录事件内容，还便于资料的储存，在很大程度上减少了资源浪费，降低了制作储存成本，但同时数字化档案也面临着档案安全性和数字真实性和完整性的方面的威胁和考验，一旦出现问题会给单位和个人造成严重的影响。因此要客观、全面的认识数字档案，做好档案数字化管理工作，是档案管理工作者需要重点关注的问题。

1 档案管理工作数字化的必要性

在企业中，档案管理工作具有一定的复杂性，且工作量较为庞大，而随着企业的发展，档案的数量不断增加，若是仍然采用传统的管理方式，不仅会影响到工作效率，还会为档案查阅、调取、使用等带来阻碍。因此，在步入数字化时代以后，档案管理工作的数字化发展已经成为一种必然趋势。一方面，能够改变传统纸质档案自身存在的弊端，以电子档案的形式，将所有档案信息保存起来，避免在因纸质档案损毁而影响档案信息的精准度，另一方面，可以有效提高工作效率，数字化的实现能够简化档案管理工作，在调取档案时只需要搜索关键词即可，在提高工作效率的同时，还减轻了管理人员的工作压力，对于档案管理工作的进一步优化有着重要的现实意义。

2 数字化技术特点分析

数字化技术属于计算机技术的范畴，目前，数字化技术在各个领域的应用较为广泛，数字化技术具有较强的优点，主要体现在以下几方面。

1）依赖虚拟化载体。数字化技术主要利用各类信号进行数据和信息的加工、传输和存储，信息和数据的载体需要依赖大容量的计算机内存，还包括一些服务器和光盘、磁盘等，数字化技术需要依赖计算机设备进行查阅和处理，从这个角度上讲，数字化技术也是一种虚拟化技术，这也是数字化技术的重要特点。

2）信息处理快速。数字化技术的另一个显著特点是信息处理速度，数字化技术以快速的处理和传递信息为优势，在短时间内，信息和数据的传输共享由数字化技术来完成，计算机高速处理能力十分明显，对信息数据的处理速率决定了数字化技术的强大优势，这也十分符合档案管理信息化的要求。

3 档案管理中数字化技术应用对策

1）存量工程档案数字化建设。制定存量工程档案的数字化目标和工作计划，一步步实现工程档案内容的数字化，要进一步提升档案利用效率，还需要实现照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库等。数据质量是数字化建设的关键，要严把数据关，建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对，保证所输入的数据是全面和准确的，并且对已有的电子目录的数据资源与实体档案进行比照，查漏补缺，优化数据结构，确保数据的真实完整一致。

2）做好电子文件的收集和整理。档案管理中有很多电子资料或文件，利用数字化技术比较重点的就体现在对于电子档案的收集和管理，包括文件、照片、录音、视频等资料，档案管理部门还可以利用专业设备，将纸质档案资料转化为电子文件资料，例如利用扫描仪等扫描档案资料。档案管理部门要转变传统的人为管理模式，实现电子文件的科学归档和管理，节约大量的时间和精力。档案管理部门要制定扫描机技术规范，确定扫描索引信息，对扫描过程环节进行控制，做好扫描监督。

3）更新硬件设备。为了更好地实现数字化，企业在今后应该根据可动用资金数量，阶段性的更新硬件设备，这样才能够为数字化发展创造一个良好环境。首先，更新硬件设备应做好原设备上的保存工作，也可以存储在“云”端，硬件设备更换以后的重新下载。其次，在设备更换完成以后，企业必须要对设备进行调试，确保所有的设备都能够进入正常工作状态，尤其是计算机，作为数字化档案实现的主要载体，其性能、安全稳定性关系到数字档案的上传、下载、存储等，必须保障计算机系统安全无漏洞，为个后续开展的各项工作提供充足保障。最后，除了硬件设备本身，企业还需要为硬件设备运行提供良好的环境。一方面，针对用于档案管理的一系列硬件设备，应为其提供专门的房间，并安排专门的人员进行定期打扫，同时，也方便统计档案查阅人员，避免档案出现丢失的情况;另一方面，需要定期对这些设备进行检查，计算机为着重检查部分，保证硬件软件都不存在问题。

4）数字化技术应用在档案检索和查询中。档案管理数字化建设要突出档案资料的价值，要重视档案资料的检索和查询，在档案资料检索和查询时，要根据固定的关键词检索档案资料。及时确定档案资料的位置，利用数字化技术在数据库进行检索，避免检索复杂化，提高了检索的效率。数字化技术的应用可以打破时间和空间的限制，进而提高档案资料的管理应用效率。

5）制定标准的档案管理规则。档案管理部门应该对电子档案制定标准的管理规则，避免由于没有统一的规则标准降低工作人员的工作效率，造成不必要的人力、物力浪费。标准的档案管理规则指的是档案管理工作者的标准化工作流程，其内容应该主要包括工作的步骤、工作时间和具体工作要求等。另外，档案管理规则中还应该包括对人员的管理制度，包括各岗位的责任制，应该将维护数字档案的真实性、完整性和准确性纳入各岗位的岗位责任制当中，让档案管理工作人员明确各自的工作职责。

6）做好档案数字化维护服务。档案数字化结束之后，还需要将已经数字化的档案信息进行维护，并为相关部门利用提供服务。首先是验收维护。组建档案数字化验收小组，采用抽检或全检的方式，依据实现签订的合同内容进行验收;验收完成后，应安排专人负责档案数字化应用培训，提供相应的技术支持和服务。其次是体现特色服務。档案部门应根据其馆藏的档案资源，结合档案数字化成果，建立若干专题档案数据库，如特色人物档案;质量标准制度变迁档案;质量鉴定成果档案;等等。最后是注重档案利用。档案的价值在于其利用，通过档案数字化提升档案利用的便捷化，为此，应常态化地做好档案数据库的更新及维护，为档案信息传输、检索及下载利用提供便利。

4 结语

综上所述，档案管理工作中应用数字化技术是档案管理工作发展的必然趋势和结果，在新的历史时期，强化是数字化和信息化技术的应用有助于提高档案管理的实效性。海阳市档案行政管理部门高度重视档案管理工作，从企业到事业单位严格按照国家档案局8号令整理档案，充分利用新技术优势和作用，增强档案管理人员的自身素质和专业能力，提高档案资料管理工作的效率，促进了档案管理工作的可持续发展。

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