新形势下公立医院人事档案管理存在的问题及对策探讨

谢琪

摘 要：公立医院人事档案管理工作与医务人员的职称评定、专业技能提升以及医疗服务水平有着直接关系。目前公立医院人事档案管理仍存在较多问题，导致人事档案归类困难或不及时，甚至档案利用率低下，不仅影响着人事档案管理工作的顺利开展，还无法保证公立医院人事档案的准确性、完整性，一定程度上阻碍着医务人员、公立医院的生存与发展。

关键词：新形势;公立医院;人事档案管理;存在问题;对策

人事档案记录着医务人员的个人信息、工作经历、职位、培训经历、荣誉、学历、晋升等，在公立医院人才选拔以及培养中有着重要作用，帮助公立医院不断完善人事档案管理，既可满足公立医院的人员调配需求，又能充分发挥人力资源的作用，有助于公立医院的可持续发展。现阶段，公立医院人事档案管理存在的问题阻碍着人事档案管理工作的正常开展，因此，在新形势下必须加强公立医院对人事管理的重视，建立一个共享的信息化档案库，优化人事档案管理流程，并积极、及时更新人事档案，发挥人事档案管理自身的优势。

1 公立医院人事档案管理所存在的问题

1.1 医院招聘和使用人才较为多元化，档案归类困难

在新医改的不断推进下，许多公立医院都进行了相应政策和制度改革，医院的招聘和使用人才更为多元化，医务人员的身份也变得多样化。人事档案的管理压力有所增加，医院对人事档案的管理要求更严格。一般在职医务人员包括非编制和编制，其中又包含专业技术人员和非专业技术人员，而前者可分为卫生专业技术人员、其他专业技术人员，后者可分为管理岗位人员、工勤人员等，不同岗位的医务人员又有不同的档案管理程序，档案归类较为困难，这也增加了人事档案管理工作压力。此外，若医务人员出现身份转变，在信息更新不及时的情况下，便会导致档案出现误差，让人事档案管理困难重重。

1.2 医院医务人员流动性比较大，档案归类不及时

在新形势下，越来越多的公立医院医生跳槽或单独执业，公立医院医务人员的流动性越来越大，加上公立医院对人事档案管理并未足够重视，导致人事档案管理常出现档案丢失、手续不完全、档案更新不及时、材料不完全等现象，直接阻碍人事档案管理工作的正常运转。同时，一些公立医院的医务人员进行职位评比、晋升时，相关材料产生时间比较长，造成人事档案无法及时归档或更新。此外，有些医务人员跳槽至新岗位后，没去人事档案管理中心及时更新档案，易导致所需材料丢失。这些都是导致档案归类不及时，影响人事档案管理工作的主要原因。

1.3 医院档案归类不一，导致档案利用率低下

由于公立医院较为注重医疗设备、医疗技术、财务和病例档案等，而忽略医院的人事档案管理，对档案归类要求不严格，导致医院各单位所收集的第一手档案资料标准不统一，内容混乱，加上多数单位仍使用人工记录方式进行档案记录，造成一些档案不合格，利用率低下。同时将这类不合格的档案交予人事档案管理中心，大大增加人事档案管理人员的工作量，且无法保证人事档案的完整性、准确性。

1.4 医院缺乏专业的人事档案管理人员且管理效率低

由于公立医院尚未足够重视人事档案的管理，所分配的人事档案管理人员多是学历不高、年龄偏高，且档案管理专业水平低下，这些管理人员不仅未经系统化培训，且档案管理意识薄弱，导致医院档案管理工作不够完善，频繁出现档案更新、归档不及时，以及材料缺失等情况，也影响着人事档案管理工作。

2 新形势下公立医院人事档案管理改革对策

2.1 加强公立医院对人事档案管理的重视

公立医院重视人事档案管理是保证人事档案工作顺利开展的重要前提。但在现实中，许多公立医院领导并未形成相关意识和管理理念，导致人事档案管理效率无法提升。医务人员的个人档案记录着其德才表现、工作经历等，对其日后考核、晋升、评比等有重要影响，还关系着医院医资水平，在医院发展和建设中起着无可替代的作用，所以做好人事档案管理非常重要。公立医院除了要增设档案库房，配备专业的档案管理设备外，还要挑选政治素质高、工作责任心强的专业技术人员，做好人事档案管理的收集、整理、更新、传送，不仅能避免公立医院变成“甩手掌柜”，还能保证人事档案管理的正常工作运行。有了专门、专业的公立医院人事档案管理，与服务中心的对接、沟通也能有效加强，从根本上减少了档案的缺失，最终也保证了人事档案管理的实效性。

2.2 建立一个共享的信息化档案库

由于种种原因造成的人档分离，给人事档案的管理和利用带来诸多麻烦，导致人事档案管理工作效率低下。公立医院和服务中心可建立一個能够共享人事档案信息的档案库，采用现代化技术更新、保管相关档案。这样公立医院在需要调取相关材料时，可利用这一档案库获取，在确定材料正确后，再要求服务中心进行提取，既减少了工作人员来回验证的麻烦，又可流通资料，保证档案利用效率。当然，这样一个人事档案库，必须交由相关人员维护和更新，始终保证人事档案的安全性。同时公立医院出现人员流动现象，也可利用这一档案库及时向服务中心传送资料，督促其更新，不仅增进了公立医院和服务中心之间沟通交流，还保证了人事档案的完整性，实现人事档案管理和利用的无缝衔接。

2.3 优化公立医院的人事档案管理流程

为提高人事档案管理的效率，必须对公立医院的人事档案管理流程进行优化，才能保证档案的统一性、正确性、完整性。在新医改的不断推进下，公立医院的医务人员身份越来越多样化，医院的人事档案管理工作也变得繁琐、复杂，更需要一个统一流程进行管理，以提高档案利用率。首先，明确档案收集、整理的流程，避免档案出现缺漏。其次，提高每位医务人员的档案管理责任意识，共同维护人事档案管理工作流程，最大限度保证人事档案管理的发展。此外，加强公立医院人事档案管理与服务中心的档案对接流程，保证档案信息的及时更新。

2.4 利用数字化技术管理人事档案

在现代化技术的不断发展下，公立医院更应与时俱进，合理利用数字化技术管理人事档案，才符合新形势下医院可持续发展的需求。首先，通过数字化技术可有效记录每位医务人员的个人信息档案，避免人工记录所造成的信息缺失，还有利于人事档案的存档、更新。其次，传统人工记录、查找会耗费一定的人力、物力，人事档案传送至服务中心也不够及时，而通过数字化技术可缩短档案查找、记录的时间，提高人事档案管理效率，也为人事档案管理工作带来极大的便捷。同时，通过数字化技术管理医院的人事档案，并不会与服务中心人事档案管理相冲突，只是为了更好的保留第一手人事档案材料，为后续档案更新、利用、传送等奠定良好的工作基础。

3 结语

总而言之，虽然公立医院由服务中心管理着人事档案，但也应该注重人事档案管理的工作，优化医院人事档案管理流程，利用数字化技术进行管理，并与服务中心建立一个共享的档案库，安排专业的人员进行管理、维护、更新档案，才能有效促进人事档案管理的工作顺利进行，最大限度保障医务人员和医院的发展。

参考文献

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