对学校文书档案工作的思考

莫红艳

摘 要：学校文书档案是反映学校党务、行政管理等活动的档案，从事学校文书档案工作的相关责任人首先要明确学校内的文书档案工作的特殊性和重要性，其次要转换自我的意识和理念，成为一个与时俱进的管理者，将先进管理模式纳入其中，从而提高工作效率。在开展学校文书档案工作的同时，需要引入竞争机制，从而提高工作人员的危机感，以此释放其活力。

关键词：学校教育;档案管理;工作模式;方法分析;思考总结

文书档案工作是一项不甚起眼的工作，很多人把这项工作看得很轻，在这种状况下，学校的文书档案管理者更不应该对自己放松要求，应该积极地承担起本人的职责和工作，为学校的发展和壮大贡献出自己的一份力量，这对于文书档案管理者的工作能力的提升也有着积极的作用。

1 对于学校文书档案管理工作的分析

1）学校文书档案管理工作的内在特点。要想搞清楚学校的文书档案的内在特点，首先务必要搞清楚文书档案的实质，唯其如此，才能搞清楚学校文书档案的内在特点。所谓的文书档案是机关、团体、企事业单位内部在完成行政管理事物中产生的、由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。其中包含着命令、指示、决定、布告、批复、通知、信函、简报等等。学校文书档案，顾名思义，是指在学校产生的文书档案，与教育理念高度契合，是关于学校的发展、教学理念的创新、教学任务的开展的一种文书档案，具有高度的教育性、时效性、思想性，对于学校的发展和学生的成长都有着极为重大的意义。

2）学校文书档案管理工作的重要性分析。学校是哺育学生的地方，如果学校开展不好文书档案管理工作，不能使其发挥应有的指导作用，很容易使得学生散漫无际、无拘无束、有恃无恐、违反纪律，也有可能令学生在学习的过程中丧失能动性，教师的威信也必然受到相应的影响，整个学校会丧失方向感和核心价值观。学生需要在文书档案的指导下，梳理清楚自己的学生生涯，更加合理地利用时间，更加严格地要求自我，从而成为一个时刻进步的学生。学生只有成为一个时刻进步的个体，那么他们在学校的时间才没有被虚度。

3）学校文书档案管理与其他领域文书档案管理的不同。学校是开展教育的所在，学校存在的目的是造就更加美好的青年一代。换言之，学校文书的存在目的也是为了令更多的学生明确教育理念和教学纲领，从严要求自我，令自己在学校的每一天都更有意义、更有价值、更加积极向上。学校文书档案的存在也是为了达成此目的。换言之，学校使用文书档案，就是为了令学生严于自律、勤学奋进、不畏艰难、勇敢前行。和一般的文书档案相比，学校的文书档案有着更强大的人文性、教育性、交互性和能动性，因此，工作人员在开展学校文书檔案的过程中，需要充分了解学校文书档案的内在特点，继而彰显出学校文书档案的特质。

2 当下学校文书档案管理的问题分析

1）人浮于事、消极敷衍现象严重。心态决定状态，态度决定一切，当下学校文书档案管理者存在着一个显著的问题，即存在人浮于事、消极懈怠的态度。很多学校的文书档案管理者没有从根本上认识到文书档案管理工作的重要性，因此在开展工作的过程中，消极敷衍、得过且过、不思进取、人浮于事，这样的工作状态如同是流行性感冒，在群体之中不断地传染，从而导致了越来越多的人被这种情绪所笼罩[1]。文书档案工作的重要性没有被这些人从根本上加以重视，因此他们在从事文书档案工作的过程中，屡屡出现了问题和纰漏，这些问题和纰漏都是值得反思的。

2）相关人员的工作视野狭窄，缺乏创新思维能力。文书档案管理者需要有宽广的视野，应在完成本职工作的同时，不断进行思考，提升自身的创新思维，一旦缺失了创新性思维，会使得自己的工作陷入僵局。当下学校文书档案管理者存在着的一个重大问题便是自身的工作视野相对狭窄，不懂得创新、发展的工作方法，更不懂得把符合时代的档案管理模式纳入档案管理之中，这对于档案管理工作必然会造成很大的影响和阻碍。文书档案工作者不应该在开展工作的过程中存在消极懈怠的思维模式，而是应该力求创新和突破，通过创新和突破使得自己的工作能够迈上新的台阶，也能够更上一层楼。

3）文书档案的管理工作效率低下。文书档案管理工作，是一件看似容易实则艰辛的工作，需要从业者有着极为丰富的工作经验、出色的管理技巧、强大的记忆能力以及充沛的体能，同时同事和同事之间也应该具备高度默契的互助共进力。当这些内在素质都具备时，一个文书档案管理工作者才能够把自己的工作做到位，这是值得重视的，也是值得努力提升的。

3 学校档案文书管理工作者应如何做好工作

1）转换意识，提升工作责任心。学校领导在选拔档案管理者的过程中，应加强对其工作积极性和工作责任心等方面的考察，因为一个人的能力是其心态的延伸。如果一个档案管理工作者能够从心底转换了本人的工作态度，认识到档案管理工作的极端重要性的话，那么自己的工作能力、工作效率、工作责任心必然能够得到极大的提升和进步[2]。

2）丰富管理工作方法，实现与时俱进。学校的档案管理工作者不应是一个不思进取、思想刻板、因循守旧的人，应该结合时代的发展和变迁，将更多的崭新元素带入到学校的档案工作体系之中，从而使得文书档案管理工作者在全新的工作思想和技术的帮助下，实现工作能力和工作效率的提高，这是时代的选择，也是档案管理工作的必然要求。文书档案工作者需要把电子档案和纸质档案相结合，从而能够拓展工作视野，丰富管理办法，懂得条条大路通罗马的道路，也能够在管理档案的过程中更加自得从容。

3）引入岗前培训机制和岗内竞争机制。很多文书档案管理工作者在开展工作的时候，上进心和努力程度不够，由此出现了人浮于事、工作能动性低等等问题，因此学校有关方面和负责人应该对此加以匡扶和修正，从而找到正确的方法，帮助全体的工作人员改正各自的消极心态，使其秉持积极的工作态度、沿着正确的工作道路，不断地向前迈进。为此，学校相关部门应在培养文书档案管理人员的过程中，具备正确的用人观，将岗前培训机制纳入其中，从而令文书档案管理工作者更加专业、更加务实、更加敬业，并且提升本人的业务能力，由此使学校的文书档案管理团队能更加高效、务实、扎实、严谨。与此同时，校方应该秉持能上能下的用人观，针对就职人员进行相应的岗位内部竞争，对于那些人浮于事的、表现不佳的、得过且过的、不思进取的文书人员应该进行坚决的、毫不留情的排除，对于那些表现优秀的、业务过硬的人员则应该进行相应的提升，从而真正将“选贤举能”这四个字落到实处[3]。

4）在开展文书档案过程中引入数字化管理。当下是一个数字化的时代，因此每一个领域内的从业者都需要认真地学习相应的技术，将数字化的理念容纳到本行业中，从而使得本行业迸发出巨大的生命力和内在活力。学校开展文书档案管理工作的时候，也应该酌情使用数字化的文书档案管理模式，从而提高文书档案管理的安全性和工作效率，减少散佚事件的发生概率，提高工作的准确度，并且可以通过数字化的文书档案的管理模式加快信息的交互和反馈。

4 结束语

学校的文书档案管理工作是极为重要的，值得全体的从业者高度重视，也需要相关工作人员秉持正确的工作方法和工作理念，一丝不苟、求真务实地加以完成相应工作，从而能为本学校贡献出最大的力量。学校在用人过程中，需要秉持能上能下的用人原则，把岗前培训机制和上岗竞争机制结合，从而打破死水化的用人模式，也使得相关人员可以增加相应的危机感和上进心，自始至终都能够高度认真负责，在工作上付出全部力量。

参考文献

[1]劳寒梅.中职学校文书档案管理工作的现状及应对策略研究[J].办公室业务，2018（13）：124.

[2]张捷.学校文书档案管理信息的电子化应用[J].卷宗，2018，（19）：75.

[3]吴秋燕.中职学校文书档案管理保密与利用探析[J].中国科技投资，2017（19）：196.