PDCA循环管理在医院科技档案管理中的应用

摘 要：PDCA循环管理是一种较为常用的管理方法，该方法有助于发现存在问题的根源，并对问题进行有针对性的解决，可以提高管理水平。文中，结合医院科技档案管理实际情况，就PDCA循环管理在医院科技档案管理中的应用进行了探讨。

关键词：PDCA循环管理;科技档案;档案管理;医院

1 PDCA循环管理概述

PDCA循环管理是一种常用的管理方法，该方法是指一个周而复始的管理过程，通过计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）、处理（Action）四阶段不停循环的管理模式，在实施过程中发现存在问题的根源，并对发现的问题进行有效的解决，能有效提高工作质量，显著提高管理水平。PDCA循环可在各种的工作中运用，在绩效管理方面尤其适用。

PDCA循环计划阶段（Plan）需制定管理计划，并确定目标和方针;实施阶段（Do）为具体运行以实现计划的具体内容;检查阶段（Check）需对实施计划的结果进行总结分析，发现存在的相关问题;处理阶段（Action）需对检查的结果予以处理，表现较佳的继续保持，表现不佳的则应吸取教训总结经验，未能解决的问题提交到下一次的循环中以待解决。

2 医院科技档案管理工作的现状

作为医学科学研究的载体，科技档案中蕴藏了丰富的科技信息资源，这些丰富的科技信息是连接医疗科学与医疗服务之间的纽带，医学科技档案在医院管理活动中有着不可替代的重要作用。

当前医院科技档案管理的现状主要有如下几点：

2.1 医院科技档案管理意识较薄弱

国内很多医院都重视医学科技项目的申报与成果的产出，但普遍存在档案管理意识薄弱的情况，很多医院的科技档案工作没有融入到日常的科技活动中，从科技工作人员到医院管理人员均没有意识到科技档案的重要性。

2.2 医院科技档案管理制度不完善

医院科技档案的管理工作在管理模式、管理制度及人员安排等方面均存在着很多影响因素，如果没有行之有效的完善的管理制度来进行约束，单纯依靠科技工作人员的自觉性来完成档案材料，依靠科技管理部门进行收集与整理，缺乏同步的建档管理工作，缺乏实时监督和反馈，可能会造成归档材料不完整，内容良莠不齐。

2.3 医院科技档案完整性欠缺、利用率低

医学科技项目一般由项目负责人主持，课题组专业技术人员分工协作，科研档案的收集、归档应保证项目准备阶段、研究实验、总结验收、申报成果与奖励等各阶段的材料的完整性和关联性。在医学成果转化方面，很多医院对医学科研档案的利用缺乏长期有效的规划，只把科研档案作为历史材料来保管，不能发挥科研档案应有的价值。

3 PDCA循环在医院科技档案管理中的应用

依据PDCA循环管理方法，在计划阶段（Plan），医院要对科技档案管理现状进行分析，确定管理目标并制定相应的计划;在实施阶段（Do），要落实管理工作，实现计划阶段计划确定下来的内容;在检查阶段（Check），对于实施阶段的结果进行深入分析，加强执行力，发现存在问题;在处理阶段（Action），要对实施阶段的结果进行处理，管理中做得好的地方继续发扬，管理不当的地方要总结汲取经验，对于解决不了的问题则进入下一个循环环节进行管理。

3.1 PDCA循环计划阶段（Plan）

医院进行科技档案管理PDCA管理的计划阶段，首先要确认医院科技档案管理的意义和目的所在，通过对档案信息进行合理的充分利用，发挥其在医疗和科研工作中的作用，最终促进医院医疗质量、科研水平的逐步提升。

具体的计划首先是制订规范、健全的医院科技归档材料管理制度，确保医院科技档案管理工作有章可循。例如在医学科研项目档案的管理中，由于具有周期长、专业性强、成套性等特点，材料收集过程包括科研项目申报准备阶段、研究实验进行阶段、总结验收阶段、成果与奖励申报阶段，主要的材料有项目申报书、计划任务书、经费的具体使用情况、实验记录本、技术总结表、科技成果的鉴定证书、性能的检测报告等等，如果没有规范的科技档案管理制度对相关人员进行约束和管理，科技档案的收集、归档、利用将可能遇到很大的

阻碍。

3.2 PDCA循环实施阶段（Do）

医院进行科技档案管理PDCA管理的执行阶段，是指通过实际的工作来实现计划，管理者依据计划阶段制订的相关管理制度，让科技档案相关的工作人员均有明确的工作目标，清楚哪些科技档案管理的工作是需要做的，应该怎样去做。

医院科技档案的管理应分门别类，把不同科室的档案按要求整理保存到位并清晰标注，避免分类不明确、模糊标记等错误方式。科研项目管理是医院科技档案管理最重要的一环，医院应以科研项目管理为导向，明确科研档案不同阶段材料形成者的归档职责，如与科研档案工作相关的部门及人员，如科管部门、项目负责人、课题参与人等均应该有相应的义务与责任。科研项目在结题验收以后，要求将项目申报书等相关档案材料由项目负责人收集整理，档案管理人员审查后，及时填写保管期限并盒装归档。存档材料在收集过程中要求真实、完整、有效，同时所有原件材料均须留有一份复印件分别保存。

医院还应使相关人员及时了解并掌握档案管理制度的具体情况，做好科研档案的收集、整理、立卷、归档工作，形成层的科研档案工作机制，增强医院整体科技档案管理的意识。此外，建议相应的管理部门要加强员工的档案管理规范规则培训工作，定期组织医院档案管理系统化的学习，使工作人员熟悉掌握医院科教档案管理的规范和流程。

3.3 PDCA循环检查阶段（Check）

医院进行科技档案管理PDCA管理的检查阶段，是确保管理计划有效实施的关键点，在检查阶段的管理中需加强监督检查，并在医院日常的运作中加大对科技档案管理的控制，同时积极调动医院全体职员的主动性。

医院应形成科技档案管理监督机制，组建由全院档案兼职人员和各科研项目课题组负责人组成的管理领导小组，科技档案管理部门对科技档案的收集整理实行现场控制，对课题组报送的科技档案进行科学的分类、编目、登记、统计和必要的加工整理，定期对科学项目研究过程的记录进行抽查核实，保证科技数据的真实可靠性。

对于制度运行中出现的问题予以认真分析，对照计划阶段的目标检查实施的情况和效果，在检查过程中找出管理的不足和影响因素，及时对管理步骤以及管理內容进行总结，汲取经验和教训。

3.4 PDCA循环处理阶段（Action）

医院进行科技档案管理PDCA管理的处理阶段，管理人员对科技档案检查的结果和总结进行系统的分析和讨论，并将具体的整改计划方案和意见上报给领导者。这样有助于医院管理者掌握医院科技档案管理环节中的问题，及时根据医院的实际情况，调整并制订下一阶段的管理标准等。在这样的循环过程中，医院的科研档案管理水平也随之不断地提高。

参考文献

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