以数字化促进档案管理优化工作初探

谢迎杰

摘 要：我国的档案管理工作普遍还处于一种比较落后的环境之中，与互联网时代的需求脱节，跟不上社会的快速变化，这是档案管理工作面临的巨大挑战，放任不管甚至会造成更严重的影响。因此，本文主要从数字化管理入手，探讨档案管理工作如何从五个方面开始改善，逐渐完成向数字化的转型，以供其他机构参考。

关键词：数字化;档案管理

随着科学技术的不断发展，大数据时代带给人们的不仅仅有便利性，随之而来的还有激烈的行业竞争和对以往传统理念的不断变革。档案数字化的管理打破了传统的档案管理方式和方法，在当前这个大数据时代之下，电子档案管理给人们带来了一定的便利性，但是也为档案工作人员的管理带来了不小的考验。

一、大数据的概念

大数据的目的最早是为了对网络上各种数据进行整理分析。大数据其实也并不是最近几年才出现的新概念，早在20世纪，大数据就已经在各个领域实现了应用，但是由于当时的环境和社会比较落后，就导致了不同行业和不同领域对于大数据的定义也不相同。

大数据一般又可以分成三种类型：结构化数据、半结构化数据和非结构化数据。结构化数据指的是能够通过表结构来进行实现的数据。反之，没有办法通过表结构来进行实现的数据就叫做非结构化数据。介于结构化数据和非结构化数据两者之间的就是半结构化数据。

二、档案管理的概述

档案的重要性不言而喻，而如何管理档案更是有着其独有的重要性。但是传统的档案管理方法好像已经似乎并不适用于这个飞速发展的社会。当今社会的主题是创新，在各行各业都要进行创新的理念。在这个信息化的时代之下，任何行业多多少少都会与互联网、计算机等技术结合在一起。当然，档案管理工作也是不例外的。在大数据时代，随着社会的不断发展，档案管理工作的方法也要随着社会的不断进步而完善自身，不能再以落后的姿态出现在人们的视野当中。

三、档案管理工作发展面临的困境

1.档案整理不够系统化，工作效率低下

在日常生活中，大部分企业的档案管理部门都更像是一间仓库，堆满了很多资料，长久不见天日，档案分类混乱，想要查找自己所需要的文字或者影像资料十分困难。而管理工作人员大多由很多年纪较大的人担任，他们缺乏对现代化档案管理的认识，坚持沿用传统的老一套方法，导致档案管理的效率非常低。到了需要进行盘点总结工作的时候，往往是部门所有人齐上阵，也仍旧费时费力，难以快速整合分析。

追根溯源地来看，这种现象的普遍存在是因为管理层对于档案管理工作没有明确的规章制度，而是更多的采取忽视的态度。当档案管理工作出现问题时，管理层一般选择追究到个人头上，而不是思考整个体系的弊端。这样的态度完成了档案管理工作进行混乱，效率极低的结果，对于公司来说，发生了档案缺失带来的影响是很大的。如果长期忽视档案管理工作的重要性，将会造成更严重的利息损失。

根据现实的实际情况来看，大数据时代之下企业档案管理工作存在规划落后的问题。档案的管理容易受到很多方面的影响，比如档案管理的权限和档案管理的资金等等。正式上述问题的出现，导致了档案的管理工作难以出台出一个全国统一的方案来进行解决。这些问题就决定了档案管理的方式具有很强的不确定性。这就要求各地的政府和相关企业进行自我改造和自我完善。

2.档案管理设备老旧，无法应对时代需求

在几乎人均一部手机的大数据时代，越年轻的群体越习惯在线上处理问题。网络世界四通八达，让距离不再是距离，人与人之间的沟通也更加有效和及时。然而在档案管理部门，企业却很少有配备先进的设备，用于管理工作使用。管理工作人员始终采用纸质记录的方式，这种方式很容易出现漏洞，导致档案丢失后找不到源头和线索。很多高等学校的图书馆也是在近两年才取消了读书卡，转而采用线上预约借还的新方式。

除此之外，档案管理其实对于环境的要求很高，但是很多企业并不明白这一点。放大了来说，故宫博物馆之所以能够完好无损地把中华五千年来的宝藏保存地这么好，是因为每天都有非常多的档案管理人员在这背后默默努力。什么样的温度和湿度能够保证书画不易破损腐朽。要达到怎样的存储条件，才能让瓷器一直拥有盛世时期的光泽。这些都是故宫博物馆的工作人员们经过了无数的学习和研究之后总结出来的的经验。然而在企业的档案管理工作部门，我们经常看到的是灰尘飞舞，这些珍贵的资料在不合适的环境下，逐渐褪去墨迹。失去意义，甚至有很多文檔已经被老鼠咬烂。陈旧的设备，不恰当的环境，这些远远不足以应对当下日渐增多的档案管理需求，给企业的档案管理带来了很多麻烦。

3.缺乏专业性较强的人才，数字化意识薄弱

任何时候任何领域，人才都是引领未来发展的重中之重。现在的年轻人处在压力极大的社会竞争之下，整个大环境都驱使着他们一切以利益为重，要用最少的时间创造最大的财富。因此，很多年轻人不愿意选择档案管理之类的工作，他们认为这样的工作工资比较低，日常多重复琐碎无聊，不能够带来很大的价值。这种市场需求的收窄直接导致了各大高校对于档案管理专业的开设。举个例子来说，很多高校新开设了电竞专业，却取消了历史悠久的档案管理专业。当然这么做也无可厚非，高校需要保障学生的毕业就业率，但是在这种长期的发展之下。在档案管理工作上愿意钻研的人就会越来做少。

流动到企业这一末端，能够招聘到的档案管理专家也十分稀少，企业为了提高效率，所以更多的选择招聘一些不懂得这份工作的人来坐这个位置。总体上还是因为企业对于档案管理工作的意识非常薄弱，导致了这样的恶性循环。而缺乏专业性的人才，会直接体现在档案管理工作跟不上时代发展。如果想要让档案管理工作得到优化，与数字时代接轨，当下的企业急需改变这一点。

4.网络安全事件频发，档案管理具有一定风险

网络科技的广泛应用和飞速发展使得人们的生活越来越便捷，数据化在档案管理中的运用，增加了档案管理工作的系统性、条理性、全面性，多样性。同时数字化工具还节约了时间，提高了工作效率，但是不可忽视的一个情况就是。信息泄露的情况每天都在发生，往小了说，存在着手机号码被卖给贷款公司，之后用户接到无数个贷款电话的骚扰的事情;往大了说，知名的互联网企业突然被黑客攻击，要求企业用户支付比特币才能解决封锁，否则产品会无法正常使用的事情在近两年也非常常见;一些著名的演员，网络红人经常被莫名其妙盗号;甚至发生过企业机密被黑客盗用的事件。可见，数字化的飞速列车除了带来便捷的春风，也给身处其中的人带来了一定的风险。而档案管理工作在进行数字化转型时，同样面临着这样的困境，如果没有经过专业程序人员的重重保护，机密文件很有可能被盗或者被恶意损坏，即使安装上了防火墙，也需要有人定时看管，以应对突发状况的来临。

四、应用数字化优化档案管理工作的具体方法

1.专项人才储备充足，从核心上提升竞争力

人才就是最核心最尖端的竞争力，一位在档案管理领域卓有建树的专家，能够大大提升公司的档案管理效率，进而产生长远的影响，促进公司在数字化时代更好的发展。因此，企业在进行招聘的过程中，需要舍得下成本，用较高的薪资吸纳人才，让这些人才为己所用，改变公司的档案管理工作存在的问题。同时通过这种对于档案管理工作的重视，能够提升市场的活力，让档案管理这个看似不起眼但实际上非常重要的专业恢复往日活力。这样才能有源源不断的专业人才输送到企业当中，帮助企业优化档案管理工作，促进其他部门与档案管理部门的协同合作，最终从核心出发，提升企业的竞争力，获得更加长远的收益。

一定要加强档案管理的工作人员的服务意识，强化他们服务的观念。因为档案管理人员的工作并不是一项可有可无的简单工作，其实它关系到很多方方面面。档案工作人员应该把档案管理信息化工作当成是一个作为国家信息建设的其中一个非常重要的分支。有些机密档案只能够永久保存和给有关部门的人员进行查阅，除了那些绝对机密的文件，其它的文件可以加强其服务的领域。并且一定要把国家在档案管理信息化上投入的人力、物力、财力发挥到正确的地方，不要造成成本的浪费，使所有的经济效益达到最大化。

2.数据培训定期进行，提高员工数字化意识

只有一个人懂得要进行符合现代的档案管理工作，这是不够的。如今的网络时代，对我们每个人都提出了明确的要求，想要在大浪淘沙中得以生存，就必须顺应时代做出改变。数字化意识是每个在当今时代的人必须具有的素养，从小事谈起，每个人的日常生活中，都应该保持数字化的好习惯。对于很多文档的存储和查找。要学会熟练利用数字化工具。从而跟上时代。

放在工作条件下，这种高度的数字化素养能够帮助企业规避很多问题。在各部门的沟通上更加及时和高效，文件丢失或者损坏的现象更少大声。

如何达到这种全体的意识提升，需要我们的档案管理工作专家结合当下情景，定期对全体员工展开培训，传授相关的正确做法。从而提高全体员工的数字化意识。最终促进公司整体水平的提升。

3.推陈出新完善设备，为优化提供坚实保障

好的开始是成功的一半。想要改善档案管理工作，就必须提前准备好专业的最新的设备。企业需要改变观念，意识到这项工作的重要性，在资源分配的选择上，更多地支持档案管理部门设备的采买。我们要把这份工作从线下转移到线上，就要用专业的数字化设备来完成。每一份档案都要经过扫描以后上传保存，增加其安全性，实现双重保障，避免纸质版本丢失。扫描机器，电脑组建，高功能摄像机，这些必不可少。只有数字化设备到位，环境适宜，我们才有讨论后续管理工作的基础。

“安全第一”不管在那个行业都是一个非常重要的理念。在大数据时代的环境之下，档案信心的安全性也是企业档案管理当中不能够被忽视的一个部分。

档案信息的安全性威胁一方面来自于电脑和计算机的设备管理，另一方面的威胁来自于互联网。所以说，想要做好企业档案管理的安全性管理，就要从这几个方面来进行出发，才能最大程度上保证企业档案管理的安全性。

首先，要加强对于企业档案管理人员的思想意识培养，加强每一个员工的安全责任意识，在日常的企业档案管理工作当中，工作人员应该定期对各种企业档案管理的设备和机器进行检查和定期维护，一旦发现了问题或者说是问题出现的隐患应该及时上报。其次，还要建立安全的网络屏障，要利用各种软件来建立起属于本电力公司的档案管理网络，并且一定要保障企业档案网络的安全性。

企业不能因为成本的增加，就选择性疏忽的档案管理的需求，严肃对待，现在的付出是为了以后的一本万利，而不是一直承受档案缺失损坏的困扰。

4.设置合理奖惩机制，监督数字化工作开展

合理的奖惩机制能够让员工的工作更有动力，更加高效。因此，在档案管理工作像数字化转变的过程中，企业并不能撒手不管，放任新工作模式的开展。而是要设计一个专门的监督小组，从新的策略开始实行的第一天起，监督小组的成员就必须活跃外各个部门之间，认真履行自己的职责。对于数字化工作完成地积极高效的工作人员进行适当奖励，而对那些没有严格按照制度执行的工作人员，也要提出相应的批评。

同时，监督小组可以及时的接收工作人员对于数字化新政策的反馈，吸收有用的意见，让制度更加完善。这是一个长久而双向的互动与沟通，通过这种方式，能大大提升各部门之间的联系，并且快速提高全体员工的数字化管理意识。

5.明确制度规范流程，让数字化工作有据可依

没有明确的制度，没有清晰的流程，即使员工想要开展数字化工作，也会无从下手。良好的約束才能确保事情的稳步发展。对于网络世界充满重重风险的现状，规范流程就显得尤为重要，一旦进行了数字化的转型，就意味着负责档案管理的人员并不是只有在公司的时间才需要履行职责，而是24小时都必须守护好档案的安全。这对于工作人员的互联网各项操作的熟练掌握能力要求很高，同时也需要相关的人员具有比较强的责任意识，能够把自己的使命和档案管理的重要性牢记心中。除此之外，公司需要对于档案数字化平台的维护制定严格明晰的流程，平日里数字化平台的维护和管理需要做哪些工作，遇到紧急情况需要怎么申报流程如何处理等等，这样才能使得档案管理更加规范化，安全化。

企业负责档案管理工作的专业人士，需要结合部门的情况，以企业的发展现状作为依据，制定出一套规范化的流程，高度清晰明确，下发到管理人员手中，这样才能在开展数字化工作的时候，有据可依，不至于产生沟通之间的矛盾，降低管理效率。

结语

从全文的分析我们可以看出，企业在档案管理工作中存在的主要问题是对于档案管理不够重视，缺乏数字化的意识导致工作跟不上时代发展，没有专业的团队来进行档案管理工作的转型。如果想要在未来的环境里，把档案管理工作做的更好，企业必须采取措施，促进档案管理工作的改善。具体可以从优化管理设备，招聘专业管理人才，制定明确规章流程，提升数字化素养这些方面来入手。从而使得企业在未来的发展中能够更加顺利和成功。

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（作者单位：河北省秦皇岛市北戴河区就业服务局）