科技报告归档管理定位研究

沈宸 袁曦临

摘要：我国科技报告工作存在多头管理的混乱现象，影响到科技报告的保存与利用，并导致科技档案连续性受损。文章从概念属性和实践工作两个层面对科技报告和科技档案的职能定位进行对比，证实了将科技报告纳入科技档案管理体系的可行性，确立了科技报告归档管理的新定位，修正了科技档案归档范围，调整了科技报告档案管理工作，依据文件连续体理论建立了个人、部门、机构、国家层面的科技报告多级呈交制度。

关键词：科技报告；科技档案；归档管理定位；归档范围分类号：G275

Research on Science and Technology Report Filing Management Position

Shen Chen1， Yuan Xilin1， 2

（1.School of Economics and Management， Southeast University， Nanjing， Jiangsu， 211189； 2.Southeast University Library， Nanjing， Jiangsu， 210096）

Abstract：The chaos of multi-management exists in the management of science and technology reports in China， which affects the preservation and utilization of science and technology reports， and also causes the continuity of science and technology archives to suffer. This article compares the functional positioning of science and technology reports and science and technology archives from two levels of conceptual attributes and practical work， confirms the feasibility of incorporating science and technology reports into the science and technology archives management system， and establishes a new orientation for science and technology reports filing management. This article also revises the science and technology archives filing scope， adjusts the management of science and technology report archives， and establishes a multi- level submission system for science and technology reports at the individual， department， institution， and national levels based on the continuum of documents theory.

Keywords：Science and Technology Report； Science and Technology Archives； Filing Manage？ ment Position； Filing Scope

1我國科技报告归档管理困境

在建设创新型国家的政策推动下，我国科研创新活动取得了重大突破，产生了大量的科研成果，与此相对应，科研成果及科研活动过程文件的管理问题就显得尤为突出。科技报告作为“描述科研活动的过程、进展和结果”的科技文献[1]，具有极高的参考利用价值，其管理问题也应受到重视。

早在20世纪80年代，我国学者就开展了有关科技报告管理的研究。1987年，李延海等学者[2]为了加强对科技报告的管理提出了建立科技报告联合服务中心的构想。2013年以后，关于科技报告的研究热度急剧上升，主要集中于情报学领域[3]。例如，贺德方教授从政策法规、标准规范、服务平台、宣传培训、理论研究等方面探讨了我国科技报告资源体系的建设[4]，并总结了科技报告产生发展的管理历程，明确了科技报告制度的建设路径、科技报告资源的整合方案和科技报告体系的构建模式[5]。目前，我国科技报告管理的研究集中于科技报告资源体系与科技报告管理制度建设[6]。

与此同时，学界内有关于科技档案与科技报告概念内涵是否重合的讨论一直存在[7][8][9]，但较少有学者讨论科技报告和科技档案的整合管理。目前仅见潘世萍[10]等学者提出要将科技报告档案纳入项目档案管理体系的设想，并指出在这一工作中实际上需要解决的是归档范围的修订问题。

综上所述，尽管学界已对科技报告的管理问题进行了一定的研究，但由于我国科技报告管理体系一直没有建成，科技报告的归档管理工作正面临困境。

1.1科技报告存档分散割离

目前我国仍未形成统一的科技报告管理制度，各级尤其是基层科研管理部门职责范畴不清晰，使得科技报告管理工作各自为政，造成了科技报告存档分散甚至部分流失的混乱局面。这些能够反映完整的科研过程和具体研究细节的科技报告“散落在各级各类政府科研管理部门、科研院所、高校甚至研究者个人手中”[11]，仅为单位或部门内部使用。这种分散割离的存储状态，造成了科技文献资源利用价值的巨大浪费。

在科研管理的实际操作层面，各机构科研部门重形式轻内容，重成果性材料、轻过程性材料，“重科研项目前期争取、轻项目执行过程和目标结果管理”[12]，使得收集到的科技报告内容形式并不规范且质量较低。这部分科技报告“多呈现信息孤岛状态，没有整理，缺少分类与分级，没有编号和代码标识”[13]，难以进行利用。

我国科技报告薄弱的归档工作与日益提高的科研水平之间的不对称，使科技报告资源难以利用，从而影响科研成果价值的发挥。从更深远的角度上讲，科技报告难以利用的状况阻碍了学术史的研究，使得研究缺乏史料支撑。

1.2科技档案和科技报告归档的工作范畴重合问题

根据《科学技术档案工作条例》，科技报告作为“科技生产活动中形成的科技文件资料”的一部分[14]，却始终没有纳入科技档案归档范围。我国的科技报告管理体制一直独立在科技档案馆之外，但是科技档案与科技报告管理工作的范畴又存在交叉重合。目前这种科技报告的分散管理方式，与科技档案的成套性特点严重相悖，无法实现科技档案的完整性与连续性，限制了科技档案各项功能的发挥，影响国家科技信息资源的有效积累和长期保存[15]。

因此，有必要从理论及实践的层面上探讨将科技报告纳入科技档案管理体系的可行性及合理性，确立科技报告归档管理的新定位，以加强科技报告的统一管理。在保障科技档案的连续性的同时，避免科技报告和科技档案管理工作并行所产生的资源浪费。

2科技报告与科技档案关系及职能辨析

2.1概念内涵与特征比较

参考《科技报告编写规则》《科学技术档案工作条例》对科技报告和科技档案所下的定义[16][17]可知，科技档案是归档备查的反映科技生产活动的科技文件资料。撰写和呈交科技报告作为科研活动不可缺少的一环，在这一环节中产生的相关文件，包括科技报告本身，自然就具有档案属性[18]。科技报告与科技档案概念范畴重合。

为了进一步对比两者的职能定位，本文借鉴贺德方教授在其研究中采用的方法，即从概念表述中抽取能区别科技报告与科技档案概念的特征[19]（如表1所示）。

由表1可以看出，尽管科技报告在理论概念层面上和科技档案存在交叉重合，但两者在具体的职能定位上有着不同的侧重。科技报告侧重于进行科研成果的交流传播、知识分享，并通过这一形式规范科研活动的各个环节。而科技档案侧重完整积累、记录保存科技生产活动中产生的科技文件资料，其职能体现在储存并记录相关科技信息资源，从而面向形成者或社会提供利用，发挥其知识储备和依据凭证功能、情报功能、促进生产力发展和提高经济效益功能[21]。

2.2主管部门职责范畴与内容比较

根据《国家科技计划科技报告管理办法》[22]，科技報告的项目主管部门是中国科学技术信息研究所，其职责内容包括接收、整理、保存、管理、统计、利用、服务。而科技档案馆作为科技档案的主管部门，其职责范畴遵循档案管理工作的八大环节，包括收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计。

从两者的职责范畴来看，科技档案馆负责管理的是科技档案，中信所负责管理的是国家科技计划科技报告。根据前文中两者的概念内涵对比，科技报告为科技档案组成部分，属于科技档案馆管理工作的职责范畴，两个主管部门职能定位存在重合。

从两者的职责内容来看，科技档案馆和中信所在5个环节上内容重合（见表2）。与科技档案馆管理工作相比，中信所科技报告管理工作不包括鉴定、检索和编研工作，却强调了“服务”这一职能。《国家科技计划科技报告管理办法》对其服务职能进行了说明，即“建设和维护科技报告共享服务系统，开展科技报告的共享服务”[23]。可见，科技报告的实践工作体现的职能大部分被科技档案所涵盖，但与科技档案相比，科技报告管理工作更注重“服务”性。

从以上两个角度的对比分析中可以看出，科技报告无论是在理论概念还是实践工作层面，其职能定位都与科技档案存在交叉重合。这与国外的科技报告管理工作显著不同。以美国科技报告制度为例，美国不存在科技档案的概念，而是在国家层面构建了一个覆盖科技档案形成、收集、整理、归档、保管和利用全过程的“科研项目组、科技管理部门及其信息中心、国际技术信息服务局”三位一体的科技报告管理模式[24]。且在2010年美国国家档案与文件署（NARA）与美国国家技术信息服务局（NTIS）签订协议，NARA将备份保存其所有数字STEI（即美国政府科技报告）的记录副本。可见在美国，科技报告已经列入档案管理的工作范畴之中。在两者的最终目的都是提供科技文献资源供社会公众利用的前提下，科技档案的职能定位侧重于“记录”资源，科技报告的职能定位侧重于“传播”资源。美国的科技档案工作重视科技资料的成果性，并通过科技报告的形式进行交流与传播，这也是美国科技报告制度的成因。

3科技报告归档管理重新定位思考

长期以来，我国的科技档案管理工作存在“重藏轻用”的问题。随着近年来科技档案馆日益注重馆藏档案资源开发，将科技报告纳入科技档案管理工作职责范畴之中，一方面，科技报告管理工作可以依附已经成熟的科技档案管理体系，完善对科技报告资源的保存和利用，另一方面，科技报告的传播性和服务性也有助于带动科技档案资源面向社会公众广泛传播，促进馆藏资源利用和开发。

3.1科技报告归档范围界定

科技报告由于是描述科研活动过程或结果的文献，可归入科技档案范畴下科研档案的归档范围之中。

科研档案的归档范围参考国家档案局颁布的《科学技术研究课题档案管理规范》[25]，该文件要求归档的科技文件资料根据科研项目的工作阶段分类：研究准备阶段、研究试验阶段、总结鉴定验收阶段、成果奖励申报阶段、推广应用阶段，以及与各阶段有关的文件。

依据国家科技报告服务系统的科技报告类型分类，包括以下14种：奖励报告、结题验收报告、结题验收摘要报告、进展报告、立项报告、年度报告、年度进展报告、验收报告、一般性科技报告、摘要报告、中期报告、中期评估报告、专题报告、最终报告。其中立项报告、中期报告和结题验收报告是对其所属研究阶段的总结，为该阶段的重要科技文献资源，已被纳入科研档案归档范围内。故这三类科技报告按其原有的分类归档，其余类型科技报告按照其产生阶段归入科研档案归档范围。据此，将科技报告纳入科技档案的归档范围之中，丰富了科技档案内容，调整了科技档案归档范围，从而确立了科技报告归档管理的新定位（具体如表3所示）。

3.2科技报告档案管理工作内涵调整

科技档案工作包括宏观管理和微观管理两方面内容，宏观管理是针对整个科技档案事业的组织建设和事业管理工作，而具体到实际业务工作，也就是科技档案工作的微观管理则主要包括“科技档案形成管理、科技档案实体管理和科技档案信息资源开发利用”三个方面[26]。在科技报告纳入科技档案归档范围之后，有必要对科技档案微观管理工作进行调整。

一是在科技档案的形成管理工作中，将科技报告作为科研项目档案的组成部分，与属于同一科研项目的其他科技文件资料一起，依据项目的不同工作阶段整理组卷，以遵循科研项目文件的形成规律，保持案卷内文件的系统联系[27]。卷内文件依据重要程度排列，由于科技报告多属于成果性文件，故排列在案卷最前。

二是在科技档案的实体管理工作中，科技报告所属的科研档案案卷多以“专业—课题”的方案进行分类。同时，为了实现科技报告“传播交流”科技资源，分享成果知识的职能定位，有必要对科技报告档案或整个项目档案案卷进行数字化加工与组织，以便于后续的科技报告资源开发利用工作。

三是在科技档案信息资源开发利用工作中，由于科技报告侧重于传播和服务的职能定位，有必要针对重点科研项目所产生的科技报告建立专题数据库或出版专题目录，以便于科技报告的快速检索查询和广泛传播利用。同时，科技专业档案馆还可以统一编制本专业的科技报告汇编，利用科技报告在传播交流上的优势，促进科技档案资源开发。

3.3科技报告归档制度重构

目前，我国的科技档案工作仍沿袭1980年开始执行的《科学技术档案工作条例》规定，实行“条块结合”的科技档案工作管理体系，也就是在国家档案局的统一掌管下，按专业实行统一管理。在这个管理体制的统筹领导下，各企事业单位的科技生产部门负责将科技活动中产生的文件移交到其直属的基层科技档案工作机构进行管理；同时，基层科技档案工作机构向各专业主管机关的科技专业档案馆及各省市的科技专业档案馆移交需要长期或永久保存的科技档案。在新的需求環境下，可以从共同管理的角度重新规划科技报告归档制度。

参考档案管理理论中的文件连续体理论，依托我国科技档案管理体制，建立个人、部门、机构、国家层面的涵盖科技报告形成、收集、整理、归档、保管和利用全过程科技报告多级呈交制度。文件连续体理论呈现了一种从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式，揭示了文件形成、保存与长久利用一体化管理的理念[28]。通过建立多元素多维度文件有机联系的档案集合，以保存和记录人类社会的集体记忆[29]。依据文件连续体模型理论，可以从个人、部门、机构、国家层面建立科技报告多级呈交制度。

第一，科研项目承担者依据《科学技术报告编写规则》等标准文件规范，完成项目各工作阶段的科技报告撰写工作，并保留相关过程文件；在一定期限内提交科技报告及其过程文件。

第二，科研单位在科技生产的过程中监督科研项目承担者，完成科技报告的撰写工作；在项目结项时将科技报告移交到单位内的基层科技档案工作机构之中；基层科技档案工作机构以项目为单位对科技报告进行初步鉴定、分类、编目、登记、统计等必要的加工整理工作，并面向单位提供利用；定期向所属的科技专业档案馆移交需要长期或永久保存的科技报告，并保留副本。

第三，科技专业档案馆定期接收基层科技档案工作机构提交的科技报告；对接收的科技报告进行进一步的鉴定、整理、保管、检索、编研、统计、开发利用等工作。科技档案馆与科研单位共享科技档案资源，共同对科技报告负责，并在其生命周期中承担不同的角色。

第四，由科技部和国家档案局对科技报告管理体系进行统筹规划，中央和地方各级专业主管机构和各级档案行政管理部门对科技报告管理工作进行统一的领导、监督和检查；各级科技档案馆联合中国科学技术信息研究所，将科技报告数字化文件上传至国家科技报告服务系统；中信所在承接了全国科技报告的数字化文件之后，定期对各专业科研情况进行总结，形成国家级的专业科技报告，呈交到国家档案馆归档管理，向社会公众开放。

为了保障科技报告多级呈交制度的执行，在规范层面可以参考美国科技报告制度，设立“上及国家级法规政策、部门级规章制度，下至基层单位管理制度”[30]的政策规范体系。在国家级法规政策层面，规范科技报告管理制度，以法律形式确立科技报告管理体系；在部门级规章制度层面，以国家法规政策为基础，各级专业主管机构和各级档案行政管理部门对科技报告管理工作的归档范围、密级及保管期限等问题进行规范；在基层单位管理制度层面，各级科技档案馆和科研单位根据实际工作制定本单位科技报告管理细则。

4结论

科技报告归档工作目前是科研事业管理中的短板，我国的科技档案管理规范滞后于时代要求。大部分科技档案管理规范都是在20世纪80年代或90年代制定的，已不符合当前的政策环境。重新修订原有科技档案管理的政策规范，完善科技档案资源的管理及开发机制迫在眉睫。

因此，本文探讨并确立了科技报告归档管理的新定位，提出将科技报告纳入科技档案管理工作中的构想。同时，界定了科技报告归档范围，提出依据文件连续体理论建立个人、部门、机构、国家层面的科技报告多级呈交制度，以期对建设和完善科技报告管理体系，以及为今后科技档案管理体制的改革与调整提供思考方向。

*本文系江苏省研究生教育教学改革课题“江苏高水平大学建设绩效特色评价研究”（项目编号：JGLX19_009）阶段性研究成果。

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