关于商业银行电商采购流程优化探析

王雪艳

摘要： 互联网改变了企业传统采购管理模式，为采购方、供应方等提供了高效、稳定、便捷的采购信息平台，突破了传统模式在时间上和空间上的限制，降低了采购成本，提高了采购效率。本文从战略、合规、效率、成本等角度入手，就商业银行如何优化电商采购应用流程进行探索。

关键词： 商业银行 电商采购 流程

在市场日益规范、竞争日趋激烈的情况下，电商采购模式能够帮助企业降低采购成本，提升采购效率，是实现采购高透明度、高效率、低成本的一个行之有效的途径。如何不断优化电商采购流程及促进电商采购的全面推广，对商业银行采购管理具有重要意义。

一、目前商业银行采购工作中存在的问题

（一）存在化整为零和规避集中采购的风险

大部分商业银行采购实行限额管理，分为集中采购和分散采购，其中达到一定金额的实施集中采购。但在采购实践中，个别分支机构出于工作便利等考虑，违反相关制度规定，将本应该纳入集中采购范围的项目分解成多批、多次进行采购，以规避实施集中采购流程，存在化整为零的合规风险，甚至可能发生套现和返现等财务合规问题。

（二）陷入供应商众多从而难以管理的困境

供应商管理对采购风险控制有着不可或缺的重要作用。商业银行具有机构多、业务面广、采购体量大等特点，采购项目总数和人均采购工作量在系统内均处于较高水平。从供应商管理的角度来看，每个项目至少产生1个授予合同供应商，采购过程中至少有2-3个参与供应商，合同供应商和参与供应商的数量庞大，供应商管理成本也相应不断增加，使银行陷入供应商众多而难以管理的困境，也容易产生供应商不良行为或供应商质疑等风险。

（三）流程环节复杂进而影响采购的时效

采购流程的合理性一定程度上决定了采购的时效性。采购流程往往包括立项、实施、结果审批、结果通知、合同签署、验收及付款、项目文件归档等多个环节，其中采购实施又包括受理采购申请、组建采购工作组、制定采购方案、发布采购文件、组织招投标或开展商务谈判、确认采购结果等环节。此外，外部的采购法律法规和内部采购制度对某些环节的时间也有特别的约定，如国家招标投标法规定公开招标自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于20日。传统采购流程环节相对复杂，导致采购需求方对采购效率的满意度不高。

（四）兼职采购人员的专业素质和合规意识不足

采购人员的专业性一定程度上决定着企业采购的成败，特别是对于一些专业技术性强的项目。目前，大多数银行尤其是分支分构的采购人员多为兼职人员，且岗位流动性较大，影响采购行为的规范性。

二、电商采购对商业银行的重要意义

（一）从战略的高度，深刻认识电商采购的必要性

电商采购是基于科技创新驱动的采购综合解决方案，与传统的采购模式相比，具有不可替代的优势。电商采购不受时空的限制，能够促使商业银行采购业务更加阳光、高效、便捷，采购风险、采购效率、采购成本、供应商管理等方面的管理效能均能得到有效提升。商业银行应深刻认识到电商采购的必要性和优势，坚持以合规为基础、以效率为核心、以成本为驱动，打造科技引领的电商采购模式，把科技元素注入采购业务全流程、全领域，提升采购集约化水平。

（二）从合规的深度，准确理解电商采购的重要性

2017年，全国金融工作会议提出“持续深化金融行业改革”的要求后，金融业围绕“合规、高效、共赢”等方面的改革正全面推进。电商采购模式以公开、透明的平台为用户与供应商提供互动渠道，相比传统采购模式，电商采购可以有效化解化整为零、规避集中采购的风险，其商品价格公开、透明，能够将整个采购过程完全置于各层级的监督之下，可以实现对物资采购操作过程与结果的实时监控，助推阳光合规采购的实现。

（三）从效率的角度，精准分析电商采购的便捷性

电商采购具有操作简单、高透明、高效率等特点，从采购下单到订单审批，从验货签收到售后服務，从发票开具到付款核销，均可实现平台系统的自动流转，在一定程度上解放了人工手动工作。如在选购环节，采购人员可通过电商的网页或手机APP客户端，随时随地直观地了解各种商品的性能、价格、库存等信息，有效节约了往返实体店的实地调查工作;在物流配送环节，能够充分利用电商在全国范围内的物流服务，货物通过电商供应链网络直达各级分支机构，无需再进行内部转运，在一定程度上减少了采购后工作环节。

（四）从成本的尺度，充分利用电商采购的效益性

电商采购平台上聚集了众多优质供应商资源，可以依据系统算法、人工匹配和全网推广来提高企业采购寻源的准确度、广度和速度，能够一站式备齐企业常用物资，提供公开透明报价、交期保障、支付安全保障等优质服务，避免中间商加价及出现价格不透明问题，同时发挥规模效应，压低采购价格，节约采购成本。通过电商一站式的采购解决方案，也可节约采购的退换货成本、仓储成本、人工管理成本等其他隐性成本。

三、优化商业银行电商采购流程建议

（一）精简立项审批，严格落实各项财务管理规定

电商采购模式下，采购的产品范围主要集中在营销宣传品、办公用品、配件及耗材、食品等日常零散需求品，采购内容标准化，售后服务简单，因此立项过程应坚持精简原则，以提高立项的时效水平。在电商采购项目立项过程中，各机构可参考电商平台商品实时采购信息（商品价格和数量等），对采购项目做出科学合理的预算，提高预算成本节约率。立项完成后应及时将立项相关材料提交至下单部门开始实施采购。

（二）加快订单流转，切实提升电商采购下单时效

对于已经完成立项审批流程的订单，下单账户使用人应根据采购需求申请及时在电商平台上进行下单以成功锁定商品价格和数量，确保订单内容符合立项要求，并正确填写收货人信息，将立项材料和订单提交至相应的审批人进行审批。订单审批通过后，下单人应立即在电商平台上导出订单明细表并发送收货人，同时明确验货签收注意事项，以便收货人及时跟进收货。

（三）规范验货签收，充分保障电商采购质量管理

商品验货签收是保障電商采购质量的重要环节和手段，收货人应严格按照电商采购验货签收的相关要求，在规定时间内及时完成商品验收，充分保障商业银行采购的合法权益。若出现货物验收异议等情况，收货人应及时将异议情况反馈给下单人，再由下单人发起售后申请。采购商品如有质量问题，可参照电商平台针对该商品登载的退换货规则办理退换货。对于退货后重新下单的，如下单内容发生实质性变更，则需要重新履行相关审批程序。

（四）及时核对账单，全力确保采购流程平稳高效

核对账单是连接商品验收和开票付款的重要环节，账单核对是否及时准确无误，直接关系到电商采购流程的稳定和效率，因此各电商采购对账人应严格按照对账的有关要求及时完成对账工作，确保电商采购流程平稳高效。

电商采购一般采用账期方式实施结算，电商平台于每月账单日发送上月账单给各对账人（即下单人），各对账人应结合电商发送的账单、下单账户售后记录和商品验货签收情况等及时进行对账确认，以便其及时开具相应发票。

（五）准确开立发票，有效防范采购发票错开风险

发票，是企业对外付款的直接依据，发票开立是否及时精准，直接关系到对外付款的时效性及履约信用。电商采购收票人在收到发票后应严格按照相关要求对发票进行审核，确定发票准确无误，杜绝错开发票问题，避免因发票问题导致超期付款而产生赔偿费用的风险。电商采购收票人应及时跟进发票开立情况，并注意发票的签收、审查、查验等，如在规定时间内未收到发票或收到发票后发现发票存在错误或不符要求等情况，收票人应及时向下单人反馈，下单人收到反馈后应立即向电商平台沟通反馈处理。

（六）优先报账付款，自觉服务电商采购全面推广

报账付款，是电商采购流程风险控制的最后一道防线，付款审核是否严格，将影响电商采购风险控制的效果;付款审核是否及时，直接关系到付款时效及履约风险，因此，报账人员应该严格按照报账相关要求优先处理电商采购的报账付款申请，开辟绿色通道，力促电商采购全面推广。电商采购通常约定固定的账期和固定的消费总额度，各分支机构应在约定的账期内及时完成付款，一方面避免超期付款而产生履约风险，另一方面避免长期占用消费额度影响其他电商采购需求的采购实施。

四、推进商业银行加快实施电商采购措施

（一）明确纳入电商采购的产品范围，提高采购规模效益，节约采购成本

大力推进实施电商采购的全面推广，需要明确纳入电商采购的产品范围，在后续推广过程中不断总结，并结合实施效果和实际需要不断调整和维护产品范围，力求实现采购规模效益最大化。如先期可将一些标准化程度高、使用频率高、市场公开程度高的产品，如营销宣传品、办公用品、配件及耗材、食品、活动用品、电器设备、厨房物品、五金建材、装修材料等纳入电商采购范围，后续随着管理的不断完善，不断扩大纳入范围。

（二）明确实施电商采购的权限职责，严格把控采购风险，保障采购合规

大力推进实施电商采购的全面推广，需要明确实施电商采购的权限职责。电商采购权限主要通过账户管理来实现，电商账户分为下单账户、审批账户和管理账户，通过下单账户可实施线上提交订单，通过审批账户可审核订单有效性和真实性，通过管理账户可对下单账户和审批账户进行监督管理。其中，管理账户应设置在具有管理权限的部门，管理全辖所有下单账户和审批账户，设置审批角色及审批流;产品需求单位可结合实际需要分别设置下单账户和审批账户。各类账户应指定专人使用，对于管理、审批等角色，应设置一定的级别限制。

（三）切实加强电商采购的培训传导，及时总结采购经验，提升采购质效

大力推进实施电商采购的全面推广，需要切实加强电商采购的培训传导。电商采购模式在商业银行应用深度仍显不足，相关配套制度尚未完善，为确保采购质效，商业银行应加强对电商采购知识和技能等的宣传和培训。一方面，通过各种渠道宣导采购电商化的重要性，加强全员对电商采购的高度重视和深刻认识，并在风险可控的前提下鼓励各级机构积极探索尝试实施电商采购模式;另一方面，不断创新尝试，及时总结经验，配套完善相关制度建设，交流先进做法经验，并确保相关培训到位，培养一支业务能力强、专业素质过硬的电商采购人才队伍。

参考文献：

[1]林晓琼.商业银行采购管理模式探析.时代金融.2016年第6期.

[2]贺国萍.周帼.政府采购模式的比较研究.辽宁财专学报.2002年第5期.

作者单位：中国银行股份有限公司广东省分行