企业档案管理工作中存在的问题与思考

戴珂 何菲

摘 要：在企业成立之初档案便已经产生，它见证了企业从开始成立到发展壮大的每一个部分，贯穿于企业的历史，为企业的建设和企业的每一个决策提供了重要的依据，也是企业建设不可或缺的一部分，然而在许多企业，档案管理存在不同程度的问题，这些问题在企业的管理上产生了一些消极的影响。本文对企业的档案管理实际工作中产生的问题进行探讨，提出了一些解决措施来应对这些实际工作中的问题。

关键词：企业档案管理;企业管理问题;优化措施

档案工作主要包括了档案实体资料管理和档案信息管理两部分，档案实体资料管理主要针对所有与企业经营和发展相关的资料信息和数据，针对此类对象通过先进的技术手段进行收集、整理、鉴定、保管、统计等环节进行管理，光对档案信息进行深层次的智能管理和有效开发，充分发挥档案资源在企业战略性发展中的重要作用。新形势下，档案管理工作具有图形、图表、视频等多种形式，且信息数据量越来越大，档案内容从纸质逐渐转数学化方式发展，因此加强新形势下档案工作的精细化管理成了目前档案管理工作发展的必然趋势。

1 企业档案管理工作中的主要问题

1.1 企业档案管理力量不充足

在大部分企业，档案管理人员身兼数职，并且企业档案管理职位变动次数比较多，没有形成档案管理的专门人才，更有甚者，没有设立档案管理专门的部门，这非常不利于档案管理。许多档案管理人员没有专业能力，在档案管理上没有专业的知识储备，对档案的管理要求了解不够，对档案的收集整理归档装订等步骤了解不够，不能够充分胜任档案管理工作，有可能会导致部分档案没有收集到或者有部分档案收集不全面的行为，造成企业档案资源的缺失和浪费。

1.2 档案信息管理制度不完善

目前在不少企业中仍普遍存在着档案信息管理制度不健全的问题，其主要根源还是来自对档案工作重要性缺乏认识，领导层将档案管理视为简单的资料保存，对资料保存和管理质量缺乏严格的要求，因此造成管理工作缺乏相应的约束机制，对管理质量和效率的提高造成不利影响。在新形势下，档案管理工作缺乏相关管理制度予以有效保障，造成管理工作缺乏规范性、制度化，使得档案管理工作随意性较强，对档案管理工作发展造成不良后果。

1.3 档案信息管理流程混乱

档案资料信息是企业发展的重要资源，在企业的重大发展决策制定中起着至关重要的影响作用。随着时代发展速度加快，信息数量越来越庞大，内容多元且更加复杂，一定程度上使档案管理工作难度增加，档案管理人员需要进行及时地收集、整理、分析、筛选、保管等一系列工作。但在实际工作中，普遍存在着管理流程混乱，因没有及时进行档案信息的收集和存储，导致档案信息数据不全面、不真实、不准确的情况时有发生，无法在企业发展中发挥其作用。

2 企业档案管理工作的对策

2.1 构建档案管理数据库

保证档案管理数据库的完整性与可靠性，才能促使档案系统的效用得到最大限度地发挥。企业应该加快档案管理数据库建设步伐，确保所有信息资源实现统筹管理。企业要关注档案资料扫描、图像处理、业务管理、目录管理、信息查询和数据分析等工作，促使档案管理系统功能更加丰富，为企业经营活动的顺利开展提供更多便利。此外，企业要重视对档案信息资源的采集，为档案信息数据库建设创造有利条件。企业要结合自身需求，保证电子文件分类与归档的合理性，各纸质档案要借助数据压缩、扫描仪等现代信息技术，逐步转换为电子档案，為档案信息完整性与可靠性奠定良好基础。企业只有发挥档案管理数据库的作用，才能让数据信息查阅与使用便捷性得以提升。

2.2 创新管理工作方法

企业在档案管理工作中开展实践创新活动，有助于将档案资料转变成为生产力、无形资产，对企业的良好发展产生直接影响。因此，在具体工作中必须要树立正确的档案管理创新观念，针对管理机制、管理工作思路进行有效创新改革，形成创新性的工作模式与机制，打破传统的企业档案管理工作局限性，达到预期的工作目标。企业在日常的档案管理工作中，应该按照市场经济环境对企业的要求，针对管理方式进行创新，拓宽相关的工作外延，深化具体的内涵，转变传统的单一管理手段，将档案管理、资料管理、情报管理、信息管理、统计管理等有机整合。企业应该将档案管理作为重点部分，有效进行档案信息资料的搜集、整理，联合进行编目处理、检索处理与保管利用处理，规范企业的档案管理行为，提升整体的工作效果。为有效创新相关的档案管理方式，企业应该积极采用网络信息技术，创建档案管理的网络平台，通过网络平台进行各类信息的联合开发与共享，创建出档案信息的联合体，通过有效的措施完成相关档案创新人物，达到预期的工作目的。需要注意的是，在创新管理方法的过程中，企业还需积极采用先进的大数据技术、数字化技术、网络信息技术、云计算技术等等，综合搜集、整理与利用相关的档案资料与信息，确保各方面档案信息的利用率，满足当前的企业档案管理创新需求。

2.3 档案管理人员业务水平提高

在新形势下，档案管理工作内容越来越多样化、复杂化，对档案管理工作的要求也越来越高。因此企业在招聘时应充分结合档案管理发展需要，提高用人标准，吸引专业的综合型管理人才，使档案管理人员队伍的综合业务水平提高。同时为了有效保障档案管理工作有效实施，还应加强档案管理人员的培训工作，定期进行先进档案管理专业知识以及专业技能的培训，使档案管理人员工作的专业技能的更新能够与时俱进，更加适应新形势下实现档案工作精细化管理的需求。

2.4 优化企业档案管理体系

从档案管理工作标准的完善来看，档案管理工作的标准化发展，是档案管理工作规范化发展的重要表现，而确定档案管理工作标准，不仅能够为岗位职责的界定、档案管理工作岗位责任的明确提供依据，也能够为后续的档案管理工作考评奠定良好的基础。在档案管理工作标准的制定中，企业需要避免出现拿来主义倾向，而应当在遵守国家标准与行业标准、参考行业内其他企业的档案管理工作标准基础上，对自身档案管理工作特点和需求等进行充分考虑，从而确保档案管理工作标准具有可操作性。

从档案管理方法的借鉴与创新来看，档案管理方法与管理技术的发展，能够为档案管理工作的规范化提供有力支撑。为此，一方面，企业有必要对行业内其他企业的档案管理工作方法做出积极借鉴;另一方面，企业有必要将先进的档案管理技术引入到档案管理实践当中。如企业需要重视依托计算机、互联网等构建档案管理平台，提升档案管理工作的信息化水平，促使档案信息能够在有效存储和共享的基础上展现出自身价值，进而在满足企业发展需求的基础上，促使档案管理工作得以与时俱进的发展。

3 结束语

综上所述，在当今不断发展的社会中，档案管理工作必须做到不断完善，与时俱进。积极探索新的管理理念和管理方式，加大对档案管理工作的投入。在做好档案管理工作的前提下，还要将档案管理和企业发展联系起来，让档案在企业发展中充分发挥其作用，推进档案管理工作的有效性和先进性实施，为社会发展作出新贡献。

参考文献

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