医院科研档案的收集与利用

范旭晖

摘 要：就医院科研档案而言，其学术参考价值不可忽视。 各项收集和利用工作的水平，不仅可以充分反映医疗单位的实例和水平，还可以反映医院科学管理水平的高和低。 但是，目前许多医院对档案的重视程度不高，信息化与正规化程度普遍较低。 在这方面，每家医院及其员工应对此给予足够的重视。要充分发挥档案的价值，提高档案的利用率，以促进医院科技创新人才的培养，从而使医学事业稳步健康发展。

关键词：医院科研档案;收集;利用

一、医院科研档案的内容

医院科研档案是医学科学研究的载体，因此，科研档案的收集与归档要与科学研究活动同步进行，根据医院科研活动内容，医院科研档案主要分为以下五类：（1）科研综合档案。包括上级科技机构及医院正式发布的科研项目立项、科技成果奖励、实验室及重点学科成立、科研管理制度等红头文件及其他在科研管理活动中形成的问卷材料，以年度为单位进行收集归档。（2）科研项目档案。按照科研项目文件的形成规律，科研项目档案包括项目申报书、立项查新报告、伦理审查报告、项目批文、项目合同书（任务书）、项目中期检查材料、项目验收结题材料、成果奖励申报材料、推广应用材料等。一个科研项目完成后，即将所形成的科技文件材料进行收集归档。（3）科研成果档案。包括科研论文档案，著作档案和专利档案，一般按照年度将本单位专业技术人员在各级各类刊物上发表的论文、撰写的著作和授权专利进行收集归档。（4）学科及平台建设档案。包括重点学科、实验室平台建设申报材料、建设期满考核材料及建设期间形成的科技文件材料等，一个建设周期完成后对所形成的材料进行收集归档。（5）学术交流档案。包括聘请院外专家来院讲学和本单位专业技术人员外出参加国内外学术活动的记录文件，按照年度进行收集归档。

二、医院科研档案的收集与利用

2.1要深入基层科室收集材料

对于文书等类型的档案收集来讲，通常可以划分为平时收集、临时突击收集两种，科研档案收集也不例外，但针对医院来讲，基于其档案形成无规律以及不确定性，一般都比较侧重于平时收集。在实际收集中，为了保障档案质量、完整性以及准确性，提供有力保障，针对不完整的材料要结合具体情况，给予及时调查、补充，对于不准确、虚假的资料要真正做到去伪存真。

为了取得理想的平时收集成果，其相关工作人员应着重从两方面着手：一是要重视完善科研档案收集网络体系的合理构建。在此背景下，档案部门要结合实际情况，落实好检查、督促与指导工作，检查好日常科研档案的形成、收集与归档工作，确保其中存在的各类问题能够被及时发现与妥善解决。二是档案部门的工作人员应全面提升工作的积极主动性，平时要做到口勤、手勤、脚勤，尽可能多的到基层业务科室了解实际情况，以此来优化、增强沟通联系、广泛收集。

科研文件材料通常来源于临床科室、专家教授，以及相关的专业技术人员。但是由于其普遍存在对文件材料归档认识不足的情况，再加上个人、部门因工作需要留用等原因，要想让其自觉、主动地进行各自形成科研文件材料的归档移交比较困难。所以，档案人员要真正深入各个科室、课题小组之中，引导其正确认识到科研档案在社会、医院，以及科学技术发展中发挥的积极作用，确保科研资料存档的价值、意义可以得到进一步突显，为相关人员良好规档意识的形成创造良好条件。此外，还要及时有效地帮助其人员更完整、全面地收集、归档科研资料，而针对那些需要临时存放在科室的资料，一定要规定好存档时间。

2.2建立完善的科研档案管理制度，做好科研档案的收集、整理、归档工作

医院科研档案管理要取得良好的效果，完善的管理制度必不可少。科研档案管理部门应分析研究档案管理中存在的问题，建立起完善的科研档案管理制度，并努力提高档案管理人员的业务素质。由宣传部门配合，大力宣传科研档案在医院发展中起的重要作用，提高全体人员的科研档案归档意识，能够积极主动地配合好科研档案的归档工作，对已完成的科研项目应归档尽归档，努力提高科研项目的归档率。科研成果耗费了科研人员大量的心血，因此部分科研人员不愿意自己的科研成果成为单位的公共资源，为鼓励科研人员将自己的科研成果纳入医院科研档案中来，医院可考虑建立适当的激励机制，针对不同级别的科研成果能在规定的时间内进行归档，可给予成果贡献人员一定的物质及荣誉奖励，以提高科研人员的科研成果归档积极性。医院科研档案管理部门要严格执行档案管理制度，采取措施保证归档的科研成果的完整性、准确性。科研档案管理人员要拓宽工作思路，有效挖掘医疗和科研成果档案、专利项目档案，拓展服务范围，适时掌握医院科研工作的动态，积极主动地开展工作，特别是做好医院各学科带头人等重点人群的工作，让他们在科研档案归档工作中起模范带头作用。科研档案管理人员还应根据制度要求和科研项目的实际特点对科研档案进行及时的补充和完善，保证科研档案信息的完整性，详细记录有关信息，保证重要信息不被遗漏。并根据科研档案特点按照时间、类别进行分类管理，方便日后使用。

2.3提升医院科研档案管理现代化水平

为了给检索、利用提供一定便捷，完善资源共享，其相关工作人员应坚持以科学管理为重要基础，通过科学技术理论、方法，以及手段的灵活引用来妥善处理档案收集、利用中存在的各类问题，促进其各项工作的信息化、规范化，以及科学、自动化发展。为此，应结合具体情况，着重围绕档案收集、保管、开发与利用等环节做出更深层次的技术创新探索。同时，要注重、完善档案硬件设施方面的投入，将原本分散的个人、部门的科研档案材料汇总成内容较为丰富，且数据详细的资源库存。另外，还要围绕档案收集、利用来进行各类软件研发，真正实现各种档案全文检索，以及数据分析、资源共享等多样化功能的有效发挥，从而为后期多层次、多角度开发创新提供有力的技术支持。

2.4对科研档案管理人员展开培训，提升他们的综合素质

科研档案的管理人员必须要拥有合格的职业素养，在实际工作中需要保持高度的责任心，严谨认真地做好每一个环节和细节，不仅如此，还需要明确了解到服务以及保密之间的分别，并以此为基础负责地做好自身职责。管理人员还必须不断提升自身的素质和能力，从而达到当下社会所提出的实际发展需要。具体来说，科研档案的管理人员不仅要拥有科研管理以及档案管理等知识，还要深入了解医学以及临床的基本知识，他们还要掌握相应的数字档案的处理能力，除此之外，管理人员还要对创新检索以及编研体系进行学习。换句话来说，他们要全面了解各个专业和学科的分别，从而对科研档案进行准确的分门别类，还要结合档案的发展形势以及有关信息，全面发掘其中的价值，從而有效制作出具有很强实效性及指导意义的编研成果，让档案的利用者得到高质量的服务。

三、结语

综上所述，作为医院科学研究活动的历史记录，医院的科学研究档案是医院多年来所完成的科学研究成果和一系列新技术成果的重要记录。但是，在医院档案管理中，医院科研档案是一个极其薄弱的环节。因此，为确保充分发挥其积极作用，有必要重视和改进各种收集利用工作的具体实施。探索更多新颖，多元化的工作策略，这将为医院的科学研究和学术活动带来积极的作用。

参考文献：

[1]张超.医院科研档案的收集与利用[J].办公室业务，2019（24）：162-163.

[2]王鸣茜，彭芳.医院科研档案管理现状及对策[J].办公室业务，2019（08）：134+177.