供销社人事档案管理问题与对策探讨

杨树立

【摘要】近年来，伴随着社会进步及经济发展，供销社人事档案管理水平日趋成熟，社会对供销社人事档案管理的要求也更为严格。人事档案管理作为供销社日常工作的主要组成部分，其管理水平高低与内部人才配置合理性间存在着密切联系。一旦忽略人事档案管理则可能影响其人员岗位结构，造成不可预估性损失。本文以供销社人事档案管理为切入点，分析现存问题，提出管理对策，旨在为相关从业人员提供更多的实践经验。

【关键词】供销社;人事档案管理;问题;对策

自进入21世纪以来，在社会经济稳健发展的大背景下，我国供销社人事档案管理水平趋向成熟，社会对于供销社人事档案管理提出全新的要求及标准。从供销社角度来看，人事档案是单位中所有工作人员基本信息的重要载体，真实记录所有工作人员的储备能力，占据着单位人员调整及工作分配极其重要的地位及作用。同时，供销社所有工作均围绕客户开展，并且各项工作开展无法脱离工作人员的支持，说明做好供销社人事档案管理工作具有重要作用。受社会环境持续改变的影响，供销社日常管理工作内容发生了较大的改变，而如何主动迎合时代发展潮流，调整人事档案管理模式，得到越来越多从业人员的关注及重视。鉴于此，本文针对“供销社人事档案管理问题及对策”进行分析研究，具有重要的意义。

一、供销社人事档案管理的现存问题分析

（一）管理意识淡薄。目前我国供销社人事档案管理普遍存在认识层面误区，错误认为人事档案管理工作无法为单位创造更多的经济效益，其工作内容可有可无，同时部分管理人员对档案科学管理的方法规范不能清晰认识。并且，部分供销社管理人员自身人事档案管理安全意识相对淡薄，以不注重档案积累及保护为集中体现，尤其是表格填写过于随意，造成人事档案资料中出生年月及参加工作时间出现前后不一致的问题。此外，与其他管理工作相比，人事档案管理工作具有机密性、政策性及专业性强等鲜明特点。同时，受人事档案管理往往需要交由专业人员全权负责的影响，其存放区域相对独立，一旦供销社自身办公用房无法得到保证，则直接影响总体管理效果。相较于其他事业单位，供销社人事档案管理设备配置过于简陋，极个别供销社档案存放室始终与人事办公室合用。此外，部分供销社人事档案往往交由人事相关人员进行监督管理，造成其档案管理专业性远远不足的问题，无法从根源上认识到材料归档及信息收集的必要性及重要性，而档案管理人员自身身兼多职，不仅难以保证自身精力完全投入到工作，而且还会影响归档整理的及时性。

（二）管理制度不全。即便供销社基本形成完整的人事档案管理规章制度，但是仅仅停留于档案整理、档案收集及档案管理等基础工作环节阶段，尚未灵活运用现代化及信息化技术手段，造成其档案管理理念及管理模式远远滞后。从管理流程角度来看，人事档案材料收集、整理、鉴别、归档、查阅及更新等环节的工作效率低下，而其管理工作效率低下问题的产生原因相对复杂，与计算机及档案管理软件购买更新速度缓慢存在密切联系。一旦缺乏专业的计算机则造成档案管理人员仅仅停留于手工检索及编辑的阶段，造成档案归档及利用率远远不足，甚至可能造成档案装订不够及时，无法全面整理流动性档案，导致档案信息混淆的问题。

（三）档案利用不足。现阶段我国供销社人事档案利用水平相对较低，无法充分发挥其真正价值及作用。供销社人事档案管理中收集、鉴别、整理及保管等环节均应以向受众提供全面档案信息资料为核心目标，尚未在真正意义上做到服务于供销社人员调动等人事方面工作，为干部人事决策提供强有力的支持。同时，与其他管理工作相比，人事档案管理广泛存在“轻利用、重保密”的问题，其档案资源及服务开发的意识远远不足。即便开展档案利用，但是其利用范围仅仅停留于内容查阅的范围，例如：工资、职称、简历及自然情况等，一旦其利用方式过于单一则造成档案开发利用工作始终停留于被动服务阶段。

二、供销社人事档案管理问题的解决对策分析

人力资源信息具备准确性、完整性及原始性等鲜明特点，而如何保证信息来源准确可靠，完全服务于供销社日常工作，得到越来越多从业人员的关注及重视。由此可见，搭建高效的人力资源信息化管理系统，不仅能实现供销社人事档案信息化管理的目标，更大大提高了人力资源信息收集工作效率，确保人事档案信息利用效果。

（一）组织岗位培训。一般说来，供销社人事档案管理工作水平高低与自身重视程度及档案管理人员综合素质水平间存在着密切联系。因此在实际管理的过程中，相关供销社秉持实事求是的工作原则，持续扩大档案管理相关法律法规的宣传力度，帮助管理人员从根源上认识到开展档案管理工作的必要性及重要性，纠正其认知，并且加大对于人事档案管理的重视程度，积极建设专业化管理团队，尽量纳入日常议事日程，通过组建档案管理领导小组等方法进行定期督促、指导及检查等方面工作，便于及时发现及彻底解决档案管理的现存问题，保证人事档案管理工作有序开展。同时，为了向人事档案管理提供物力财力人力的支持，供销社必须严格要求档案管理人员的准入标准，例如：要求档案管理人员具备很强的责任心，保证作风正派等。同时，需要做好人事档案管理人才的教育培养工作，定期或不定期组织档案管理专业化培训活动，帮助管理人员及时更新及全面掌握最新的理论知识及管理技术手段，有助于纠正其人事档案管理的错误认知，树立管理人员强烈的工作责任感及责任心，进一步提高档案管理的总体技术水平。此外，鼓励人事档案管理人员主动学习，持续提升自身综合素质水平及专业工作能力，真正意义上完成本职工作任务。

（二）健全管理机制。在实际管理的过程中，供销社应立足于自身人事档案管理工作的具体情况，不断健全人事档案管理工作机制，例如：明确人事档案管理相关实施细则，详细落实其具体管理流程，并且积极引进人事档案计算机辅助管理机制，规范档案材料收集、整理及归档的管理流程，尤其是档案转出及转进等环节，预防出现虚假材料入档的情况。同时，细化人事档案案卷整理工作内容，突出人事档案案卷整理工作的完整性、全面性及科学性，搭建具有供销社特色的人事档案管理模式，真正意义上做到档案收集及时收集完整，消除影响档案鉴别质量的风险因素。

（三）形成业务档案。在实际管理的过程中，供销社应尽早形成独具特色的专业化技术人员业务档案，实现高效管理专业技术人员的目标，对于干部选拔任用及职称晋升等方面占据着极其重要的地位及作用。同时，供销社专业技术人员业务档案内容相对复杂，包括基础材料、专业技术资格任职材料及供销社专业技术成果材料，例如：以基础材料为例可细分为个人基本情况材料、学历学位证明、继续教育及专业技术进修证明、个人专业技术工作总结及脱离原单位参与借调、挂职及培训等工作经历证明。由此可见，建立具有供销社特色的专业化技术人员业务档案能完全服务于人事档案管理工作，大大提高供销社行政管理及业务开展的效率。

三、结语

通過本文探究，认识到供销社所有工作均围绕客户开展，并且各项工作开展无法脱离工作人员的支持，说明做好供销社人事档案管理工作具有显著作用。因此，相关供销社应秉持具体问题具体分析的工作原则，加大对于人事档案管理的重视程度，全面分析人事档案管理的现存问题，以树立内部管理意识为前提条件，采取相应的解决措施，搭建以人力资源信息为主题的信息管理模型，充分发挥管理模型的作用，为促进我国供销社人事档案管理水平进一步提高提供强有力的支持。

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