新冠肺炎疫情背景下高校档案利用服务实践与思考

张兴

摘要：本文通过对新冠肺炎疫情期间高校档案馆服务现状的整体分析，总结了高校档案馆在疫情期间不同阶段的档案利用方式，结合牡丹江师范学院档案馆在新冠肺炎疫情期间档案利用服务具体实践工作，提出构建高校档案馆云服务模式的设想和展望。

关键词：档案馆;新冠肺炎疫情;档案馆云服务

中图分类号：G271 文献标识码：A

2019年12月以来，新冠肺炎疫情席卷全国，因其具有传播速度快、传播范围广、潜伏期长且潜伏期具有传染性等特点，引起全国乃至全世界的广泛关注。WHO（世界卫生组织）将新冠肺炎疫情列为国际关注的重大突发公共卫生事件。截至2020年4月28日23时05分，全国累计确诊病例84 367例，累计治愈病例78 712例，累计死亡病例4643例，现有确诊病例1012例;海外累计确诊病例3 005 982例，累计治愈866 089例，累计死亡病例208 313例，现有确诊病例1 931 580例[1]。从全球疫情数据可以看出，目前国内疫情基本得到了控制，但海外形势正处于暴发阶段，而且正处于上升趋势。全球疫情防控形势压力巨大。

档案是历史的原始记录，是前人留给今人的宝贵精神财富。在新冠肺炎疫情这样的重大突发公共卫生事件面前，档案行业能做什么，能为此提供什么力所能及的服务，这是每一位档案工作者在近期需要思考的问题。国家档案局在2020年2月7日紧急发布了《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》[2]，要求各级档案部门要深入贯彻落实党中央、国务院关于新冠肺炎疫情防控工作的各项决策和部署，增强档案部门服务中心工作的能力，在确保疫情防控安全的前提下，主动承担任务，积极履职尽责，创新工作方法，增强疫情防控工作的针对性、实效性，为打赢疫情防控阻击战做出档案部门应做的贡献[3]。

1 新冠肺炎疫情下高校档案馆服务现状

1.1 疫情开始阶段（1月下旬—2月上旬）

1月23日，武汉“封城”：全市城市公交、地铁、轮渡、长途客运暂停运营;无特殊原因，市民不要离开武汉，机场、火车站离汉通道暂时关闭。随即，全国各省启动重大突发公共卫生事件一级响应。新冠肺炎疫情刚开始暴发阶段，正值国内高校寒假时间。在疫情突然暴发的严峻形势下，考虑到档案工作人员和校内外档案利用人员的安全，各高校档案馆纷纷通过档案馆网站或档案馆微信公众平台等方式发布闭馆通知，取消寒假档案利用工作安排，视疫情发展决定下一步工作方式。

1.2 疫情全面防控阶段（2月上旬—3月下旬）

2月6日，国家卫生健康委宣布建立16个省支援武汉以外地市的对口支援关系，以“一省包一市”的方式，全力支持湖北省加强对患者的救治工作。随着“火神山”“雷神山”及方舱医院的建立，全国进入了一个全民抗疫、全面抗疫的特殊时期。各高校档案馆根据新冠肺炎疫情防控形势，结合各自学校疫情防控规定，积极应对新冠肺炎疫情的挑战。通过对这段时期国内42所世界一流高校档案馆的调查发现，其中38所高校档案馆都通过档案馆网站或档案馆微信公众平台发布了疫情防控期间档案馆服务工作通知。考虑到安全性，档案利用服务主要通过电话咨询和电子邮件预约查档的方式。

1.3 疫情常态化防控阶段（3月下旬—）

3月20日，全国31个省（区、市）和新疆生产建设兵团的本土新增确诊清零，4月8日武漢解封，全国疫情基本上得到了控制，国内新冠肺炎疫情进入常态化防控阶段。随着复工复学的到来，毕业生出国、就业和企事业单位的档案需求激增，为应对新冠肺炎疫情对传统档案服务带来的新挑战，各高校档案馆主动作为，及时调整档案服务方式，由疫情全面防控阶段的电话咨询和电子邮件预约查档调整为“弹性值班”“轮岗值班”“一站式平台线上服务”“远程预约服务系统”等线下线上相结合、多措并举的档案利用服务方式。

2 新冠肺炎疫情背景下牡丹江师范学院档案馆档案利用服务实践

2.1 认清形势，明确责任和目标

新冠肺炎疫情是新中国成立以来，传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的一次重大突发公共卫生事件，面对疫情，从中央到地方，从医护工作者到广大民众，14亿中国人同舟共济、众志成城、共克时艰。档案馆主动作为、靠前服务，在疫情防控阻击战中履职尽责，扛起了“兰台人”的责任与担当。

疫情就是命令，防控就是责任。牡丹江师范学院档案馆在做好疫情防控的同时，明确要做好全校各部门、在校师生和毕业校友的档案利用服务，尤其明确了针对学生在就业应聘、出国留学、考研深造、晋升补档等档案需求方面，一定要提供及时、便捷、高效的档案利用服务。

2.2 充分调研，确定思路和方案

针对全国疫情防控形势，在广泛研究各高校档案馆疫情期间档案利用模式的基础上，结合学校疫情防控管理规定和档案馆实际情况，档案馆主动作为，在较短时间内开发出档案馆查档预约小程序——“与档有约”微信小程序，并全面梳理各类档案，研究适合的服务方式，确定了由线下服务转换为线上服务的整体思路，并制定了翔实的工作方案。

①党群、行政、基建、财务、人事类（含副科以上干部人事档案）等机密档案查阅，在智慧校园OA系统上申请相应流程。

②教学类档案（新生录取三联单、毕业成绩、学历学位证明等）及科研、外事、设备等其他类非机密档案查阅，通过牡丹江师范学院档案馆“与档有约”档案预约小程序进行预约查档。

③上述档案查阅均采用“零接触”业务受理方式。疫情特殊时期，以减少人员交叉、线上沟通、急事优先的处理原则，集中办理预约的档案查阅事务。办理后的档案材料原则上以电子文件的形式通过微信、QQ、电子信箱等方式发送给档案利用者。如必须需要纸质版需与工作人员沟通协调。

2.3 广泛宣传，提升档案利用率，充分发挥档案自身价值

通过多平台、多渠道宣传档案馆在疫情期间档案利用服务方案，主动作为、靠前服务，最大限度地让师生校友了解在疫情期间如何利用档案，从而快速及时地获取所需档案材料，彰显了档案部门在特殊时期的责任与担当。

①在档案馆微信公众平台发布“关于档案馆在疫情防控期间做好档案服务工作的通知”的公告，群发给已关注用户，并主动推送给全校教师群和各二级学院辅导员群，最大范围地让师生校友了解档案馆在疫情防控期间档案服务工作方案。

②将《档案馆在疫情防控期间做好档案服务工作方案》加入《牡丹江师范学院线上业务指南》，以网站显著专题版面的形式在学校官网面向社会发布，同时，要求各单位及时将《指南》传达到每一位师生员工，让档案需求者能在疫情期间及时获悉档案利用途径。

③将档案馆微信公众号和档案馆预约小程序二维码做成展板，在学校疫情期间唯一开放的校门口各单位疫情期间办事指南专区展示，让来校办理档案业务的人员第一时间了解档案馆在疫情期间档案服务工作方案，并针对所需档案材料进行相应预约。

3 展望

牡丹江师范学院档案馆是以档案馆微信公众号为平台基础，实现在新冠肺炎疫情期间档案利用服务工作宣传和查档预约一站式服务，但和真正意义上的档案馆一站式云服务还是有很大距离。云服務是在云计算技术的支持下，包含系统、平台、应用终端等多层次内容的一种新兴服务模式，已成为当今信息科技发展新潮流。档案馆一站式云服务架构理念是将档案信息资源虚拟化云存储，并整合档案网站、档案公众号、微信小程序、智能终端等云应用手段，实现用户身份认证、档案预约服务、档案在线盖章下载等服务。档案馆云服务是以档案数字化为基础、以云计算为技术手段、以高效便捷服务为目的的云服务模式，让用户在档案利用过程中“少跑路，多动手”[4]。将云服务应用于高校档案馆管理工作中，不仅是档案馆应对新冠肺炎疫情这样重大突发公共卫生事件的新挑战，更是提升档案工作效率和档案服务水平，提高档案馆服务质量、创新档案服务的必然趋势。

参考文献

[1] 新型冠状病毒肺炎疫情实时大数据报告[EB/OL].[2020-4-28].https：//voice.baidu.com/act/newpneumonia/newpneumonia/？from=osari_pc_3#tab4.

[2] 国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知[EB/OL].[2020-02-07].http：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202002/fd8abfed55c54443a8a71214fbe42e5d.shtml.

[3] 王飞.浅谈档案部门在疫情中如何履职尽责[J].兰台内外，2020（9）：11-12.

[4] 丁晓茹.互联网+云服务模式在档案利用中的探索与实践[J].数字与缩微影像，2018（4）：10-13.