北京奥运档案管理的对策建议

徐拥军 陈洁

摘要：笔者通过文献调查、实地调研、深度访谈发现，当前北京奥运档案管理虽取得很大成绩，但也存在一些问题，诸如档案征集力度不大、档案数据库有待建设、档案利用封闭等。为此，本文建议：贯彻习近平总书记办奥理念，让全民共享“奥运记忆”；加强电子文件归档，注重非官方档案征集；应用先进档案管理系统，构建北京奥运专题档案数据库；坚持共享、开放理念，加大档案开放利用；深入研究奥运档案，积极贡献北京智慧。

关键词：北京奥运会 北京冬奥会 档案管理 奥运遗产

继2008年成功舉办第29届夏季奥运会之后，北京即将于2022年举办第24届冬季奥运会，从而成为历史上第一座“双奥之城”。习近平总书记指出：“北京冬奥会是我国重要历史节点的重大标志性活动，是展现国家形象、促进国家发展、振奋民族精神的重要契机，对京津冀协同发展有着强有力的牵引作用。要全力做好每项筹办工作。”[1]为了通过筹办北京冬奥会，创造丰厚遗产，惠及广大人民群众，实现奥林匹克运动与城市区域发展的双赢，北京冬奥组委制定了《北京2022年冬奥会和冬残奥会遗产战略计划》（以下简称《冬奥遗产计划》），提出了7个方面35项重点任务。其中，“档案管理”被列为“文化”方面的重点任务之一。[2]当前，北京冬奥组委、北京市档案局、北京市档案馆等正在积极推进北京冬奥会各项档案管理工作，努力落实这一重要任务。近日，笔者通过文献调查、实地调研、深度访谈发现，当前北京奥运（包括2008年北京奥运会和2022年北京冬奥会，下同）档案管理虽取得很大成绩，但也存在一些问题，建议档案部门和北京冬奥组委等采取措施予以改进。

奥运档案是指在申办、筹办、举办奥运会过程中以及赛后，与奥运会有关的各种组织、机构和个人形成的具有保存价值的历史记录。奥运档案内容丰富、价值珍贵，是奥运遗产的重要组成部分之一。当前北京奥运档案管理存在的主要问题，一是档案征集力度不大。主要接收官方机构移交过来的档案，而较少征集民间奥运档案，在档案资源建设方面还有拓展空间。二是档案数据库有待建设。奥运档案来源广泛、数量庞大、内容丰富、形式多样，必须建立专门的系统平台和数据库才能有效管理与开发。目前，北京市档案馆尚未为2008年奥运会档案建立专门的系统平台和数据库。三是档案利用封闭。奥运档案管理的最终目标是开发利用以实现其多重价值。目前，这些档案尚未对社会公众开放，普通民众无缘一睹其真容。通过北京市档案馆官网上的“北京数字档案馆系统”检索不到奥运档案，“编研成果”栏目中也无与奥运相关的内容。[3]目前很少见直接基于奥运档案的研究成果发表。

基于此，对于北京奥运档案管理，本文特提出以下对策建议以供参考。

一、贯彻习近平总书记办奥理念，让全民共享“奥运记忆”

对于2022年北京冬奥会，习近平总书记提出“绿色办奥、共享办奥、开放办奥、廉洁办奥”理念。[4]奥运档案管理也应贯彻这一理念，积极调动社会力量参与奥运档案管理，广泛收集普通民众形成的奥运档案，为社会公众提供奥运档案开放利用，“使广大人民群众受益”。奥运档案是奥运记忆的沉淀。2008年北京奥运会“无与伦比”的16天，以及为此精心筹备而艰辛奋斗的7年，时至今日仍一幕一幕地在亿万中国人民脑海中重现，成为中华民族的美好记忆。而这一民族的集体记忆在很大程度上被记录、固化于各种奥运档案之中。奥运记忆是全体人民共同的精神财富，传承奥运记忆可以极大地提升国民的自豪感和认同感。因此，建议市档案局、市档案馆牵头，联合北京奥运城市发展促进会、北京奥运博物馆等，借鉴中国人民大学人文北京研究中心“北京记忆”项目的经验，实施“奥运记忆工程”，通过奥运档案的收集、整理、传播、利用，促进奥运记忆传承，满足广大市民精神文化生活需求。

二、加强电子文件归档，注重非官方档案征集

2008年北京奥运会档案，从管理制度到实际操作，均以纸质文件归档为主、电子文件归档为辅，而反观2012年伦敦奥运会，其档案管理的最大亮点就是勇于面对技术挑战、不畏信息风险，以数字形式接收奥运档案。当前，电子档案“单套制”管理已成为必然趋势。因此，对于2022年北京冬奥会档案，应该坚持纸质文件归档和电子文件归档并重。凡有保存价值的电子文件一律归档，而且对非永久保存、非重要的电子文件，可仅以电子形式归档，无须打印成为纸质文件。除了电子公文、数码照片、音视频档案之外，还应注意归档网站网页、电子邮件、微博、微信公众号和其他社交媒体信息。

2022年北京冬奥会是每一个中国人的盛会，将给中华民族留下美好的集体记忆。因此，要从构建全面、立体的“奥运记忆”角度，加强对非官方档案收集，以增强普通民众的参与感、获得感、认同感和归属感。例如，英国国家档案馆将与2012年伦敦奥运会相关的个人社交媒体信息进行了归档，保留下许多原本不为人知的珍贵记忆。温哥华市档案馆近期公开了2010年温哥华冬奥会中12000名火炬手们的照片和视频，让许多加拿大人民重温当年火炬传递时的热情。[5]因此，市档案馆应从现在起就注意归档、征集原来未列入进馆范围的企业、民间组织和普通民众的档案，包括与北京冬奥会相关的社交媒体信息、日记、照片、文艺作品、学术成果、口述档案和实物档案等。 2021年，市档案馆可借北京冬奥会来临之际，开展一次大型征集活动，征集2008年北京奥运会的民间档案，同时也为2022年之后北京冬奥会民间档案征集进行铺垫。

三、应用先进档案管理系统，构建北京奥运专题档案数据库

电子文件生成和运行于信息系统之中，且复杂多变，须有专门的档案管理系统才能保证真实、完整、可用和安全。2008年北京奥组委没有建立专门的档案管理系统，而2000年悉尼奥组委、2010年温哥华冬奥组委、2012年伦敦奥组委均建有专门的奥运档案管理系统。[6]这次2022年北京冬奥组委采购了档案管理系统，可实现与OA系统的对接，是很大的进步。建议再对该系统进行标准符合性验证，使之符合《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194—2012）和《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70—2018）等要求；还要考虑该系统与市档案馆数字档案馆系统的数据接口连接问题，便于将来把该系统中的电子档案向市档案移交。

为了更好地管理和开发奥运档案，需要建立专门的奥运档案数据库。例如，2012年伦敦奥运会，就由英国国家档案馆等实施“奥运会和残奥会档案”（The Record）项目。[7]“The Record”最终成为一个集成奥运档案信息资源、供公众在线利用的专题数据库网站，取得巨大成功，深受各方好评。因此，建议市档案馆尽快构建“北京奥运专题档案数据库”。该数据库是一个集中、长久保存2008年北京奥运会和2022年北京冬奥会电子档案，并提供全社会在线利用的专门档案资源网络与服务平台。该数据库既可整合于市档案馆数字档案馆系统，也可独立运行；既可集中保存市档案館所藏奥运档案，又可整合并共享河北省（尤其是张家口）和北京市各区县的档案馆，以及其他机构收藏的奥运档案；基于该数据库还可构建“奥运记忆”工程。

四、坚持共享、开放理念，加大档案开放利用

奥运档案不仅限于官方机构利用，应贯彻共享办奥、开放办奥的理念，向全民在线、免费开放利用。每一个人都是奥运会的参与者、贡献者，奥运档案遗产理应为全民共享。例如，1984年洛杉矶奥运会结束2年后，当地档案部门即将详细的奥运档案目录上传网上，方便民众查阅。2012年伦敦奥运会的“The Record”网站面向公众开放后，在2019年5月日均访问量达66880次，影响力很大。[8]

因此，应尽快开放2008年北京奥运会档案，将来也尽可能早地开放2022年北京冬奥会档案，使之惠及广大人民群众。尽管《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）第十九条规定“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放”，但是该条也规定“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年”。而且《档案法》实施办法第十九条进一步规定“经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放”。奥运档案绝大部分不属于涉及国家安全和重大利益的档案，因此可以尽早开放，并无法律障碍。当然，开放之前应进行档案解密鉴定。

市档案馆还应举办各种内容和形式的奥运档案展览，开发奥运档案文化创意产品，利用社交媒体传播奥运档案。例如，加拿大国家图书档案馆对1948年圣莫里茨冬奥会档案进行挖掘，以“奥运英雄”为主题举办展览，收到社会各界一致好评，[9]还可借助市场、社会力量开发利用奥运档案。例如，2012年伦敦奥组委选择英国伦敦遗产开发公司对奥运档案进行管理和开发。其“The Record”项目之所以具有巨大影响力，与英国体育界、传媒界、文化界和相关专业机构的积极参与和支持密不可分。2022年北京冬奥组委和市档案馆应以更加开放的态度、更灵活的方式，吸引企业、高校、学者参与奥运档案的管理和开发。

五、深入研究奥运档案，积极贡献北京智慧

奥运档案蕴含了极其丰富的信息、知识。《冬奥遗产计划》中“筹办知识转移”重点任务，要求“为未来中国大型赛事和奥运会筹办提供宝贵的智力财富”。研究开发奥运档案，可有助于这一任务的完成。例如，悉尼奥组委就将“2000年悉尼奥运会信息系统”中的档案开发为知识遗产，以500万澳元的价格出售给国际奥委会，为后续奥运会举办提供参考。[10]2008年北京奥运会是一届“无与伦比”的奥运会，2022年北京冬奥会也将是一届“精彩、非凡、卓越”的冬奥会，而北京也将成为全球首个“双奥城市”。深入研究北京奥运档案，不仅可以从中总结奥运会和其他大型体育赛事举办知识；还可以从中提炼重大工程建设、社会组织、城市管理、区域发展、生态环境治理、科学技术应用、青少年教育、残疾人事业发展、跨文化交流等各个领域的北京经验，从而为国际社会贡献北京智慧。市档案馆等应主动吸引学术界、体育界、文化界、教育界、企业界的专家、学者进馆深入研究开发奥运档案，总结、提炼各方面的经验、规律，使之显性化、体系化，实现北京智慧的广泛传播和长久传承。

综上所述，奥运档案是重要的奥运遗产，我们应以习近平总书记四个办奥理念为指导，拓展工作思路、创新工作方法，促进奥运档案的科学管理和充分开发，使之更好地服务北京和京津冀区域发展，惠及广大人民群众。

*本文为北京市社会科学基金研究基地重点项目“2022年北京冬奥会文献遗产的保护与传承”（批准号：18JDYTA008）研究成果。

注释及参考文献：

[1]中国共产党新闻网.北京冬奥会倒计时两周年来看习近平的冬奥情缘[EB/OL].（2020-02-04）[2020-04- 03]. http ： // pc. people. com.cn/n1/2020/0204/ c164113-31570289-3.html.

[2]北京冬奥组委官网.《北京2022年冬奥会和冬残奥会遗产战略计划》正式发布[EB/OL].[2019-10-10]. https：//www.beijing2022.cn/a/20190219/009160.htm.

[3]北京市档案信息网.编研成果[EB/OL].[2020-04- 03].http：//www.bjma.org.cn/bjma/330228/330344/ 331655/279dcf18/index1.html.

[4]人民网.绿色办奥共享办奥开放办奥廉洁办奥办成一届精彩非凡卓越的奥运盛会[EB/OL].（2016-03-19）[2020-04-03]. http：//politics.people.com.cn/n1/ 2016/0319/c1024-28210774.html.

[5]Vancouver Archives Releases Thousands of Pho？ tos of 2010 Olympic Torch Relay [EB/OL].（2019-2-21）[2020 - 01- 10]. https ： //www. vancourier.com/ news/vancouver - archives - releases - thousands - of -photos -of-2010-olympic-torch-relay-1.23641380.

[6][10]陈洁，徐拥军，郭若涵，等.国外奥运档案管理的特点及启示[J].兰台世界，2020（1）：28-31.

[7][8]林玲，郑宇萌.奥运会遗产的数字化收集整理与利用——以伦敦奥运会数字化档案为例[J].湖北体育科技，2019，38（8）：664-669+678.

[9]Library and Archives Canada Acquires Iconic Items from 1948 RCAF Flyers Olympic Hockey Gold Medal Team[EB/OL].（2015-11-10）[2019-10-30].https：//bi.gale.com/ global/article/GALE%7CA434167417？u=cnruc&sid=ebsco.

作者单位：中国人民大学信息资源管理学院