浅析测绘档案的类目设置

朱明亮

摘 要：测绘档案的类目设置是测绘档案管理工作的重要环节。本文根据《中国档案分类法》的基本原则，结合安徽省测绘档案资料馆的实际，对简约适中地设置测绘档案类目进行了分析探究。

关键词：测绘档案;类目设置

测绘科学技术档案（以下简称测绘档案）是指在测绘生产、科学研究、基本建设等活动中形成的应当归档保存的各种技术文件、原始记录、计算资料、成果、航摄像片、圖纸等，它包括纸质、胶片、磁带、磁盘、光盘等多种载体形式。测绘档案是国家极其重要的基础地理信息资源，在经济建设、国防建设、社会发展和生态保护中发挥着极其重要的基础和先行作用。要想科学管理好测绘档案资源，并能高效便捷提供利用，使其充分发挥应有效益，实体分类及类目设置工作应予以高度重视，做到慎之又慎，既要准确精当，又要简明扼要。

1 分类原则

1）测绘档案实体分类应当以馆藏档案实体为对象，依据测绘科技活动的职能分工，结合档案形成的时间、组织机构、地域、载体形态等多种特征进行。

2）测绘档案的实体分类、整理、排架必须遵循档案形成的规律，保持档案之间的有机联系，便于进行科学管理和提供利用。

3）测绘档案分类可根据《中国档案分类法》采取的体系进行，从总到分，层层隶属，构成具有隶属并列关系的树枝状档案类目等级体系。

4）同一层次类目的划分原则上应当使用同一标准，使下位类目的外延之和等于其相应上位类目的外延，避免互相交叉和重叠。

5）类目的设置应结合馆藏实际，有档案的则设，没有档案的则不设;档案种类多、数量大的则多设几类、多分几级，反之，划分的类目就可少一些、粗略一些。

6）类目名称和标记符号，力求准确、简明、易懂、好记，便于人们掌握和使用。

7）考虑到类目扩展的需要，在类目编号中应预留一定的空号。空号的位置一般放在顺序号的末尾，也有插在中间某处的，原则是使其尽可能接近今后可能需要扩展的位置。

2 类目划分的方法

1）一级类目按照测绘科技活动的职能分工进行划分，与《中国档案分类法测绘业档案分类表》（以下简称《分类表》）的一级类目的划分结果保持一致。

2）一级以下类目的划分方法因类而异，如综合类可按年代、保管期限、问题性质等分类;测绘生产类目可按专业活动、地域、载体形态等分类;测绘科研档案按研究课题或按研究课题结合专业分类;基本建设按工程项目分类;仪器设备按设备型号或按设备型号结合专业性质分类;标准、计量按专业分类等。

3 类目设置

依据《分类表》，测绘档案共分十四个一级类目，下设若干个二级类目、三级类目，个别还设置了四级类目。但测绘档案实体分类应切实以档案实体为对象，结合馆藏实际，这样往往可以使类目设置更加简明，归档组卷更方便。

下面，笔者就以自己所在的安徽省测绘档案资料馆为例，对测绘档案的类目设置进行简单的探讨。

安徽省测绘档案资料馆是全省基础测绘档案和资料的保管、提供场所，馆藏虽较为丰富，但档案类目设置仍有不小的简化空间。根据《分类表》的规定，再考虑到馆藏档案的具体情况，在“TD测绘”这个基本大类目下只需作如下设置：

TD1         综合类

13          测绘管理

131         计划管理

1312        年度计划

132         生产管理

1321        项目设计

1324        标志

15          测绘史志

152         测绘志

2           大地测量

23          三角、导线测量

231         技术设计

232         选点、造标、埋石资料

2321        点之记

2322        标志委托保管书

234         观测记录

2341        水平角或水平方向观测记录

2342        垂直角观测记录

2344        归心元素测定资料

2346        展点图

235         计算资料

2351        水平方向表

2352        点位坐标计算资料

2353        三角高程平差计算表、图

2354        成果表

2355        数据信息光盘

236         技术总结、验收报告

2361        外業观测技术总结、验收报告

2362        内业计算技术总结、验收报告

25          水准测量

251         技术设计

252         选点、埋石资料

2521        点之记

2522        水准路线图

2523        标志委托保管书

254         观测记录

2541        水准观测记录

2542        水准点高差与概略高程计算

255         计算资料

2551        水准点高程计算资料

2552        水准点成果表

2553        水准网平差资料

2554        数据信息光盘

256         技术总结、验收报告

2561        外业观测技术总结、验收报告

2562        内业计算技术总结、验收报告

3           摄影测量

31          摄影

311         计划、合同书

312         摄影底片

313         摄影底片登记簿

314         鉴定表、索引图及缩微检索片

316         技术总结、验收报告

32          航空摄影测量

321         技术设计书

323         图历簿（现已改为“文档簿”）

324         控制片

325         调绘片

327         航测外业原图

328         控制加密计算资料

3291        控制加密成果、略图

3292        加密片

3293         航测内业原图

3294         航测检测资料

3295         数字化测图数据采集资料

3296         数字化地形图资料

3298         技术总结、验收报告

41           地图制图与地图印刷

411          普通地图制图

4111         地形图制图

4112         影像地图制图

412          专题地图制图

4121         自然地图制图

41212        地质图

41213        地貌图

41215        水文图

41216        土壤图

4122         社会经济图制图

41221        历史地图

41222        政区地图

41227        农业地图

41228        矿产地图

412292       交通地图

412293       商业地图

412295       旅游地图

4124         环境地图制图

41243        自然灾害图

413          地图集制图

4131         综合地图集

4132         普通地图集

4133         自然地图集（仿TD4121分）

4134         社会经济地图集（仿TD4122分）

414          特种地图

4142         电子地图

43           地籍测绘

431          城镇地籍测绘

4311         技术设计书

4312         地籍控制测量资料

4313         地籍控制点成果表

4314         地籍控制點点之记

4318         界址点坐标表

43191        地籍图

43192        宗地图

43195        技术总结、验收报告

上表清楚地反映了安徽省测绘档案资料馆的馆藏情况，十四个测绘一级类目只需设置其中五个，再往下划分，二级类目仅十一个，三级类目也就四十九个，与《分类表》相比较，无疑要简单得多。

但上表中的类目号值得商榷。其优点在于：与《分类表》完全吻合，规范严谨，不会造成混乱。而不足之处则是：数字不连贯，类目号有相互脱节之嫌，类目仍不够简明。笔者曾设想，为了能使类目号前后更连贯，使类目更简明，可以在不违背《分类表》精神的前提下，使用汉语拼音字母与阿拉伯数字相结合的组合式符号代替上表中的纯阿拉伯数字类目号。当然，或许还可以采取其它更好的办法来解决这一问题，有待我们进一步探究。