档案安全防护和应急管理

朱家友

关键词：档案管理;安全防护;应急管理

引言：档案作为企业各项经营活动的见证者，档案安全管理对企业长久稳定发展以及对企业内部机密展开保护有着重不可替代作用。因此，企业在日常管理过程中，应注重企业内部档案管理，不断提高自身的安全意识，对企业长久稳定发展有着重要意义。由于企业档案存储方式多以纸质为主，就需要档案管理人员做好日常管理和保护工作，减少人为因素和环境因素对企业档案带来的损害，本文将结合笔者工作经验，提出合理化的档案安全防护及应急管理对策，以资借鉴。

一、基于纸质档案管理模式的安全管理

（一） 建立严格的信息访问制度

企业如果采用的纸质档案存储形式，那么在进行档案管理过程中有必要做好日常档案管理工作，提高档案安全性，档案管理人员也要具备一定的安全意识，这样才能将档案安全管理融入到日常管理中来。例如，日常管理中要对访问人员及访问时间进行限制，对档案访问人员的身份进行仔细核对，避免档案信息泄露，对保护企业档案安全性有着重要意义。此外，除了要做好访问人员限制工作外，还要对档案访问范围进行限制，访问人员所阅读的档案范围应进行合理划分，避免机密档案外泄。例如，规定制度的档案访问区域，并约束档案访问人员在固定区域阅读档案，使档案管理朝着更加模式化，更加规范化方向发展。此外，为了加强对档案安全防护工作，在条件允许的情况下，应限制档案访问时间，实现档案的集中化管理，提高档案访问率，如果档案涉及内部或高层机密的情况下，还要禁止拍摄等行为，避免档案机密外泄，实现对档案的有效防护。

（二） 注重档案存储区域的安全

纸质档案很容易被损坏，近年来因日常保管不到位使得档案受到损害的事件有很多，如被烧毁等。特别是一些老旧档案，常常被存储于库房、保管室等区域，那么就应做好档案存储区域管理工作。例如，做好存储区域防火措施，禁止易燃危险物品出现，如打火机、火柴、烟花等，此外，还应在档案存储区域配备相关消防设施，如灭火器等，以备不时之需。另外，还要控制好档案存储区域温度湿度管理，做好日常通风，延长纸质使用寿命，对档案库房中的温度也应进行时刻监控，实现对档案有效管理。

（三）严格控制档案室人员进出

档案室是存储档案的重要区域，做好档案室安全管理工作对档案保护有着重要意义，对此，应积极开展档案室安全管理，工作人员要每天检查档案室门窗是否关严，是否上锁;对进出档案人员要有一定的了解，对人员活动进行严格控制，例如禁止开展明火活动，进出要登记，阅览时间也要做好记录等。

二、积极开展“八防”措施

在开展档案管理的过程中，应做好相应的预防对策，将“八防”措施纳入到档案日常安全应急管理中来，具体包括：防火、防水、防盗、防尘、防虫、放盗共八项措施，以期进一步提高档案管理安全性和可靠性。最常见的防护措施主要以防火、防水及防霉为主，具体防护方式如下：防火不单单指烟花、打火机等明火，还要做好照明以及电器等方面防护，结合材料的性能来积极开展，这样才能实现对档案有效防护;而档案防水工作，主要是对档案室的环境进行管理，不要将档案存储于潮湿环境下，可以通过勤通风、安装空调、除湿及降湿等方式;防霉指的是控制霉菌的生长和繁殖，霉菌的破坏性强，繁殖速度快，因此可以加强日常清扫和管理工作，及及时倒掉库房内的垃圾，保证库房环境整洁，空气流通才能避免细菌滋生[1]。

三、档案应急管理

档案应急管理及抢救指的是档案及档案形成单位建立有关制度及应急对策，保证在突发紧急事件后能最大限度的减轻对档案的损害。突发事件离不开人为因素和自然因素，如果在日常中不做好紧急防护对策，那么就会对档案安全性构成严重威胁。具体的应急防护对策可以从以下几方面进行考虑：编制应急抢救预案，对于超出日常管理外的风险，如火灾、水灾、盗窃、地震等进行合理编制，抢救方法要详细，针对性要强，在对永久保存的档案开展分级保管的抢救对策，优先对价值高的档案进行抢救，同时还要在日常中开展档案模拟演戏模拟，提高档案人员的应急抢救能力，降低对档案的损害[2]。

综上所述，档案应急管理主要是指当发生突然性事件时，档案管理人员可以在第一时间内做出正确的应急抢救对策，最大限度实现对档案防护，减轻企业损失，以进一步提高档案信息的安全性，对企业长久稳定发展有着重要意义。这要求企业档案管理人员应不断提高自身的安全管理意识，做好日常档案管理工作，采用正确的管理方法，同时也能够提高档案管理部门应对紧急情况的处理质量，从根本上实现对企业档案的有效管理，充分发挥档案价值功能，并促进企业的发展。

参考文献

[1]谢庆华.网络环境下档案管理工作的创新与安全防护[J].科技经济导刊，2018（16

[2]李玉生.做好企業档案防火工作的几点建议[J].北京档案，2018（08）