浅谈事业单位档案管理的现状及对策研究

张丹艳 武有文

摘 要：档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作。档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。

关键词：事业单位;档案管理;现状研究

1 事业单位档案管理管理现状

1）对档案管理工作重视不够。为了加强档案管理，国家颁布了《档案法》，但是有的事业单位对法律法规解读不透，档案管理工作仍然没有受到应有的重视，管理缺乏有效的措施，传统的纸质档案没有得到有效的改进，管理意识淡薄。很多单位把主要的人力和精力都放在中心工作（经济建设）上，档案管理等事务性的工作就被忽视了。另外，受传统观念的影响，认为档案管理工作只是简单的抄抄写写，档案管理水平得不到提升，在实际工作中得不到创新，严重阻碍了事业单位档案管理工作的长期稳定发展。

2）档案管理人才方面存在问题。（1）缺乏专业的档案管理人才，档案管理人员专业水平不够。档案管理工作需要管理人员具备系统的管理知识，但是在实际工作中，学习档案管理的人员少，从事档案管理的人员不能系统的、科学的、专业的对档案进行管理。在有的事业单位中，档案管理人员本身就不是档案专业人员，只是兼职从事档案管理工作，在档案管理中专业水平比较差，工作之前也没有受过相应的培训教育。这些情况的存在均导致工作人员在实际工作中效果不佳，无法发挥档案管理真正价值。（2）档案管理人员退休或离职影响档案管理工作。档案管理是一项延续性工作，档案管理人员离职或退休后，如果没有将具体的档案管理工作交接好，那么也就容易出现“死档”等问题，对于事业单位来讲也是一种损失。而且档案管理人员的流动性比较大，专业熟练的老员工少，业务不熟练的新员工比较多，导致档案管理的专业人才严重缺乏。

3）档案管理设备落后。随着信息技术的不断发展，事业单位档案管理工作也逐渐开始实现信息化，完成数字档案馆（室）建设。但是，单纯依靠人工进行档案登记的情况也还存在，也就导致档案管理工作不但效率低，同时质量也不好，有些档案也无法在规定时间内归档，对档案工作办事效率具有直接影响。另外，当前有的事业单位的技术设备相对也比较落后，档案管理信息化水平普遍较低。档案信息管理系统在当前普遍应用，计算机处理信息的水平也在不断的提高，电子文档的广泛应用取代了传统的文书档案管理模式，办公自动化设备也显示出了强大的优势，但是部分事业单位档案管理的设备比较陈旧落后，信息检索、信息加密、归档、调档等需求难以得到满足，增大了工作人员的工作量，降低了档案管理的工作效率，工作人员对工作的积极性受到了影响。更不利于档案的开发、收集、利用。

4）档案资料利用不佳。虽然事业单位档案资料比较多，但是很多档案常年被摆在那里，很少得到有效的利用，因此也就导致档案资料应用的有效性不高。甚至还有些档案知识的应用也只是表面，无法充分发挥档案资料的应用价值，这些问题在档案管理中均需要得到有效满足。

2 档案管理的改进措施

1）提高对档案管理的重视程度

转变有的领导对事业单位档案管理的思想认识，重视档案管理制度的建設，从管理、资源、政策上给予指导、支持、倾斜，满足档案管理工作发展的各项需求，使档案管理制度更加科学、完善、健全，提供良好的外在条件使其健康发展。

2）重视对档案管理人员的培育。（1）加强档案管理人员的培训和管理。提高事业单位管理人员的素质，明确管理人员的工作职责，建立完善的档案管理机制。增加各种类型的培训，科学合理的制定培训内容，使档案管理人员从理论到实践都有一个很大的提升，并且不仅仅是学到理论，还能把学到的理论灵活的应用到实际工作当中去。明确档案工作专职人员，做好分工使档案管理人员明确自己的工作任务。对档案管理人员进行职业道德、专业知识、计算机技能三方面管理培训，当前我国事业单位办公的大环境是办公自动化，这就要求档案管理人员必须掌握计算机设备的应用，灵活运用办公自动化系统。多角度、多层次的提高档案管理人员的业务素质和管理能力。（2）档案管理人员工作落实到人。在事业单位档案管理人员交接工作中，必须要制定相应的规范制度，如果出现管理人员离职，则首先应该完成交接工作。同时，对于离职人员也必须留下自己的联系方式，一旦档案管理工作中出现问题，则可以让单位立即和当事人保持联系，对于提高事业单位档案管理质量具有重要作用。（3）做好档案管理的工作。在档案管理人员培训工作中，要强调管理人员必须加强对档案管理工作的重视，提高管理人员档案保护意识。对档案管理工作定期进行检查，一旦发现问题立即采取相应措施进行修补。档案管理工作比较复杂，因此在管理工作中需要具有较强的耐心及细心，只有在档案管理工作中足够细心，才能够真正做好档案管理工作，为事业单位发展奠定基础。（4）加强档案管理人员的保密意识。事业单位档案管理工作涉及国家政治、经济发展的重要信息，在事业单位档案管理工作中，不但要提高管理人员的责任意识，更重要的是提高管理人员的保密意识，坚决杜绝国家机密档案泄露，档案管理必须加强保密工作，档案室建设的过程中要严格按照国家的相关标准要求选址、建设。借阅室、库房、办公室要分开，安排专职人员管理，管理人员必须认真负责、持之以恒的对待档案管理的工作。

3）建立高效的网络化数字化管理系统。在目前信息时代的背景下，过去落后的档案管理模式我们必须要转变，必须带来当前档案的管理模式走向现代化。加强对管理人员的培训，把先进的计算机计算应用到档案管理的工作当中，与先进的技术有机的结合起来，将网络化与数字化与档案管理有机的结合起来，满足信息化社会的需求。在档案的分类与归档中，计算机检索功能充分的发挥了它的功能，可以将文书档案按照要求快速的分类过滤，方便管理者检索文档内容，降低了管理者的工作量，大大提高了档案管理的工作效率，带动了管理人员的工作积极性，从而提升了事业单位档案管理的整体效果。

4）提高档案利用合理性。档案管理工作是事业单位的重要工作之一，档案资料的合理利用是其重要组成部分，档案资料只有利用起来，充分服务于本单位和个人，才能够有效发挥其作用。目前正是信息化时代，档案信息的利用也逐渐加大。在事业单位发展进程中，只有定期查阅档案资料，才能够对事业单位信息有全面的了解，这样不但有助于显著提升工作效率，同时也能够对事业单位发展提供资料参考。

5）及时更新档案。随着社会的不断发展，事业单位更新发展速度也在不断加快，在这种环境下，事业单位档案也需要发生变动，对于工作人员来讲则需要结合时代发现需求，及时更新档案资料，以能够不断完善档案资料，以此促进事业单位的可持续发展，并能够显著提升事业单位在发展进程中的吸引力，吸引更多的人才服务于事业单位档案管理工作。

3 综述

档案管理工作是事业单位日常工作的重点，采用有效的措施改善事业单位档案管理中存在的不足现状，积极探索现代化自动化办公设备与系统的强大功能，通过完善事业单位档案管理可以完善数据信息库，敢于尝试勇于创新，利用先进的信息技术，完善事业单位档案管理的制度，加强管理人员的知识储备，提高档案管理人员的专业素质。档案管理工作只有不断在实际工作中不断的探索和改善，才能顺应时代不断发展的要求，全面提升事业单位管理工作的针对性、有效性，最大程度的服务社会的发展。

参考文献

[1]罗红丽.浅谈事业单位档案管理的现状及对策研究[J].办公室业务，2018.20.

[2]朱静文.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].电脑乐园·信息化教学，2019.4.