RPA条件下的中建财务一体化账表核对流程优化

陈栋 陈钦

【摘要】随着互联网和人工智能的普及和发展，AI财务机器人逐渐被引入企业的财务领域。其中，以金蝶、德勤等公司的“AI财务机器人”为代表的RPA技术在财务领域的应用备受关注。RPA技术与一系列认知技术相结合，取代了以往传统大量需要人工手动完成的财务工作，RPA通过模拟人工简单重复的操作，处理数量多且易出错的业务，在原有的财务信息架构水平上实现外部不同异构财务信息系统的连接，RPA技术可以优化财务流程，促进财务工作效率的提高。

【关键词】RPA技术；财务一体化；账表核对

【中图分类号】F275

机器人流程自动化（Robotic Process Automation）技术通过使用用户界面，根据预先编写的脚本可以重复处理大量复杂机械的工作，模擬人机交互功能，用自动化的语言代替传统人工方式进行工作处理，执行基于一定准则的可重复进行和完成任务的软件解决方案。

机器人流程自动化（RPA）技术是AI财务机器人在企业财务管理领域的运用。根据财务工作流程特点和内容，采用自动化的手段取代了手工操作，协助完成任务量大、高重复性、标准化的基础财务业务。具体操作是AI财务机器人根据预先设定的财务原则，在特定财务流程节点替代传统人工操作及判断，将财务数据进行采集与整理，并根据一定的判断原则进行数据验证、分析与记录，实现财务数据计算、管理、沟通与决策等一系列功能，RPA财务机器人在取代以往机械重复的财务基础工作的前提下，可以高效的处理相关的财务基础业务，提高企业财务部门办公效率与效果，增强企业财务整体的自动化和数字化水平。

一、中建集团财务一体化的现状与问题

（一）中建集团财务一体化平台概述

随着中国建筑集团有限公司（以下简称中建集团）市场份额的不断扩大，业务规模与经营成本逐渐上升，接踵而至的就是人力资源成本过高，企业面临着内部管理、内部控制及财务信息质量难度加大等问题。为解决一系列发展问题，中建集团通过组织变革，与IBM、安永、普联、SAP等公司全面合作，通过建立财务一体化平台系统，将企业内部的资金流、核算流、业务流进行整合，实现了内部财务管理流程的重构，加强了企业信息化建设，提高整体财务管理效率。

（二）财务一体化平台账表核对流程

在财务一体化平台账表核对流程中，首先，由总部财务部门通过财务一体化平台及SAP系统下载报表与账务数据，按照不同的会计核算中心与分子公司会计核算账簿数进行比较，发现异常数据后通知各分子公司财务部门对会计账簿与业务数据进行核对。其次，分子公司与项目部的会计账簿核对，企业具体业务与财务的会计账簿如有不符，将视具体情况向业务部门、外部合作单位、银行等金融机构等进行核实，待相关结果核实后，企业将最终的结果以报告形式传递给各分子公司财务部门。最后，各分子公司财务部门在对报表数据进行整理归集的基础上再反馈给总部财务部门。

（三）财务一体化账表核对流程存在的问题

财务一体化平台的建设，提高了财务数据采集和处理的效率，但由于缺乏直接对具体业务数据的获取和处理，从而导致在实践工作中财务一体化平台导出账表在核对过程中仍存在诸多问题。

1.流程复杂、时效性差

总部财务部门与下属分子公司财务部门进行账表核对时，往往需要下属分子公司及时下载相关数据，填写报表数据，并传递给总部财务部门。互相联络的方式主要通过即时通信软件（QQ，微信）或者电话等方式进行通知。核对完成后，总部财务部门将核对结果反馈给各分子公司财务负责人。由于总分机构之间的业务复杂性和地域性差异，信息传递不及时，使得总部、各分子公司及项目部之间的交流与沟通存在很大障碍，往往会出现信息延迟、协调性差等问题。此外，由于施工企业的性质，建筑工程项目范围覆盖了国内外大部分地区，不同分子公司与项目部之间沟通不便利，造成账表信息核对效率低下，核对的效率和质量面临巨大挑战。

2.人力资源成本较高

由于账表核对与差异处理涉及总部、子公司等多个单位部门，从财务报表填制、电话通知、账表数据比对、数据项异常分析到最终形成书面的反馈报告，这一系列流程都需要人工之间的沟通、协调与手工操作。但随着企业在建筑市场业务规模的扩大，分子公司及项目部的数量逐年增加，每年需要核对的账表数量也逐年大幅增加，每个单位实体需要有自己的财务部门和财务人员，这极大增加了企业的员工数量及人力资源成本。此外，各部门与单位之间长时间的沟通，耗费大量的时间成本与人力资源，极大降低了企业正常业务处理的效率。

3.核对数量多，异常事项处理复杂

由于企业每个月、季度、年度都需要编制相应的财务报表，因而账表核对的正确性是编制财务报表的重要一环，由此需要总部、分子公司等单位统一在每月、季度、年度进行账表的核对工作。由于时间较短，工作量大等原因，财务人员需要频繁地在中台系统、SAP及报表之间切换，手工的操作不仅极易出错，且需要大量的工作时间。

此外，由于具体业务与入账时间不一致及财务人员的操作失误导致的账表不一致的情况也时有发生。例如，某项会计业务由于双方入账时间不一致，很容易导致业务一方已入账而另一方尚未入账的现象，从而造成未达账项，导致账表不一致情况发生；或者由于财务人员的操作失误未给某客商的账款及时入账，导致账表不一致。账表不一致的直接后果是企业财务部门需要根据账表的异常结果，与企业业务部门、外部客户单位、银行金融机构进行沟通和处理，从而造成工作量的增加甚至是企业经济利益损失。

4.核对过程缺少监督

由于企业每年业务范围广、工作量剧增，在账表核对过程中人工涉入环节较多，极易造成严重的人工干预，降低了对账结果的真实性，从而影响会计信息质量。并且，在实际操作过程中，由于核对工作量大，财务人员缺乏足够的时间进行详细、严密的检查，往往选择重要性水平较高的业务进行核对，做不到全面性的业务核对，容易出现漏网之鱼。此外，作为建筑施工企业，工程项目部存在工作量大、人员不足等，这些因素会导致核对工作中舞弊行为发生。例如，一些关联交易涉及到一些人员的相关利益，由于缺乏过程监督，有时会忽视或故意隐藏一些异常事项。

二、基于RPA的财务一体化账表核对流程优化

（一）RPA和账表核对的相关性分析

RPA作为纯粹的智能自动化形式，它的主要特性是技术独立性、非侵入性、可扩展性和可跟踪性。RPA可以处理高度可重复的任务，实现基于规则的财务操作过程自动化，模拟用户的手动操作和人机交互，以插件的形式部署在现有系统上，执行许多预先确定的财务流程，以极快的速度完成传统的人工操作。

账表核对作为一个工作量大和重复性高的业务，急需类似于RPA机器人这样的AI财务机器人来帮助完成工作。RPA机器人由于其特性可以完全运用于账表核对这类手工操作、重复性和耗时性工作。同时由于它的非侵入性，不会对企业原有的财务一体化平台的基础架构造成重大影响，可以在不影响财务一体化平台及SAP系统正常运行的情况下完成跨系统工作，并且可以实现24小时执行常规任务。其次，RPA可以将不同系统的数据自动进行格式的转换，导出并输入到指定的财务一体化平台某个专用模块之中。在数据采集过程中，RPA机器人可以自动采集所需的各种账表和数据，并对数据采集过程进行详细、实时的跟踪，及时对账表核对过程中各单位沟通不及时造成的效率低下状况进行了改善。总之，RPA机器人的运用可以提高整个财务一体化平台账表核对过程的效率。

（二）财务一体化账表核对流程优化设计

针对目前财务一体化中存在的问题，在财务一体化系统原有的流程基础之上，结合RPA机器人的应用优势来进行账表核对的流程优化，设计了基于RPA机器人的账表核对流程解决方案，如图1所示。

账表数据自动化提取阶段：RPA机器人按照预先的规则设置自动登陆总部、分子公司及项目的财务一体化平台，使用计算机自然语言读取企业相关一体化平台的业务单据，并结合自动读取的SAP系统凭证及报表数据进行批量的抽取及自动分类。随后，在报表数据的基础上采用OCR技术、数据关联等机器学习算法对财务数据进行匹配，并根据匹配结果从凭证及业务单据中将对应的数据抽出进行保存。在提取数据项后，RPA机器人会立即触发编码指令，对这些匹配成功的数据建立唯一的编号标识码，便于后期的操作与识别。如果发现数据项存在于财务报表中，但不存在于凭证或业务单据中，则RPA机器人会根据系统预置的规则自动标记为异常项。RPA机器人与目前人工提取账表数据方式相比，简化了人工操作过程，缩短了时间并提高了核对效率。

账表数据自动化核对阶段：作为整个RPA机器人账表核对流程解决方案的核心，账表数据自动化核对的具体内容为：检查财务报表中的关键事项是否与相关总分类账期末余额一致；检查财务报表中一些具体事项是否与相关明细账的发生额、期末余额一致。

对于具体操作来说，首先，RPA可以消除大部分重复的手工操作环节，按照规则检查账表数据，这种方式在很大程度上避免了人工操作带来的错误和舞弊行为的发生。账表核对环节的RPA机器人应用流程描述如表1所示。

RPA机器人在财务报表与会计账簿、会计账簿与业务单据的数据对账中，通过关联规则等机器学习算法，RPA可以有效地匹配不同格式的数据项，判断每个项目数据的一致性并反馈结果，在这些方面RPA机器人有着明显的增益效果；其次，RPA机器人在与业务部门、外部往来单位、银行金融机构核对异常数据项的过程中，通过邮件自动对上述单位的数据项进行再次核对，并输出更新后的数据项。

同时，RPA可以准确模拟数据核对过程中相应的人工操作步骤，从而减少了人为干预和提高了工作处理效率，降低了人工数据比对错误和舞弊的发生风险。此外，基于RPA机器人账表数据自动化核对过程中相关数据及核对过程均会被自动记录和监控，财务人员可以通过调取相关记录方便地查询账表核对情况及历史信息，避免繁琐的沟通过程，提高了工作效率。

反馈报告数据填报自动化：反馈报告的填报是整个流程的最后一个环节，由于数据量大，数据更新频繁，传统的人工填报方式已经不再适用。基于数据填报的规则性、操作重复性等特点，RPA机器人可以较好地运用到反馈报告的填报过程中。在此阶段，RPA机器人将账表核对结果进行自动收集并及时反馈给各分子公司。各个分子公司在接收到反馈结果后，将属于项目的反馈结果继续进行传递，在进行逐层的传递之后，各个层级均得到了反馈结果。随后，各个层级再根据反馈结果提供反馈报告，并逆层级逐层进行传递，各个层级在得到下面层级提供的反馈报告之后自动搜集并生成新的反馈报告，并逆层级逐层进行传递，最后所有的报告汇总到总部，由总部财务部门对这些报告进行分析并将账表核对过程中的工作底稿和报告进行整理、归档。

三、结语

随着人工智能技术的不断发展，企业财务一体化平台需要不断优化升级，账表核对作为企业财务一体化平台会计信息质量的重要保证，需要制定适合的核对方式与方法，提供核对的效率和效果。本文在分析中建集团财务一体化平台账表核对流程现状及问题的基础上，设计了基于RPA机器人的财务一体化平台账表核对流程优化方案，通过数据自动提取、自动核对及自动填报这三个阶段，完成了财务一体化平台整体的账表核对流程，这个方案能够快速的取得成果，降低企业人力资源成本，提供财务一体化管理效率，减少相关人工核对错误和纠错成本，进一步提高企业报表信息质量，推动企业财务流程管理向精细化和信息化方向转型。

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