浅议学院管理人员应具备的意识与能力

成密红 闻海燕

[摘 要]校院二级管理体制下，学院管理工作的任务量更大、范围更广、政策性更强、程序更复杂。面对这些压力与挑战，学院办公室管理人员应不断强化服务意识、全局意识、责任意识、创新意识与效率意识，提高政策把握能力、信息收集与处理能力、谋划能力、沟通协调能力、文字驾驭能力与组织执行能力。

[关键词]二级管理;意识;能力

[作者简介]成密红（1974—），女，陕西武功人，硕士，西北农林科技大学风景园林艺术学院党政综合办公室主任，讲师，主要从事高等学校教育学理论与实践研究;闻海燕（1976—），女，陕西乾县人，硕士，西北农林科技大学风景园林艺术学院教学干事，主要从事高等教育教学研究。

[中图分类号] G647[文献标识码] A[文章编号] 1674-9324（2020）27-0050-02[收稿日期] 2019-10-14

近年來，不少高校正在积极探索和实践校院二级管理体制，其核心是管理中心下移，学院成为管理主体。学院成为管理主体后，管理工作量、工作面与工作难度不可避免地加大增强，相应对学院办公室管理人员的素养与能力提出新的、更高的要求。作者结合所在学校实际情况，就校院二级管理体制下，学院办公室管理人员面临新的压力与挑战，应具备的素质与能力谈几点思考及体会。

一、学院办公室管理人员面临的压力与挑战

（一）校院二级管理体制的内涵

校院二级管理体制改革是高校适应社会改革和发展形势的需要，将管理中心下移，变以职能处室为学校管理主体为以二级学院为学校管理主体的管理模式。校院二级管理体制的实质是通过权力下放和资源优化配置，在学科与专业建设、科学研究、人才培养、学生管理等方面赋予学院充分的办学自主权，在人力、物力、财力上赋予学院更多的支配权;使学院在学校总的目标、原则的指导下，拥有足够的与它担负的责任、任务相对等的权力与利益，真正成为充满活力、相对独立的办学实体[1-2]。校院二级管理体制有利于激发学院的办学动力，激活学校内部办学活力，促进学校的内涵式快速发展。

（二）学院办公室管理人员面临的压力与挑战

校院二级管理体制下，学校的办学重心下移，学院的自主办学权增大 ，工作任务与责任相应也增加。原先由学校相关职能处室负责，学院仅需按照学校文件或通知具体操作执行的工作变为由学院结合实际，制定政策性文件或实施办法，具体操作执行并上报结果和总结。学院办公室作为学院的事务管理中心，管理工作的任务量更大、范围更广、服务面更宽，政策性更强、程序更复杂。面对这些变化带来的压力与挑战，学院办公室的管理人员必须不断提升职业素养和各方面的能力。

二、学院办公室管理人员应强化五种意识

（一）服务意识

办公室管理人员只有不断强化服务意识，转变工作态度和工作作风，才能赢得广大师生的理解、支持与配合，保证各项工作的顺利开展。要有积极主动、热情周到、细致入微、不计得失的服务态度，坚决杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”;要有服务于学院以及全校师生、服务于教育教学需要、服务于学校及学院发展需要，服务于社会及经济发展需要的大局性服务意识;要加强学习，不断提升服务水平与质量。

（二）责任意识

校院二级管理体制下，学院具有更大的权力，相应的责任也更大，学院办公室管理人员必须树立起“责任重于泰山”“办公室工作无小事”的意识。要有求真务实、真抓实干的工作作风;认真谨慎的工作态度;勇挑重担、敢于负责，敢抓敢管的工作魄力。

（三）全局意识

校院二级管理体制下，学院管理工作的综合程度、复杂程度、交叉程度增加，办公室管理人员必须强化全局意识，从全局出发，想问题、理思路、做决定。一是站位要高，要站在一切为了学校及学院利益和发展的高度，围绕大局思考、处理、解决问题。二是眼界要广，要打破个人、部门、本学院的利益圈子，以全校的利益为重，正确处理学院内部、学院与学校、学院与学院之间利益关系。三是目光要远，要从学校及学院的长远利益出发，用发展的、长远的眼光处理问题。

（四）创新意识

校院二级管理体制下，学院会面临诸多的新任务、新问题、新情况，学院办公室管理人员必须强化创新意识，用新理念、新思路、新方法、新举措完成新任务、应对新情况，解决新问题。要有敢于打破常规、敢于突破传统、敢于挑战经验、敢于承担风险，不怕困难、不怕失败、不怕遭受非议，开拓创新、锐意进取的精神;要克服用固定的思维模式想问题、干工作的习惯和安于现状、自满自足、不思进取的思想，用新视角、新思路、新思维、新办法，创造性地开展工作;工作中要及时总结经验、查找不足，分析原因，思考改进及提升的办法与举措。

（五）效率意识

没有“非常效能”，难建“非常之功”。学院办公室管理人员必须强化效率意识，才能应对更多、更复杂的工作。要有强烈的时间观念，反应迅速;要注意工作方法，根据工作性质和要求采取恰当、科学、灵活的工作方法，做到方法最优化、程序最简化、运行最畅化、速度最快化;要随时沟通、紧密配合，团结协作，彼此补台、形成合力，增强战斗力，杜绝各自为政、单打独斗、推诿扯皮。

三、办公室管理人员应具备的能力

（一）政策把握能力

校院二级管理模式下，学校只提供总体目标与规划、指导性原则与要求，具体的目标、规划、方案、办法等均要由学院结合自身发展需要与实际制定。学院办公室管理人员必须了解国家的教育方针及政策，掌握国家在学科建设、教育教学、科学研究、人才队伍等方面的发展战略、决策部署及总体要求，熟知学校的总体规划、目标、要求及相关规章制度，具备一定的政策把握能力，否则在工作中可能会出现原则性、方向性、政策性、根本性错误。

（二）信息收集与处理能力

随着经济与社会的发展，信息已成为比物质和能源更为重要的资源，对人们生活的改变越来越大，对经济与社会发展所产生的影响也越来越深刻。学院管理人员只有具备对信息进行获取、识别、存储、加工、利用等能力，才能不断改进管理模式与方法，提高管理效能。要会利用科学先进的技术手段搜集、分析各类信息，保证信息的“新、真、实”;还要会根据工作需要，对信息进行进一步挖掘和加工，充分地利用信息改进和提升工作。

（三）谋划能力

校院二级管理体制下，更多的工作由学院策划、规划和决策，学院办公室管理人员必须具备一定的谋划和决策能力，才能真正当好领导的参谋和助手。要坚持学习新理论、新理念、新知识、新技能，提升知识厚度、视野宽度与胸怀广度，培养创造性、发散性、多层次、广视野的系统性全局思维与规划能力;要有超前意识，對于工作要超前思考、提前介入、先行调研，为重大决策的出台提供依据、资料和计划;要与领导“同频共振”，想领导之所想，谋领导之所虑，谋在核心处、谋在关键点;要会围绕学院发展目标和中心工作，有目标性地策划一些工作，使学院的工作出特色、出亮点、出品牌。

（四）沟通协调能力

良好的沟通协调能力是学院办公室管理人员必备的能力。在协调各方面的关系中，既要注意分清工作主次与利害关系，抓住主要矛盾、重点工作和关键点，统筹兼顾，注意方式、方法与技巧，又要根据不同的人、事、时选择不同沟通方式和语言，做到因人而异、因事而异、因时而异。

（五）文字驾驭能力

办公室管理人员的文字驾驭水平直接关系到能否完整体现领导的决策意图以及决策能否准确下达并得以落实。办公室管理人员必须具备扎实的文字功底，能熟练掌握各类公文的格式、要求、特点及语言表达技巧，全面了解与拟起草文稿相关联的基本情况，准确把握文件精神实质，深刻领会领导的决策意图;做到不仅要提笔能写，而且要文种恰当、格式规范、文字简练，表达准确。

（六）组织执行能力

学院办公室管理人员必须具备较强的组织执行能力，才能应对更多、更复杂的工作以及突发事件、应急事项与紧急情况。要会根据工作内容及要求，制定出科学合理的工作计划或实施方案;会调动和利用各方面的力量与关系组织开展工作，做到发挥优势，各司其职，各负其责;会灵活解决工作实施过程中出的问题与突发情况。

参考文献

[1]伍超.普通高校实行校院二级管理的认识与思考[J].杭州电子工业学院学报（高等教育研究版），2004（05）：27-30.

[2]王仁高，韩强，王凯荣.关于青岛农业大学深化校院二级管理改革的调研报告[J].青岛农业大学学报（社会科学版），2012， 24（04）：40-43.