加强学校文书档案管理的对策

何芳雯

摘 要：文书档案管理工作是学校管理工作中非常重要的一部分，与学校的其他工作有着密切的联系，是维持学校稳定和谐的重要环节。基于此，笔者在本文中着重从加强对档案管理的重视程度、规范文书工作和档案管理的衔接、提高档案人员的整体素质、提高服务效率以及加强制度建设等五个方面着重对加强学校文书档案管理的对策进行了较为详细的探讨。

关键词：中学;文书档案管理;对策探究

文书档案管理工作是学校开展内部管理工作中非常重要的组成部分，是衡量一所学校管理水平高低的一个重要标准，能够真实的反映学校的发展状况，具有综合性、职业性、保密性以及阶段性等特点。加强学校文书档案管理工作的开展，不仅能够使学校的文书档案得到有效的管理、利用，还能够提高学校开展相关工作的效率。总之，推动学校文书档案管理工作的开展有着非常重要的意义，档案管理工作人员需要采取必要的措施加强学校文书档案管理工作的开展。

1 加强对档案管理的重视程度

1）转变自身传统思想，树立全员档案管理的意识。加强对文书档案管理工作的重视程度的第一步就是要树立全员档案意识，使相关工作人员充分地利用当前的網络信息技术、视窗系统等工具对文书档案管理工作进行宣传，尽可能让每一位在校师生都能够在对文书档案管理工作有较为透彻的了解的基础上，合理地使用文书档案[1]。而与此同时，相关管理人员也需要增强自身的服务意识，采取一些积极的手段来深化文书档案的开发与利用。

2）提升档案管理地位，设置专职档案管理工作人员。学校领导的管理观念对整个学校的发展方向有非常重要的影响，因此在推动文书档案管理工作开展时，学校领导需认识到档案管理的地位，明确档案管理的重要性，并引入一些能够对档案进行系统化整理，能够以合理的方式保管文件的具有较强沟通能力、业务能力的人员来管理文书档案，让他们有条理地整理相关档案，并与本校其它组织的人员进行联系，保持较为顺畅、持续的沟通，进而推动各个部分的档案管理工作有序开展，保质保量地完成文书档案管理工作。

2 明确管理责任，开展管理工作

为了加强学校文书档案管理工作的成效，需要对档案管理人员的责任进行明确，让他们认识到自己的工作任务是在整理、分类和保存文书档案的基础上有序地开展管理工作。而这也就意味着，档案管理人员需要具备按照标准对文书档案进行分类的能力，及保存以及修复文书档案的能力，并能做好鉴别、收集、整理、归档等相关工作。除此之外，档案管理人员还要能够在实际的管理工作中积极履行指导、监督以及服务职责[2]。在他人来提取文书档案时提供适时的帮助与监督，在为他人服务的同时坚守自己的岗位，对他们的行为进行监督，确保档案的安全。当然，在有条件的情况下，相关工作人员还应该积极引入一些全新的档案管理设备到文书档案管理工作中，适当淘汰一些老旧的档案管理设备来帮助自己开展归档以及保管工作，进而有效推动文书档案管理工作的开展。

3 提高档案人员的整体素质

1）对档案管理人员的素质要求。（1）具备扎实的政治素养以及党性修养。文书档案管理人员必须要具备正确的政治理论认识以及鲜明的、明确的政治立场。这也就是说，从事文案档案管理的人员需要保持忠诚之心，在学习工作中保持刻苦的品行，要坚持爱岗敬业、诚信友善等良好品质。（2）具有一定的专业水平以及能力。文书档案管理人员必须要对档案管理学有一定了解，对“归档范围的原则、依据”“正确保存文书的方法”以及“文书的种类”等基础知识有一定认知，要有足够的服务能力、解决问题的能力，并且要具备一定的职业道德素养，具有一定的奉献精神以及责任心，能够以合适的方式开展文书档案管理工作。只有这样，文书档案管理人员才能够以积极的状态更好地开展文书档案管理工作。

2）提升档案管理队伍的综合素质。提高档案管理队伍的综合素质主要可以采用两种途径：第一，积极引入专业人员。学校在招聘文书档案管理工作人员时可以适当招聘一些专业水平极高能熟练掌握多媒体信息技术的工作人员，使得档案管理队伍的专业水平得到有效提高。第二，落实继续教育。随着社会的不断发展，人们更新技能的频率也因此得到极大提升，如果我们没有及时顺应社会的发展吸取一些新的知识，就很可能会难立足于社会，很难顺畅地开展文书管理工作。而如果仅仅依靠工作人员进行自我教育，不仅会加大工作人员的负担，而且很难取得明显地效果。所以，除了参与到文书管理工作中的工作人员需要对自己进行继续教育之外，相关部门也需要为他们提供一定的契机，让他们更好地进行继续教育。

4 增强创新能力，提高服务效率

创新永远是各项工作开展的第一动力，因此，在落实文书档案管理工作的时候，也需要增强创新能力，树立现代化的档案管理理念，并借此提高文书档案管理部门的服务效率。不管是开展档案管理工作、进行档案信息交流以及开展档案业务工作，要树立现代化的档案管理理念，都必须充分应用现代技术手段，充分利用现代信息技术开展现代化的管理工作，提高管理工作的水平及效率，有效解决文书档案管理中存在的一系列问题[3]。比如说，文书档案管理人员可以借助现代技术将以纸质形式存在的文书档案通过扫描形式变成电子版，进而在有效保护纸质的文书的基础上，提升自身的服务效率，提高文书的利用效率。

5 加强制度建设，保证执行力度

推动制度创新工作，并根据本校实行的管理体制以及文书管理工作的现状，甄别一些不适宜的规定，并进行适当的改进，进而为文书档案管理工作的开展提供强有力的制度保障。

1）完善文书档案管理制度。各个中学的行政管理部门和文书档案管理部门需要根据本校的现实状况共同采取必要的措施建立和完善中学的档案管理制度，尽可能保证中学文书档案管理有一定的制度可循。除此之外，学校也需要根据文书档案管理的特点，采取一些科学合理的方式，完善学校内部的管理制度，明确与文书档案管理制度相联系的各个部门之间的职责，将文书档案的管理工作明确到相应的部门，使各部门在档案管理的收集、整理、保存等各个环节相互配合，较好的完成工作。

各个学校的档案管理部门以及行政管理部门需要从各自掌管的领域对学校的档案管理工作的开展提供一定的监督管理，学校需要安排部分工作人员对文书管理人员的业务开展进程进行监督，并尝试着将工作人员的业务情况与其绩效情况相连接，进而有效调动文书管理工作人员的工作积极性，尽可能提升档案的安全性。除此之外，专职档案管理人员还需要与各个部分的领导以及兼职档案人员保持密切的联系，认真监督兼职档案人员的动向，避免出现一些不必要的问题。

2）建构文书档案工作组织体系。文书档案管理工作在某种程度上是一种具有连续性以及系统性的工作，是需要学校各个部门的配合的。因此，学校应该积极构建文书档案管理工作的组织网络，设置一些专业的文书管理人员，并在每个职能部门都分配一部分文书档案管理员。使文书档案管理人员建构起一个相对严密的体系，促使每一职能部门的比较杂乱且易损坏的文书档案都能够得到妥善处理，为文书档案管理部门开展管理工作奠定基础。而学校也需要根据自身业务的需要，按照相应的规章管理制度来对其进行分工，明确每个部门的职责，通过分工合作的方式做好文书档案管理工作的开展。

6 结束语

综上所述，文书档案管理工作是一项具有很强的专业性的工作，是提高学校管理工作效率以及质量的重要条件，也是维护各个中学历史真实的一项不可或缺的工作，学校和管理人员需要采取必要的措施推动文书档案管理工作的有序开展，发挥文书档案在中学改革发展过程中的重要作用，以更好地为学校和社会服务。

参考文献

[1]王笑.文书档案管理存在问题及对策实践[J].办公室业务，2019（19）：115-116.

[2]孙红源.做好高校文书档案管理工作之我见[J].兰台内外，2019（26）：19-20.

[3]孙红源.做好高校文书档案管理工作之我见[J].兰台内外，2019（22）：19-20.