试论林业科研电子档案的管理及利用

薛宇清

摘 要：林业科技创新在推动林业相关工作开展中发挥了至关重要的作用。近年来在林业科研工作取得显著成绩的同时，相应的林业科研电子档案也呈现出海量化的增加趋势。新时期的档案管理工作要求，除了要确保林业科研中各类资料能够及时、完整的归档外，还必须充分挖掘这些档案本身的利用价值，为今后林业科研创新，以及取得新的科研成果提供经验借鉴。为此，探究如何做好林业科研电子档案的科学管理、优化利用，就成为现阶段林业有关部门的一项重要任务。

关键词：林业科研档案;归档要求;共享利用;信息化平台

一、林业科研档案组成及管理特点

林业科研档案是指在林业科学研究活动中，记录和反映林业科研课题活动过程中的文字、图片、数据、图表等各种形式载体的文献。林业科研档案规划材料、立项论证材料、课题实施阶段所含的文件材料（研究实施方案、观测和测试记录等）。林业科研档案的明显特征有：其一，档案组成结构复杂，存储载体多样。以往林业科研档案主要纸质档案为主，将各种科研报告、会议记录、表格材料等收集起来，按照特定的要求筛选、整理后，即可得到林业科研档案。但是随着无纸化办公时代的到来，电子档案的比例不断升高，形成了纸质与电子档案并存的局面。其二，管理要求高，管理难度大。科研档案往往包含一些核心技术、涉密文件，因此对档案本身的完整性、隐私性有特殊要求。同时，随着时间推移，档案越积越多，管理难度和压力也随之增加。

二、林业科研电子档案的管理及利用

1、管理要点

科研档案与一般档案相比，在管理标准、细节要求等方面更加严格。在具体工作中，档案管理人员应当严格遵循本单位现有的制度规范，按部就班的做好林业科研档案管理的每一项工作。其中包含的要点有：（1）明确文件收集与归档要求。林业科研电子文件由形成单位或科研管理部门及时收集，按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上，定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件移交综合档案室集中管理。（2）划定档案收录范围。电子文件在收集归档过程中应结合本单位对纸质档案的收集范围，凡纸质文件应归档的，其相应的电子文件也应归档;具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件同时归档。（3）档案的管理。最基本的是保证档案完整性。由于林业科研工作的连贯性，决定了档案资料也必须按照时间顺序进行完好保存、动态收集，这样的档案才具有利用价值。在这一基础上，还要做好安全管理、隐私管理，防止科研档案出现丢失，或是被不法分子窃取等问题。

2、利用方式

科研档案具有极强的重复利用价值，这也是这种档案的一种基本属性。从档案管理的本质上来说，只有发挥了其价值，为工作开展提供了支持，这样的档案管理才是有意义的。因此，在保证科研电子档案能够及时收录、安全存储的基础上，也要尝试探究多样化的利用方式。目前林业科研电子档案有3种利用模式：（1）直接利用。用户可以通过服务台线下办理借阅，或是通过档案信息管理平台线上登记后办理借阅。可以直接得到电子档案，以便于使用。（2）提供复制件。某些珍贵的科研档案，或是从纸质档案扫描得到的电子档案，原件无法借阅，只能使用期复制件。（3）在线浏览。使用者在获取档案借阅权限后，可以线上浏览，这种方法更加便捷。

三、林业科研电子档案加强管理与利用的策略

1、重视档案管理队伍建设

虽然信息技术在支撑档案管理和利用方面体现出了强大的优越性，但是我们也应当看到，技术在很大程度上只是一种辅助手段，档案资源的深度利用，归根到底还是需要“人”来完成。特别是对于电子档案，必须要采取不同于纸质档案的新型管理理念和方法。针对现阶段还有一些档案管理人员，并不能熟练运用信息设备、应用软件，要求相关部门必须要基于档案管理需要和档案资源利用这两个角度，着重开展档案管理人员的专项培训。通过增强其职业素养和岗位能力，在高水平完成档案管理任务的前提下，为林业科研工作开展奠定扎实的基础。

2、管理和利用方式的创新

林业科研工作的生命力在于创新，对于林业科研电子档案的管理来说，也是同样如此。只有紧跟档案管理信息化的发展趋势，才能在保质保量完成本职工作的基础上，发挥档案管理对科研工作的支持和促进作用。在管理方面，以往的档案收录、编目、分类等基础工作，都是由人工完成。存在人工人本高、业务办理效率低等问题。而通过管理上的创新，依托大数据技术、信息管理软件等，完全可以实现线上办理或自助办理。既能够提升效率，又大幅度的降低人工成本。在档案利用方面，大数据、云计算的运用，开启了林业科研电子档案利用的新模式，让档案的价值得到了成倍的提升。

3、搭建档案管理信息化平台

电子档案不同于纸质档案，除了减少空间占用外，也能够依托信息技术、相關软件或设备，为档案资源的整合、利用创造了便利条件。因此，通过追加投入，在档案管理部门搭建起信息化平台，在提高档案管理效率、提升档案服务水平、挖掘档案资源价值等方面，带来更多的技术支撑。在平台建设完成后，其功能主要有：一是支持常规业务的线上办理，例如进行档案收录、档案分类时，工作人员只需要通过计算机就可以完成办理，流程得以简化，效率明显提升。二是支持远程订阅或借阅，让林业科研电子档案的利用价值得到了进一步发挥。使用者可以线上对某种档案进行预约，不需要排队等待，十分方便、快捷。

结语：对于科研类档案来说，仅仅做好留存工作，保证档案完整性是不够的，还必须尝试采取多种手段，将科研档案中的信息、价值提取出来，为科研工作开展提供必要的借鉴与充分的支持。现阶段林业科研电子档案呈现出数量较多、种类丰富的特点，对管理工作开展增加了较大压力。通过完善本单位的信息基础设施，搭建信息化管理平台，能够为档案高效管理、深度利用创造便利，既可以高标准完成本职工作，又间接的服务于林业科研工作。

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