城建档案集约化管理的必要性及策略

韩秋娟

摘 要：随着城市建设的加速，城市建设的信息呈现急速扩张的趋势，城建档案管理工作更显重要性，城建档案管理面临挑战。基于此，档案集约化管理理念得以提出，是新型档案管理模式，与城建行业档案管理机制相匹配，更显科学性与有效性，实现对行业信息的全面整合，增强部门之间的联动性，切实提升城建档案管理效率与质量。本文结合城建档案管理实践，深入剖析集约化管理模式应用的必要性及策略，以期为城建档案价值的发挥奠定坚实的基础。

关键词：城建档案;集约化管理;必要性;策略

在经济推动下，城市建设稳步向前，城建档案管理工作成为城市化建设的重要前提，能够实现对城市发展规划、决策的有效指导，也是珍贵的财富。面对各行各业改革的深入，档案管理也进入新的发展时期，发挥集约式档案管理手段的作用，强调管理机制的完善以及服务的提升，实现信息资源的综合共享，成为推动城建行业长远与稳定发展的关键。

1 城建档案集约化管理的必要性

1.1 集约化管理是降低管理成本的重要途径

对于城市发展，其与社会经济、政治等多方面关系紧密，涉及城市建设、管理等多领域的信息，而诸多信息的汇总就构成了城建档案，类型多样，规模较大，能够为行业发展提供重要信息支撑。但是，城建档案信息极具复杂性，囊括技术、工程、财务等多部门，同时面对差异化的管理水平，管理制度也是各自为政，凸显管理的分散性，威胁档案的完整性与系统性。依托集约化档案管理方式，实现档案信息的汇总，由專门的档案管理部门负责，实施统一管理，有利于最大限度发挥档案资源的价值。另外，鉴于分散管理对档案安全性的不良影响，集约化管理能够实现对信息的科学分类，及时进行信息整合，有利于及时发现管理中的问题，降低档案信息中知识损耗比例。除此之外，集约化管理能够最大化发挥行业资金优势，提高资金利用率，确保档案管理满足城建行业发展对信息的需求，在根本上减少资源投入，是降低管理成本的重要手段。

1.2 集约化管理是提高城建档案利用率的根本保障

依托集约化档案管理方式，城建档案管理更显规范性。在城建行业的各个部门，其在信息管理方面尚未统一，同时，其涉猎范围较为广泛，一旦管理人员不专业，管理手段不科学，势必影响档案管理效率。依托档案集约化管理，能够将源自多部门的信息进行汇总，由专业人员进行整理归档，能够结合各个部门的实际，综合分析，多角度进行探究，强化信息的互补，达到档案管理水平的真正提升，促使档案管理部门的信息支持功能得以肯定与强化，为档案资源的使用提供便捷。

1.3 集约化管理是优化档案管理体系、加强信息高度整合的手段

在集约化档案管理模式的应用下，城建档案收集范围得以扩展，这对于维护档案的完整性具有重要意义。档案集约化有效地避免了档案收集的重复性，保证信息的准确性与原始性。在集约化的影响下，档案管理体系更显动态化的特点;在传统的档案管理中，分级管理是主要方式，不利于信息的整合，档案查询使用比较复杂，存在档案重复性收集的现象。依托集约化管理，档案库发挥资源库的作用，能够有效剔除重复性档案，管理更加高效，有利于数据使用的精准性。另外，在集约化管理的影响下，数字化档案建设加速，强化信息的高度共享。

1.4 优化人才使用与布局的支撑

城建档案管理工作极具专业性，是重要的信息管理工作。但是，鉴于城建档案类型的复杂性，尤其是差异化的工作流程以及工作方式，加大了管理难度，引发技术管理人才匮乏，不利于整体管理水平的提高。在档案集约化管理中，能够结合城建档案管理规划，充分考虑管理要求，对人才进行合理布局，优化资源配置，最大化发挥人才优势。

2 如何加强城建档案集约化管理

2.1 积极构建科学的城建档案集约化管理制度，发挥联动效应

首先，要结合城市发展规划，综合分析城建档案管理现状，积极成立城建集中档案管理中心，实现对各个相关部门的档案管理工作的统筹管理。同时，要对城建档案集中管理中心的地位给予明确与肯定，以便为后续工作的开展奠定基础。其次，为了增强城建档案集中管理手段的实效性，要结合城建发展要求，综合分析信息需求，对城建档案管理制度进行优化与健全，尤其是掌握不同部门档案管理现状，梳理其存在的缺陷与问题，完善工作机制，保证档案集中管理的实效性。再次，要发挥集中管理的监督作用，保持与各个部门之间的密切沟通与配合，发挥联动机制，以便能够更为及时地投入各个部门档案管理实践，实现管理的优化。除此之外，要制定规范与合理的管理流程，明确各个环节的要求，保证各个管理环节能够实现有序衔接，满足城建档案集约化管理的根本要求。

2.2 建立城建档案集约化管理信息平台，发挥数据库价值

对于城建档案集约化管理，工作量繁重，存在观念不统一的现象，整个推进过程困难重重。为了使加快实现集约化管理目标，需要重视建立城建档案管理信息化系统，加强技术管理与投入，进行平台化与系统化的融合。城建档案管理部门结合实际，构建更具针对性的系统平台，满足档案集约化管理要求。具体讲，整个平台要支持档案资料的收集、登记、存储、管理、检索查询以及利用的需求，支持自动备份功能;从功能角度分析，各个部门结合档案管理需求，对信息内容进行针对性修改;对于集约化管理平台的检索查询功能，主要是在权限支持的情况下，借助系统进行数据库内容的搜索，发挥平台的实际使用价值;集约化管理系统支持计算功能，能够对系统内部城建信息进行搜集，发挥云计算以及大数据的作用，在根本上支持行业以及社会对城建信息的需求。

2.3 重视档案管理人员培训，强化专业技能以及综合素质的提升

从本质上分析，城建档案集约化管理的目的是提升城建档案管理水平，更好服务于档案价值的实现。而这一目标的实现离不开档案管理人员的作用。因此，要重视全面提升档案管理人员的专业技能与综合素质。一方面，要重视组织专业化培训与教育，以集约化管理模式相关知识为内容，促使档案管理人员能够优化知识结构，丰富知识储备，提高专业技能，尤其是对信息素养进行增强，掌握多种信息操作技术，尤其不能忽视网络安全防护措施等内容的培训。另外，思想教育也不容忽视，促使档案管理人员能够积极转变思想，紧跟行业发展实际，积极学习先进的管理经验与模式，正视集约化管理的优势，与城建档案管理实践相结合，为城建档案整体管理水平的提升奠定智力基础。

3 结束语

综上，在城市建设稳步推进的过程中，城建档案管理工作也成为焦点。面对城建档案管理实践，要重视推广与应用集约化档案管理模式，满足档案管理创新与发展的要求，掌握发展策略，依托完善的集约化管理平台与体系，遵循科学的管理制度，在专业人才的支持下，切实提高城建档案管理质量，为行业以及社会的发展提供更加有力的信息支撑。

参考文献

[1]王金峰.城建档案管理的难点问题及策略[J].办公室业务，2019（22）：134+139.

[2]郭平.智慧城市背景下城建档案管理创新[J].山西档案，2019（06）：132-136.