文书档案数字化的现实意义及基本路径

摘 要：文书档案管理是单位信息管理的中心，其成效直接影响到信息开发利用水平，影响档案价值。实践工作中，要将这一复杂而又高度综合的工作事项做好，十分考量文书档案管理人员的智慧。文章就文书档案数字化的现实意义予以阐述，指出当前文书档案数字化建设中存在的不足，并从科学化以及精细化的角度提出建议，旨在进一步解决实践问题。

关键词：数字化;文书档案;基本路径;现实意义;问题

1 文书档案数字化的现实意义

1）提升档案管理部门服务效能。作为综合性较强的管理部门，档案管理部门具有信息资讯、信息参考、信息查找、信息归纳、信息整理等多项职能，是单位运行的核心轴动力[1]。新形势下，从数字化的角度开展文书档案管理工作，不断细化岗位职责、工作内容、工作目标，进一步按照规章制度管好档案、用好档案，能够提升档案管理部门整体的服务效能。一方面，文书档案信息资源数字化之后，其流转速度、传输速度和检索速度都大幅度提升，能够满足档案需求主体的各项需求，进而呈现出崭新的服务面貌。另一方面，推动文书档案数字化建设工作，可以充分发挥文书档案资源在各项工作中和社会中的价值，为相关工作提供科学依据。

2）减少档案管理成本，确保单位长远发展。传统档案管理模式下，文书档案资源主要以纸质化的形式呈现，不仅需要占用大量的物理空间，而且管理成本较高。典型表现在，纸质档案资源对管理环境的要求高，不但需要档案管理人员长期进行维护，而且需要控制好档案室内的温度、湿度，避免档案害虫的滋生。与此相反，文书档案数字化能够将纸质类的文书档案转化为各种数字格式，可以解决传统档案管理模式中存在的档案管理成本较高等问题，减少单位对人、财、物的依赖度。档案管理人员可以直接通过档案管理系统对相关的电子资源进行管理，极大程度上提升了保管的便捷性。除此之外，档案资源被数字化之后将会以数字化、电子化的格式呈现出来，能够传输于互联网、物联网终端，有助于单位进一步推动无纸化办公，加快办公自动化进程。

2 文书档案数字化中存在的主要问题

1）文书档案数字化进程缓慢，尚未实现全面数字化。当下，许多单位受限于技术、人力、财力，难以全方位开展文书档案数字化建设工作。一是既存的纸质档案与新增的纸质档案没有及时转化为相应的数字化格式，无法录入档案管理系统等数字终端[2]。一方面，部分单位人力资源不足，档案管理人员无法集中对纸质类档案进行数字化处理。另一方面，部分单位没有引进微缩相机、数字扫描仪等硬件设备，没有购买文书档案格式转化器等软件，难以高效地开展相关数字化转化工作。二是文书档案的格式不统一，影响后期的编研和专题建设工作。部分单位没有对声音、文本、影像、图纸以及其他不同信息资源的处理格式和转化格式进行规定，影响文书档案的规范性。

2）文书档案数字化管理制度不健全，难以提升管理效率。文书档案通常会涉及一些公文类、政策类、法规类文件，种类多且杂。当下，部分单位文书档案数字化管理制度不健全，许多文件资料没有及时录入档案管理系统，无法及时传递，无法对文书档案进行精细化管理[3]。一是文书档案数字化的流程、分工以及绩效考核不明确，文书档案管理人员与其他业务人员之间的配合度不高，难以最大限度提升文书档案管理效率。同时，部分单位绩效考核指标中关于文书档案数字化的内容较少，难以增强文书档案管理人员的责任意识和规范意识。二是涉密类文书档案与普通文书档案的管理不科学，部分涉密文件没有及时进行加密处理，存在一定的安全隐患。同时，文书档案的线上查阅、调取、转送等记录没有留存，容易产生纠纷。三是制度中没有对文书档案的清退、销毁、更新进行规定，文书档案在档案管理系统中堆积，无法及时更新，难以确保文书档案的真实性、准确性和完整性。

3）文书档案安全管理滞后，难以保证文书档案安全。现阶段，部分单位过于強调信息技术的工具价值，没有认识到信息技术的弊端，存在一定的安全隐患[4]。一方面，尚未充分借助数字加密技术、区块链技术、云备份技术、访问权限技术对文书档案管理系统以及文书档案进行加密处理，难以最大限度地保障文书档案的安全。另一方面，忽视从安全管理角度对文书档案管理人员进行培训。

3 文书档案数字化的基本路径

1）加快文书档案数字化进程，重视规范化建设。为了更好地将信息技术融入文书档案管理领域，必须要加快文书档案数字化进程，对相关的纸质档案资源进行转化。首先，单位可以探索文书档案转化业务外包的模式，将本单位文书档案的格式转化工作外包于专门的企业和单位，着力解决本单位人力资源不足的问题。其次，应结合本单位文书档案的数量、种类，引进微缩相机、数字扫描仪等硬件设备，购置文书档案格式转化器等软件。最后，单位要对不同种类的文书档案进行区别化管理，确保声音、文本、影像、图纸以及其他不同信息资源能够按照既定的标准处理，重视规范化建设。

2）完善文书档案数字化管理制度，提升管理实效。为了更好地发挥文书档案作用，推动文书档案数字化建设创新化、规范化、制度化以及科学化，必须要完善文书档案数字化管理制度。一是对文书档案数字化的流程、分工以及绩效考核进行明确，确保文书档案全过程管理，强化文书档案管理人员与其他业务人员之间的联系。二是要对涉密类文书档案和普通类文书档案进行区别化管理。涉密类文书档案和普通类文书档案具有本质的差别，二者的管理要求也有所差异。为此，必须要制定严格的文书档案查阅机制，理清查阅权限和管理权限，在充分保障不泄密的前提下，提升涉密文件的传阅效率以及质量。同时，要保留互联网终端产生的线上查阅、调取、转送等记录。三是要遵守“严格程序，灵活处理”的基本原则，对文书档案的清退、销毁、更新等内容进行规定，确保文书档案能够及时录入系统并更新，全面提升文书档案的管理质量。

3）构建严密的档案安全防控网络，夯实管理基础。单位文书档案数字化进程中，不仅要充分利用各种信息技术，也要认识到信息技术的弊端，做好安全防控工作，避免文书档案被非法加密、非法窃取。一方面，单位可以利用数字加密技术、区块链技术对文书档案管理系统进行加密，提升文书档案管理系统的抗风险度。同时，可以利用云备份技术对文书档案进行自动备份，并设置相关的访问权限，从事后的角度做好安全防控工作。另一方面，单位要从安全培训的角度设计培训内容，确保安全管理理念贯穿文书档案管理与服务的全过程。

4 结束语

做好文书档案数字化建设工作是提升档案管理部门服务效能的内在要求，更是减少档案管理成本，确保单位长远发展的必然要求。通过本研究可以发现，文书档案数字化建设工作涉及内容多、范围广，十分考验文书档案管理人员的综合素质。为此，文书档案管理人员必须转变观念，明确管理目标，从创新的角度开展该项工作。具体而言，一是要加快文书档案数字化进程，重视规范化建设;二是要完善文书档案数字化管理制度，提升管理实效;三是要构建严密的档案安全防控网络，夯实管理基础。

参考文献

[1]孔晓蕾.机关事业单位文书档案管理要做到“四化”[J].办公室业务，2020（05）：85+87.

[2]海燕.以“工匠精神”打造数字化档案[J].山东档案，2020（01）：64-65.

[3]党景丽.文书档案数字化归档管理模式的探讨[J].甘肃科技，2019，35（23）：73-74+54.

[4]赵国伟，胡爱真，刘襄军.浅谈文书档案管理信息化建设利用率和安全保护[J].高原地震，2019，31（02）：71-74.

作者简介

高策（1991-），男，内蒙古赤峰市，硕士研究生，毕业于东北师范大学，研究方向：文书档案信息化。