新时期如何做好人事档案管理工作

宋谋涛

【摘要】人事档案记录着每一位员工的个人经历和工作绩效，无论是对员工个人本身，还是对企业，意义都十分重大。因此，在新时期，企业如何做好人事档案管理工作变得尤为重要。本文简要叙述人事档案管理工作中可能遇到的一些问题，并针对这些问题提出相应的解决方案。

【关键词】人事档案;管理;问题

随着我国各项体制改革的不断深化，人事档案管理工作面临新的挑战。人事档案是企业对员工个人的经历、活动、表现等的真实记载，一个人从小到大的经历都记录在上面。因此，各用人单位在招收员工的时候，经常将员工个人的人事档案作为录取的参考依据，通过人事档案上记录的学历、经历及社会关系、思想品德、业务能力和奖励、惩罚等综合情况，来决定是否录用此人。因此，在新时期，如何做好人事档案管理工作，解决人事档案管理工作中遇到的问题，已经成为人们需要关注的话题。

一、人事档案管理工作存在的问题

（一）很多企业没有意识到人事档案管理的重要性。当前很多人不明白人事档案有什么用处，对于自己的工作生活有什么帮助。因此，很多人不注重自己的档案，把档案放在家中不管，甚至有的人早就丢掉了自己的档案，然后在就业时胡乱填写资料，导致资料与简历中的信息不符。现如今，有很多企业存在着类似的现象，未能意识到人事档案管理工作的重要性，只是认为这项工作是一个无关紧要的事情，往往是应付了事。还有一些单位，没有顺应时代发展的潮流，及时更新企业人事档案管理方法，依然使用传统的管理办法，没有引进先进的设备，从而使企业的档案管理遇到问题。另外，一些企业的档案管理人员缺乏相应的管理知识，这些都使档案管理工作的开展受到了抑制。

（二）人事档案收集的资料真实性、准确性不高。我们都知道，人事档案是很多用人单位招聘员工时的主要参考依据，因此，人事档案中资料的真实性、可靠性尤为重要。随着社会科学技术的发展，网络化的不断普及，企业收集的人事资料也往往是真假参半，不能实现人事档案的最基本用途。有很多企业对于人事档案材料是应付上级调查随意收集一点，信息量根本不够。我们都知道，人事档案是每一位员工都需要建立的，不单单是基层的员工，还包括各个企业单位的领导。这样一来，在进行人事档案管理工作的时候要做到一视同仁，不能因为某些人是领导而认真收集资料，而对于那些普通员工的档案就应付了事，这是极不负责任的表现。还有一部分人为了好找工作，甚至伪造学历，这些都使档案的真实性、可靠性降低。究其原因，主要是企业在收集资料时没有做好审查工作。

（三）管理人事档案的工作人员素质较低且缺乏专业性。如今，有很多企业依然沿用传统的人事档案管理办法，这种传统的管理办法不仅需要投入大量的人力，更需要档案管理工作人员投入大量的精力。这些员工在进行人事档案管理工作时，通常会反反复复查看资料，这些纸质档案被人反复拿来拿去，会变得十分脆弱，上面的字也会越来越模糊，纸张也有变黄的现象。这样一来，就很容易出现信息缺失或者错漏的现象。当然，还有一些企业的人事档案管理工作人员缺少专业知识，对档案的区分和管理并不十分了解。这样一来，非常容易出现人事档案丢失的现象，或者在调用人事档案时不能及时找到相应的档案。这些，都会给企业人员发展带来一定的问题。除此之外，也会有这样一些员工，他们虽然有着很强的专业知识，但是没有合格的专业素质，往往为了自身的利益，利用自己工作职位方便，出卖或泄露他人的档案信息，给当事人带来困扰。

二、如何解决人事档案管理工作中遇到的问题

（一）提高企业人事档案管理意识。一个企业想要做好人事档案管理工作，必须要对人事档案管理工作有一个良好的认识，理解人事档案管理工作对于企业和个人的重要性。企业在管理人事档案的时候，应该单独分配专门的管理人员对档案进行管理，切不可为了方便或是节省资金而让一人身兼多职。当然，各单位也需要结自身实际，顺应现今社会的发展潮流，为人事档案管理寻找一种新的方式。各单位必须让工作人员时刻牢记干部人事档案管理的重要性，对人事档案管理工作的材料收集要仔细认真，对于材料的归档要做到心中有数。当然，企业应该注重对人事档案管理工作人员的培养，组织档案管理工作人员学好档案管理技術，管理好所有员工的人事档案。人事档案管理工作的意义十分重大，不仅各用人单位需要加强重视，各个相关部门也应该给予一定的支持和帮助。从企业到个人，只有每一个人都正确认识档案管理工作的重要性，才能管理好人事档案。

（二）对收集的档案材料进行仔细核查。随着科学技术的不断发展，互联网的不断普及应用，各类信息层出不穷。人们可以通过互联网收集自己想要的资料，不仅快速方便，而且信息量十分强大。与此同时，也带来了一些问题。人事档案管理人员在收集人事资料的时候，往往不能辨认资料的真实性、准确性，或是并没有去注意收集的资料是否真实准确，就将其记录在了人事档案当中。对于这类现象，需要企业有专业的管档人员，加大档案资料收集的工作力度，对收集到的材料要经过严格审查，保证档案材料的规范性、真实性、完整性。另外，形成档案材料的各有关单位还应该和材料收集部门密切沟通，随时确保材料信息的真实性。

（三）加强对人事档案管理工作人员的培训。一个专业的档案管理人员不但能够收集整理好企业所有人员的档案资料，还能够及时地根据需要找到每一位员工的个人资料。这样的专业人士，不仅可以帮助企业更好地培养人才、了解员工的真实情况，更能够提升企业自身的魅力，吸引更多的人才。因此，企业需要组织人事管理人员集中学习人事档案管理相关知识技能，并定期对人事管理人员、联络员进行专业知识和档案管理规定等相关内容的培训，通过上级主管部门协调，让人事档案材料归档纳入各单位干部人事管理工作职责和考核内容，形成良好的制约机制。

三、结语

如今，时代在发展，社会在进步，人事档案管理工作也进入了新的时期。在这新的社会背景下，人们应该对人事档案管理工作有更新的认识和了解。为了企业更好地发展，为了员工更好地工作，人事档案管理工作人员必须做好档案管理工作，打破传统的管理方式，结合新的社会背景，更好地为企业和个人服务。

【参考文献】

[1]过言之.建立人事档案管理中心可行性研究及法律探索[J].兰台世界，2012.

[2]肖晓丽.人事档案管理存在问题与发展策略探析[J].湖南人文科技学院学报，2007（6）：81-82.