县级档案业务指导工作探析及对策

唐海川

摘 要：基层档案工作是服务保障社会发展的重要组成部分，档案行政管理部门如何发挥服务中心工作的能力，指导基层档案工作有序规范开展，是我们档案业务指导人员的重要工作，如何推进基层档案工作健康发展，在档案宣传、制度建设、执行规范化、档案信息化、主动提升业务指导服务，解決县级档案业务指导工作在档案宣传、制度建设、规范化管理等工作中存在问题及方法对策。

关键词：档案管理;业务指导;档案宣传;制度建设;信息化

基层档案工作是服务保障社会发展的重要组成部分，社会的进步与发展，主要依靠人类的实践，通过不断地总结经验教训，避免少走弯路或不走弯路，参考借鉴历史经验，通过不断的对档案宣传工作，社会及广大人民群众也对档案工作有了新的认识，档案的重要性也在各行各业凸显出来，档案行政管理部门如何发挥服务中心工作的能力，指导基层档案工作有序规范开展，是我们档案业务指导人员的重要工作，如何推进基层档案工作健康发展，我们就要从发现与解决问题中提高，通过多年的业务指导实践，我们认为基层档案工作需要在档案宣传、制度建设、执行规范化管理、主动提升业务指导服务等方面都是需要我们档案工作者通过创新工作方法思考解决。

一、在档案宣传、制度建设、规范化管理中存在的问题

1.档案宣传工作不到位，部分基层单位领导对档案工作不重视

通过长期指导基层单位档案工作发现，部分基层单位领导对档案的重要性认识不够，不重视档案工作，这种现象的存在也有档案宣传工作不到位，开展宣传工作还不够深入，特别是对分管与基层单位的领导在认识档案工作的重要性方面宣传还不到位。基层单位领导对档案的工作重视程度决定了一个单位的档案管理水平，没有领导重视，很多档案业务指导工作无法正常开展，档案工作的开展需要领导重视和人力物力支持，单位不配备专职档案员，没有专门人员常年对接档案工作，没有资金方面的投入，领导在不用心支持，如何谈开展各项档案工作，各单位的档案工作也不是档案业务指导人员能够全面协调完成的工作，比如说，有的单位档案整理工作相对滞后，我们上门监督指导多次，最终也没有督促这个单位完成档案整理，因为我们说了他们不听，不按时办，推诿拖，档案业务指导人员也没有真正的执法权力，只能向上级领导汇报反应情况，争取领导协助解决，这也是多年来业务指导工作现实存在而难以解决的现状。

2.档案制度建设不健全

建章立制是实现档案科学化、规范化管理的重要手段，目前部分基层单位各项档案管理制度不健全完整，执行不到位，在对档案的人员配备、资金投入、业务建设等支持不够。在档案管理制定不健全的情况下，各项档案管理工作不规范，工作得不到有效支持与执行，在对档案的人员配备、资金投入、业务建设等综合管理上得不到落实，还有个别单位看似各项制度健全，但是存在敷衍了事，都是照搬照抄，没有根据本单位职能情况与工作实际出发来制定适合自身工作需要的各项切实可行的档案管理制度，形同虚设，只为检查，不注重实际需求，为以后档案管理工作带来不便，不能很好的适应各项档案管理工作有效进行与落实。

3.档案管理人员兼职现象严重，不能有效满足工作需求

档案管理人员兼职现象普遍存在，由于没有专职档管理人员，兼职档案员在档案收集整理上的时间不能保证，使部分文件材料收集不及时完整，加之档案管理人员经常调动造成业务不熟，使得各项档案管理工作不能有效开展。特别是一些中小基层单位，他们对档案工作意识方面更加淡薄，大多不重视档案工作，这也造成这部分单位档案工作难开展。当今社会发展离不开对大数据档案信息资源的需求与应用，往往单位领导与管理者都知道，但是他们大多不懂如何对档案信息资源收集、归档、利用、管理，也很难把现有的资金投入到档案管理与人才培训上，他们认为档案工作不会给单位带来直接的效益，只顾眼前，所以大多数中小单位没有专职档案管理人员，兼职档案员也都身兼数职。即使有也都是没有通过专业培训，根本不以档案工作为主，再加上开展档案工作需要人力、物力、财力的长期投入支持，多数中小单位都不愿意为档案工作投入太多，这就导致档案工作基本上未能规范开展，所以档案管理工作的发展，直接取决于单位领导对档案管理工作的认识与理解水平及重视程度。多年来档案行政管部门也想办法服务助力各单位档案事业发展，同时也提供了必要的业务指导支持，帮助各单位建立好档案科学化管理体系，但是往往收效甚微，特别是县级档案行政管理部门对各单位没有真正的执法监督管理权限，所以也造成部分单位档案工作难以正常开展，这种现状不利于当今社会的长期发展，当前帮助提升各基层单位领导与档案管理者认识档案工作的重要性，才能有效、快速、稳步提升各基层单位档案规范化管理工作。

4.部分基层单位归档文件资料收集不齐全、不完整，不能做到按时归档，未完全执行规范化管理

大部分基层单位档案员为兼职档案员，工作重点不是档案工作，不能够全面学习掌握档案业务知识，也没有充足的时间进行档案收集整理与归档，所以常会造成归档文件资料收集不齐全、不完整。在对各单位档案指导期间发现存在不同程度的问题：一是注重红头文件的收集理，而忽略了财务、基建、设备、科技、声像等档案的收集，使这些资料仍存放在个别科室和个人手中。二是忽略正式文件以外的资料收集，如年报，审批表、业务报表等资料，三是注重上级文件的收集，忽略了本单位和下级单位业务部门印发的文件材料、会议记录、计划、总结、年报等，有时还不能做到按时归档，使得部分整理完成的案卷质量不高。四是特别在分类、档号编制、数字化、专题数据库建设、除尘消毒、安全防护、移交接收、数据备份等一些具体操作环节，因工作技术含量高，对档案员的业务技能要求非常高，一般兼职档案人员能还不能胜任。档案管理工作达不到科学化规范化管理标准。

5.档案硬件设施配备滞后

档案硬件设施配备是档案管理工作的重要组成部分，许多基层单位都建成了数字化档案室，硬件及办公设施设备配备齐全，实现了规范化管理，但是还有为数不少的基层单位没有配备档案专用库房，即使有也不具备九防措施，档案信息化设备及档案管理系统也不健全，档案硬件设施配备滞后，直接影响到基层单位档案综合管理水平。

二、应对办法与措施

1.提高业务指导人员的自身及团队综合素质

新时期档案工作也出现了新动向，档案工作方法在不断更新变化，因此要做好当今的档案业务指导工作，作为档案业务指导人员，要跟上时代发展的步伐，努力学习，不断进取。既要学习专业知识，更要掌握日新月异的现代化知识。县级业务指导范围从机关企事業单位扩大到社区、农村和民营企业等领域，需要指导的档案业务领域在不断扩大，有关社会保障、社会保险、农村养老保险、土地确权承包、疫情防控等民生档案也随之产生。可见传统的业务指导方法已不能适应当今档案形势的发展变化。而是需要我们档案业务人员不断进行学习，不断采取创新工作方法。现在档案管理由传统的手工操作走向现代化的计算机管理，文书档案也由原先繁杂的立卷方法更新为简便易行的档整理。特别是现在很多档案室都实现了科学化、信息化、自动化管理，如果档案业务指导人员仍只有单一的档案专业知识是远远不能适应当前档案工作发展需求，必须具有熟练的计算机操作能力和驾驭现代化办公系统的能力。了解办公自动化的原理，熟知电子档案的特征，更要灵活运用计算机软件，更好地指导各单位各部门全面实行档案现代化管理。作为我们县级档案业务指导人员，不仅应该具备熟练掌握精通应用国家和地方制定档案科学化管理标准规范，同时还要具备熟练操作应用档案专用设备及软件，了解掌握社会对档案的需求，想群众之所想，把被动服务变主动服务，满足社会对档案业务指导的需求。

2.做好基层单位档案宣传工作

档案宣传工作，是让社会和群众认识档案，了解档案工作的重要途径，档案宣传是档案业务指导人员工作中的重要组成部分。各级档案行政管理部门要贯彻落实党的群众路线教育实践活动，紧密结合档案工作，履职尽责，创新宣传形式，积极宣传贯彻落实《档案法》《档案法实施办法》，通过开放馆藏、文化讲座、上门座谈、档案保护讲解、业务咨询、举办展览等不同形式加以宣传，要以加强档案宣传工作来增强全社会对档案的认知，促进档案事业的发展来提高全民素质，使广大群众、政府机关和企事业单位知道通过搜集、整理、保管和利用档案资料来为社会发展服务。

3.主动与基层单位领导沟通档案工作

我们业务指导人员要主动与基层单位领导沟通档案工作，争取支持。通过多年指导基层单位档案工作获得的经验，我们进行档案业务指导前，首先就是跟基层单位档案员了解单位的一些基本情况，档案工作现状、领导对档案的重视程度、被指导单位的需求及要求等。第二步就是在开展档案业务指导前一定要与被指导单位领导见面沟通，这非常关键，通过交谈我们能够感受到领导对档案工作的重视程度及敷衍程度，领导的态度往往能够决定我们指导工作的最终结果。第三步向被指导单位领导宣传档案工作的重要性，档案对本单位各项工作的帮助与作用。让领导对本单位档案工作提高认识，领导认识上去了，工作也就好开展了。但是我们与被指导单位领导沟通时一定要讲究方法方式，会察言观色、掌握一定技巧，有时也可以借力等，单位领导对档案工作重视了，认识提高了，档案工作自然就好开展，领导可以从人力、物力、财力、制度建设上给档案工作以支持，这样我们做业务指导工作的人员也好开展工作，基层单位档案员也好开展工作，而且工作心情愉快，工作效率及成效也会提高，也更加容易出成绩，领导也会对档案工作给予认可。否则工作就难以开展与进行。

4.督促指导完善制度建设

指导各单位建立档案管理制度，成立档案领导小组，把档案工作分工责任到人，根据单位档案工作量，配备满足档案工作需要的专、兼职档案管理人员，保障档案员工作相对稳定，督促档案员业务学习与接受培训，并且把档案工作纳入制度化绩效考核。确保各单位能够按时完成文件材料收集整理归档，使档案工作达到科学化管理规范标准。

5.创新指导方法，保障基层单位档案业务工作有序开展

各级档案部门发挥专业优势，通过创新工作方法指导保障各立档单位的文件材料收集归档工作规范有序开展。基础单位文件资料收集归档看似简单，其实具体操作也是非常复杂。虽说大多数档案员都通过基础理论培训，都能完成一般性档案工作，但是往往遇到不同载体的文件资料收集、整理、编目、归档时，在具体操作上，有些档案员对出现的问题不知如何处理，因为档案整理会出现很多具体情况需要分别处理对待，在实际应用操作上，档案整理方案有时也需要根据具体情况实时调整完善，特别是在档案分类、档号编制、档案数字化、专题数据库建设、电子文件整理等问题，一般的档案管理人员整理起来就相对困难，必须有较高档案业务水平的档案员才能够胜任，这就要求我们常年奋斗在一线的档案业务指导人员要具备过硬的综合业务技能，及时了解工作变化情况，实施动态管理，工作进行到哪里，指导就延伸到哪里，把档案整理工作中存在的问题让基层档案员参与对存在问题的讨论与研究，激发档案管理员的责任心和用创新工作法去解决问题，档案整理与培训指导采取高标准、严要求，不走形式、不走过场，充分发挥兰台精神，扛起责任，提供强大的技术支撑，完成业务指导服务。

6.争取各级领导对档案工作的支持

（1）争取本单位领导对档案业务指导工作的重视。单位每项工作都有他的重要性，领导本身如果对档案业务指导工作认识不够，就谈不上对业务指导工作的重视，领导不重视很多工作就难以开展，工作上就更谈不上创新，所以说争取本单位领导对档案业务指导工作的重视是至关重要的一步。因为档案业务指导工作面对基层各单位，任务重，责任大，也是档案行政管理部门的对外宣传窗口，也代表档案行政管理部门的形象，工作中遇到的问题难题也多，有很多问题难题不是我们一线业务指导人员能解决处理的，因为业务指导工作不光是单纯意义上的档案业务指导，协调各单位之接的工作关系也是非常重要，有时候做好一个单位的业务指导工作也需要领导来出面协调支持，所以说，工作要干好，也要与领导多沟通、多交流、多汇报，争取领导的支持。

（2）争取被指导单位领导支持档案工作。基层单位档案工作做得好与坏，与被指导单位的档案人员和领导有直接关系，在一个单位，档案工作一般不是主要业务工作，单位领导对档案的认识及重视程度远远不及本单位的主要业务工作，所以说我们在对一个单位进行档案业务指导之前，应该先与被指导单位的档案人员和领导提前见面座谈。给他们宣传讲解档案工作的重要性，让他们首先在思想上提高对档案的了解和认识，最大程度的获得领导们的支持，有了领导的支持，在人员、财力、设施设备投入上都能为下一步更好的深入做好档案工作奠定基础。同时争取上级领导支持，领导之间沟通一句话胜过我们基层业务指导人员跑断腿、磨破嘴，所以说在开展档案业务指导工作前，一定与单位领导、被指导单位领导多汇报沟通、有了领导们的支持，在加上我们过硬的业务技能，不愁基层单位各项档案管理工作搞不上不去。

三、总结

服务人类社会进步发展需求，是档案的价值所在。档案行政管理部门要发挥档案行政管理监督指导力度，预防档案工作流于形式，切实做好宣传、监督、指导服务工作，有了正确的工作思路与措施，才能够为做好各项档案工作奠定坚实的基础，档案业务指导人员要履职尽责、主动作为、主动服务，有效开展档案监督指导工作，确保各基层单位档案管理工作有序开展，最终使各基层单位档案综合管理水平得到新的提升。

参考文献：

[1]方振庆.新时代加强机关档案工作的思考[J].办公室业务，2019

[2]赵丽彩.县级机关档案工作方法探究[J].办公室业务，2018

（作者单位：郓城县档案馆）