档案信息化建设与档案管理初探

何琼

摘 要：在社会信息时代，人习惯于并且依赖于使用信息技术在自己的生活和工作中，在档案建设和管理方面信息技术的使用也是非常必要的，要想跟随时代进步就要积极使用新技术并创新管理手段，档案建设信息化是社会发展的必然趋势，也是对档案规划管理效率提升的重要保障。笔者以档案信息化建设和档案管理为主题，具体分析其中的问题与措施。

关键词：档案信息化;档案管理;措施探讨

21世纪是社会更新换代、飞速发展的新时代，在信息技术飞速发展的背景下，档案信息建设和管理工作取得了长足进步，社会各行各业渐渐认识到了其重要性，为了满足社会需要和信息时代的要求，在档案信息化建设和档案管理方面有关部门在积极做出改变，在社会信息和各种资源信息共享方面对国家和社会的帮助是很大的，也有助于公民的个人发展。档案信息化建设的范围是非常广的，其中涉及的社会内容和管理内容也非常广泛，希望本文可以对档案管理工作发展有所帮助。

1 信息化建设对档案建设和管理的有效性

新时期的档案信息化建设是对大数据技术的充分利用，也是对信息技术的创新使用和拓展，档案信息化建设和管理在很大程度上减少了人工工作量，智能技术的使用是的繁琐的程序简单化，降低了档案信息建设的难度，同时提高了效率。而且，档案分类中使用信息化技术可以完美利用搜索功能，想要寻找的档案信息直接输入关键词就可以找到，节省时间且方便。从存贮空间上来说，以往的纸质档案不仅存贮时间有限制且存贮空间也有限制，想要从满屋的档案中寻找专个档案是不容易的，但是从信息化档案建设和管理来看，网络平台中直接存柱信息档案是非常省事的，而且网络档案只要不是自愿销毁就可以长久保存。目前为止，大部分企业和公司已经开始利用信息化进行档案建设和管理，其中对信息技术的使用也有了很大的拓展，档案信息化建设管理在随着社会进步的同时也在不断完善。

2 档案信息化建设存在的问题

1）资金支持不到位。我国档案信息化建设和管理自身是不能良好发展的，必须要有专业部门的支持和引导，实现信息社会对档案建设的专业性，而且信息技术的发展本就不是一帆风顺的，其中不乏大量的资金投入和物资投入，那么同理可得，想要延展信息技术的应用领域，发挥其在档案信息化建设和管理中的重要作用，首先就要满足其发展过程中的资金需要。在档案信息化建设的研究课题是比较多的，所要做的相关实践也不在少数，但是在资金投入方面的低效应和小比例使实践需要不能被满足，客观来说这严重阻碍了档案信息细化建设，在后续的档案管理的建设创新方面埋下了隐患。

2）档案管理人员缺乏信息化建设的素质。新时期档案信息化建设不仅仅要求工作人员的负责态度，还要求工作人员有熟练掌握并应用信息技术的能力，这在信息化档案建设和管理工作上是一个重要更新。因为在档案建设和管理的传统时期，单位招收工作人员对其信息技能的要求可以说几乎没有，也是因为传统档案建设还没有和信息技术融合的原因，但是不可能因为信息技术的使用就换掉所有的工作人员，从而造成了目前许多单位工作人员技术能力不到位的问题。在档案信息化建设和管理工作中没有高超的专业素质，就不能良好的对接工作，在工作过程中出现的失误也不能及时发现，将纸质档案录入信息终端也比较麻烦，不利于整体工作的开展。

3）部分单位对档案管理工作不重视。虽然说档案建设信息化已经被越来越多的单位应用，但是对于如何发挥它的正确作用以及如何进行后续优化并没有准备，许多单位片面的认为应用信息化整理档案方便了自己的工作，但是真正意义上的改变传统档案建设和管理的重点仍然没有落实，个别单位只考虑到了应用信息化做档案管理的优势，但是对于档案管理与信息化建设的本身还是没有形成正确的认识，档案信息化建设和档案管理的实际作用被限制，从领导到基层对档案管理的重要性认识不清，从根本上来说一旦档案新年细化建设发生问题，该单位也无法有效避免。

4）缺乏档案标准化建设体系。在档案信息化建设和管理方面，每个单位都有一套完整的制度体系，既包括公共信息资源管理制度又包括环境公物管理制度，但是不管从哪些角度说，单位里对档案的管理始终没有形成完整的管理和建设体系。首先，部分单位只是在跟风的应用信息技术调整档案建设和管理模式，它们并没有进行过实践，也没有考察过基于本单位的发展特点和工作特点，应该怎样贯彻档案信息化建设，借鉴别家单位的建设管理模式是可取的，但是全部窃取盗用别家单位反而不利于发展自身优势，在此基础上形成的档案建设和管理体系一定是残缺的、扭曲的。其次，单位档案管理如果缺少了标准化的建设制度，那么在管理上就没有制度依据可言，以至于管理过于走形式化，不注重管理工作的效率，这些都是当前档案信息化建设和管理的缺陷。当然这种形式化的管理虽然存在却并不突出。

3 加强档案信息化建设和档案管理的措施

1）加强档案管理人员信息化技术的培训，满足资金需求。对于档案信息化建设和管理来说，实际能接触到档案管理的工作人员才是措施落实的执行者，他们对档案建设和管理的专业素养与能力决定了工作效率的高低。为了抓住这一重点，单位应当针对工作人员进行独立教导，为了适应信息社会和工作的特点，对专业管理人员展开计算机方面的培训是必要的，熟悉应用信息技术从而更有效地管理档案。在专业培训中应当让工作人员充分认识信息技术的作用，推动工作人员创新意识理念，在日常工作中要有足够的服务意识。除此之外，档案信息化建设需要的专业设备较多，在条件允许的情况下，单位要加大资金支持。

2）提高单位管理者对档案管理工作的认识。在一个系统的工作环境中，任何工作的顺利进行都不能少了领导的支持和引导，想要形成档案信息化建设和管理的规范程序，首先要让高层领导端正对档案管理和建设的态度，重视各种资料的存档处理。必要情况下单位还可以形成一个独立于专业工作之外的档案管理部门，选择合适的人员进行档案的信息化建设和管理，根据信息技术在其中应用的复杂性和广泛性建立起独立的档案管理部门，实现优质的档案管理。单位管理者首先要明确为什么传统的档案管理方式在今天不再使用，其次要明白怎样做才能有效防止传统档案管理中的弊端出现，最后就是单位管理层要向工作人员传达本单位的发展意识和发展特点，只有这样才能在综合单位特点的前提下进行档案信息化建设。

3）制定行之有效的档案建设管理体系。虽然部分单位在档案信息化建设和管理方面是下了功夫的，但是并没有形成完整的建设管理制度，这也导致许多工作人员根本不了解檔案管理，对此现象，单位要积极完善档案管理的规章制度，不能只是停留在口头。此外，基于信息化的独特性，档案管理制度的完善还要以相关的法律法规作为参考，毕竟某些档案是具有保密性的，这样的做法更能工作者自觉做好相关工作，在规定的时间外提升自己的能力。对于单位自身来说，完善的档案建设管理体系要有结合信息技术的自觉性，在档案的查询、返还、保存等当面应当有严格的时间限制，单位要自觉开展对档案建设管理体系的完善行动，在不同时期根据实际情况建立贴合自身发展的科学管理体系。

4 结束语

在信息化时代档案建设与管理的重要性是每个单位都应当认识到的，虽说发展的过程也是革新的过程，但是传统档案管理的局限与问题不解决，那么再次陷入到其中也是可能的，无论是单位自身重视还是提高信息技术水平也好，归根究底都是为了实现对档案信息化建设与管理的优质结果，相信在不久后该项工作会再次获得突破性进展。

参考文献

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