关于文件管理国际标准ISO 15489《信息与文献—文件管理》更新之处的思考

摘要：相比ISO 15489-1：2001，ISO 15489-1：2016从整体上阐明了机构文件档案管理的主要工作内容，明确了文件档案管理的基本原则，以独立成章的方式集中阐述了文件管控规则，强调文件元数据作用的同时揭示了其主要构成，这些更新之处值得肯定和借鉴。但是其对鉴定概念的扩张，对于文件与元数据关系的阐述尚需谨慎对待。

关键词：ISO 15489 文件管理国际标准 文件管理决策分析 鉴定 元数据

Abstract： By comparing ISO 15489-1：2016 with its 2001 version， the author finds it clarifies the con？ tent of records management from a total perspec？ tive， specifies the basic principles， elaborates records control， emphasize the role of metadata and reveal its main categories， which are reasonable and worthy to comply with. At the same time， re-consideration is needed in terms of the expanded concepts of ap？ praisal and records which consist of content and metadata.

Keyword： ISO 15489； International records man？ agement standard； Analysis for recordkeeping deci？ sion； Appraisal； Metadata

一、引言

ISO 15489-1：2001《信息与文献—文件管理第1部分：通则》是国际标准化组织信息与文献委员会（TC 46）文件与档案管理分委员会（SC11）制定的第一个文件管理国际标准，截至2012年初，已先后被翻译为22种文字，被50个国家采纳，[1]对于全球现行机构文件档案（records，覆盖整个生命周期的文件概念，在中文语境中可能对应文件、档案、文档等，本文多处简称文件，我国各立档单位中从事文件档案管理工作的主要专业部门是档案部门——笔者注）管理工作的推进起到了重要的依据和参考作用。我国将其等同采标为国家标准GB/T 26162.1—2010。为适应不断变化的、动态的、复杂的业务环境和技术环境，夯实数字环境下文件管理的新思维，2015年后修订版《信息与文献—文件管理第1部分：概念与原则》（ISO 15489-1：2016）发布，此后其他配套标准也在陆续修订或新增过程中。

ISO 15489修订项目负责人凯西·芬德利（Cassie Findlay）专门撰文重申ISO 15489作为文件形成单位文件管理元标准的定位，揭示了2016版本的五大更新之处，分别是：明确了文件管理原则，并在此基础上重新解释了文件管理的基本概念；扩大鉴定内涵和外延，将此作为一个关键的文件管理工具；将真实性、可靠性、完整性、可用性作为“权威文件”（authoritative records）而非所有文件的特征；支持更为灵活的文件系统设计；更为强调元数据的作用。[2]ISO 15489-1：2016采标工作组组长安小米教授及其学生林鹏也向国内读者对比分析了新旧两版标准，除了上述几个方面的内容更新之外，还涉及名称、结构、术语等方面。[3]

本文在仔细研读两个版本标准[4]，参考中外标准项目负责人总结性文献的基础上，结合我国文件档案管理理论与实践的既有基础，对ISO 15489更新之处进行思考，并从值得肯定和参考、尚需谨慎对待两个方面陈述思考的结果。

二、值得肯定和参考之处

（一）从整体上阐明了机构文件档案管理的主要工作内容

根据ISO官网的介绍，ISO 15489-1：2016的主要内容是为制度（policy）、系统（system）和流程（process）等三个方面的设计、实施和管理提供概念和原则，[5]由此揭示了文件档案管理工作的三大主要内容：制度建设、系统建设和业务流程运作。这是对ISO 15489-1：2001中关于机构内文件管理六大内容的概括，包括“制定制度和标准，分配职责和权限，制定并公布程序和指南，提供与文件管理和利用相关的服务，设计、实施并监管文件管理的专门系统，实现文件管理与业务系统和业务过程的集成”；也和我国学者提出的“电子文件管理主要包括支撑层、系统层和业务层三个层次的工作”[6]不谋而合。ISO 15489-1： 2016在内容结构方面的设置也与上述内容概括保持了一致，它将监控、评估、培训等在2001版本中独立的章节内容并入“制度和职责”一章之中，并将该章和“鉴定（其主体工作可以理解为文件管理决策分析，详见本文章节“三（一）”——笔者注）”“文件管控规则”等带有总体性、控制性的内容依次并列，置于文件管理流程一章之前。而在2001年版本中，文件管控规则（records control）和文件管理流程是在一起阐述的。通过表1可以看出，经过结构调整的2016版本结构更为清晰，内容更为聚焦。

（二）明确了文件档案管理的基本原则

ISO 15489-1：2016采用了基于原则的方法（princi？ ple-based approach），[8]并在此基础上明确文件管理制度、系统和流程相关概念。原则揭示了管理的核心要素，因而是相对稳定的；而实施的方法则可以是多元化的、动态发展的。理解文件管理原则，是掌握文件管理方法并加以应用的基础。不同于国内“前端控制”“全程管理”等精煉表述的管理原则，ISO 15489-1：2016中文件管理原则在表达形式上均为完整的一句话，为了更方便理解，笔者将5个原则总结提炼为：业务集成原则、权威证据原则、元数据原则、业务风险综合分析原则、系统建设原则，其对应的原表述如表2所示。

业务集成原则是定位申明原则，从文件管理和业务关系的角度阐述了文件档案管理工作的地位，明确其对于业务活动的不可或缺性。我国与之类似的表述是电子文件的集成管理原则，它强调文件整个生命周期各项管理活动、管理要素之间的互相渗透、衔接和融合，提倡文件档案管理流程和业务流程的集成。ISO15489-1： 2016则更进一步，一方面明确“形成、捕获和管理”是文件管理整体工作的统称，另一方面将文件管理整体工作直接纳入业务，成为其组成部分。笔者以为文件管理和形成文件的业务还是两个专业领域，相互交叉、集成，但不能完全包含。业务集成的思想具有引领性，但是新标准对于文件管理和业务的关系描述则有些用力过猛。

权威证据原则是目标性原则，明确了文件管理的质量目标在于提供“权威文件”，权威文件是业务活动的权威证据。权威文件是ISO 15489-1：2016的新概念，指具备真实性、可靠性、完整性和可用性的文件。在ISO 15489-1：2001中，真实性、可靠性、完整性和可用性被视为文件的特定属性，凯西·芬德利（Cassie Findlay）指出，不管管理情况多么糟糕，都不能否认任何记录业务的数据都是文件，[9]因此在ISO 15489-1：2016中，真实性、可靠性、完整性和可用性被视为文件的最高目标。这种转变既是务实的，也为文件管理提供了关键的质量要求。

元数据原则从元数据与文件的关系的角度阐述了元数据的重要性，笔者赞成其对元数据的重视，但反对将文件与元数据的关系限定为包含关系（详见本文章节“三（二）”）。

业务风险综合分析原则明确了文件管理决策的方法论，即开展正反两个方向的综合分析，一是正向的业务活动分析，二是反向的风险评估，这样的分析需要在业务、法律、监管和社会背景中展开。文件管理决策分析方法论意义重大，为文件管理规划和文件管控规则（参见本文章节“二（三）”）的制定提供了方法框架。

系统建设原则一方面明确了系统在电子文件管理中的中心地位，电子环境下文件管理需要采取以系统为核心的综合管理体系，[10]另一方面描述了系统与文件管理流程、文件管控规则、文件管理制度等其他支撑性工作内容之间的关系，系统应用规则，实施流程，并依赖制度、职责、监管、评估和培训等支撑性、保障性工作。这些都是在系统建设过程中需要注意的重要方面。

（三）以独立成章的方式集中阐述了“文件管控规则”

上文已经提到，在ISO 15489-1：2001中，文件管控规则和文件管理流程是混合在一起阐述的，并没有将其作为一个独立概念提出来。ISO 15489-1：2016中不但提出了文件管控规则的概念，而且以独立成章的方式集中阐述了4类文件管控规则：文件元数据方案、业务分类方案、访问和许可规则和处置授权，其中处置授权是指经过授权的处置规范，包含文件的保管期限和保管到期的处置行为，因而突出了文件管控规则在文件管理业务中的地位。这些规则作为文件管理的依据，需要在系统实施之前就已经准备好。我国国家标准《电子文件管理系统通用功能要求规范》（GB/T 29194—2012）在全球诸多电子文件管理系统功能要求规范中，首次将“文件管理配置”独立为一类通用性的系统功能，要求首先在系统中建立和维护分类方案、元数据方案、文件保管期限与处置表等文件管理业务规范，而后这样的系统才能支持捕获、分类、鉴定等各项具体的文件管理活动。[11]《电子文件管理系统建设指南》（GB/T 31914—2015）也将“规范制订”作为电子文件管理系统建设的一个独立步骤予以明确，并依次阐述了文件分类方案、文件保管期限与处置表、元数据方案、信息利用规定、电子文件题名拟制规范、电子文件编号规则等管理规范。[12]可以说我国电子文件管理系统相关标准中，规范意识还是比较强的，与国际标准的理念高度吻合。

（四）强调文件元数据作用的同时提示了其主要构成ISO 15489-1：2001关于文件元数据概念的解释深入人心——描述文件内容、结构、背景和管理过程的信息，对于“文件及元数据的形成和捕获规则宜纳入到相应的程序中”的要求，彰显了元数据在文件管理中的独特地位。该标准中出现了16处“元数据”的关键词。在ISO 23081文件管理元数据系列标准的支持下，显然ISO 15489-1： 2016具备了更加完备的元数据认知基础和规范基础。除了“文件管控规则”一章下设有“文件元数据方案”一节，并按照ISO 23081的规定简要描述元数据方案制定方法之外，该标准在“5.文件与文件系统”一章下单独设立一节，“5.1.3文件元数据”，概要性描述了文件元数据的管理要求。此外，还以比较通俗的方式明确了文件元数据的主要构成，具体包括：描述文件内容、结构、业务背景的元数据，描述与其他文件和元数据的关系的元数据、标识符等检索和呈现文件所需的信息以及文件过程元数据，并在此后多处阐述中均指明一些重要操作的元数据需要记录在文件过程元数据中，前后呼应。全文提及元数据多达85处。

三、尚需谨慎对待之处

（一）将文件管理决策分析的内容放在“鉴定”概念之下

ISO 15489-1：2016的一个特别重要的变化就是将鉴定作为文件管理的重要工具，这项工作已经从一般性的文件管理业务流程中独立出来，并在内涵和外延上都做了极大的扩展。在该标准中，鉴定是指“评估业务活动以确定需要形成和捕获的文件及其保管期限的过程”，该定义已经远远超出了传统的价值鉴定的范畴，它将对业务背景、业务活動和风险的分析纳入其中，以便形成关于文件形成、捕获和管理需求的恰当决策，几乎可以和文件管理决策分析画等号。为推行新的鉴定概念和方法，国际标准化组织颁布了一部专门的标准《信息与文献面向文件管理的鉴定》（ISO/TR 21946：2018）。

笔者认同文件管理原则中所明确的业务风险综合分析方法论，事实上ISO 15489-1：2001已经在澳大利亚《文件管理系统设计与实施手册》（Manual for the De？ sign and Implementation of Recordkeeping Systems，DIRKS）的基础上提出了这样的方法论，只不过当时将有关内容放在“文件管理规划”和“文件管理系统设计与实施方法”的章节中。有同行曾向笔者表示深受“文件管理规划”的启发，在具体开展文件档案管理工作之前，要明确业务过程中应当形成哪些文件、如何形成以及如何管理这些文件。

然而，ISO 15489-1：2016将文件管理决策分析的内容放在“鉴定”概念之下，企图以文件档案管理人员比较熟悉的“鉴定”为载体，使其接纳业务风险综合分析的工作内容，这样的概念扩展至少有两个方面的风险：第一，降低文件管理决策分析的层次。文件管理决策过程中对于业务及其风险的分析，可能形成文件管控规则、文件管理系统的功能需求，形成文件管理综合规划。长期以来，鉴定被认为是文件档案管理的一项业务。将全局性的决策分析纳入一个有长期传统的业务性概念，可能将事关全局的研究性工作降为文件管理的一个环节或工具，反而不利于有关内容的贯彻实施。第二，模糊了鉴定的边界，不利于价值鉴定的开展。在数字环境下，“鉴定”作为一项判断工作，其边界不断被扩大，以文件价值判断为核心，先后增加了技术鉴定（即文件保存状况的技术检测）[13]、文件的鉴别/识别（即哪些数据构成一份文件的判断）[14]等内容，这些内容大体还是以价值判断为核心，而ISO 15489-1： 2016则更进一步，鉴定不仅包括文件保管期限的判断，还包括对业务中需要形成哪些文件的判断。如果价值鉴定仍然是文件档案管理的一项业务，其概念就不宜泛化，新增的管理业务完全可以启用新的术语来表达。近年来新增的鉴定内容也不断被剥离出来，比如技术鉴定在国内被称为“四性检测”，有了专门的标准和实施工具；文件识别则是文件捕获归档的一项基础性工作。

笔者以为，宜用新瓶装新酒。文件管理决策分析比鉴定更加适合表达综合分析业务和风险以形成文件管理需求这项工作。

（二）认为元数据是文件的组成部分

从表2中“元数据原则”的表述来看，ISO 15489-1： 2016没有采用文件由内容、结构、背景三要素构成的传统阐述，而是直接指出文件由内容和元数据构成。在一定场景中，这种表述与我们对系统中文件、元数据的直观印象相吻合。以一份电子公文为例，文件内容记录在公文过程稿（如docx格式）、公文定稿（如odf或pdf格式）中，文件元数据部分记录在公文处理单（如odf、pdf、xml等格式）中，部分则存在于电子公文目录数据库中，一份完整的文件，既包括公文过程稿和定稿，也包括公文处理单，如此看来，电子文件包括内容和元数据似乎也没有不妥。

然而，文件和元数据是两个不同的概念，文件是业务活动的信息记录，元数据是对文件及其管理过程的描述。这两者既密切相关，又相互独立。在系统环境中，文件和元数据的关系可能是包含、伴生、链接或封装等，文件中包含（部分）元数据仅是一种情况。[15]持“文件由内容和元数据构成”的概念，容易导致对文件构成要素认识的表象化。文件的内容、结构、背景是密切联系的，不能简单认为承载内容信息的计算机文档就是内容，从而将文件内容和元数据并列。仍以一份电子公文为例，如果这份公文包括3个附件，那么在文件正文里会罗列出3个附件，这也是结构信息；文件正文尾部会有签名信息，这也是背景信息，正文不仅仅包含内容信息，也包含结构和背景信息。不能将对文件内容、结构和背景的描述与被描述的对象混同。比如，澳大利亚维多利亚州要求州政府机关将移交的电子文件及其元数据封装为一个对象，谁也没有认为该对象仅仅是文件。

此外，由于过程元数据在文件生命周期中不断形成、积累，承认文件管理过程的元数据是文件组成部分，那么就意味着赞同“文件处于不断的形成过程中”的观点，没有终结之时，这是澳大利亚“文件连续体”提出的动态文件概念。[16]笔者对此并不赞同。无论文件载体形式如何，在其形成之后的管理过程中的确会产生一些合理的变化，也需要持续开展管理并将其记录下来，以保证变化受控、可回溯，这是文件档案管理职业的使命，数字时代我们甚至要将控制提前到文件形成阶段。但是如果据此混淆了形成文件的业务活动和管理文件的档案活动，混淆了记录业务的文件和描述文件本身、记录文件管理过程的元数据，以被记录的文件档案管理活动也是业务活动组成部分（业务集成原则，见表2）为由，将元数据悉数纳入文件的外延（元数据原则，见表2），看起来相互呼应，但這既会混淆概念，同时也可能造成专业边界的模糊化，并不一定有利于实践。

四、小结

ISO 15489-1：2016是在一系列配套标准规范的支撑下，对于原标准的一次结构性更新，是关于数字环境下文件档案管理优秀实践方法的系统性总结。它采用“基于原则”的建构方法值得肯定，这些原则传达的基本内涵值得借鉴，但是其对于鉴定、元数据等概念的阐述则还需要仔细斟酌。ISO 15489-1：2016采标在即，希望新的标准在推动电子文件、电子档案管理工作深化发展的同时，不会产生概念混乱的问题。

注释及参考文献：

[1]Ellis J， Bustelo C. Management Systems for records[EB/OL].（2012- 01- 10） [2018- 04- 18].https：//www.iso. org/news/2012/01/Ref1524.html.

[2] [9]FindlayC. Updated for the Digital Age ISO 15489[J].Information Management，2017，51（3）：26-30.

[3]林鹏，安小米.新旧ISO 15489—1文件管理标准比较[J].中国档案，2016（8）：70-71.

[4]Information and documentation—Records man？ agement—Part 1： Concepts and principles： ISO 15489-1： 2016[S/OL].[2020-04-22].https：//www.iso.org/standard/ 62542.html； Information and documentation—Records management—Part 1： General： ISO 15489-1：2001[S/OL].[2020-04-22].https：//www.iso.org/standard/31908.html.

[5][8]Gasiorowski-DenisE.Recordsmanagementinthe digital age[EB/OL].（2016- 04- 26） [2020- 04- 22].https：// www.iso.org/news/2016/04/Ref2072.html.

[6]冯惠玲.电子文件管理100问[M]北京：中国人民大学出版社，2014：36-37.

[7]原文为policy，直接翻译为“政策”，GB/T 26162.1—2012中翻译为“方针”，本文从更加符合中国管理实践的角度出发，意译为“制度”。

[10]刘越男.提升电子文件管理系统质量的路径分析[J].档案学研究，2010（5）：82-86.

[11]国家密码管理局.电子文件管理系统通用功能要求： GB/T 29194—2012[S].北京：中国标准出版社，2013：7-11.

[12]国家密码管理局.电子文件管理系统建设指南： GB/T 31914—2015[S].北京：中国标准出版社，2015：11-15.

[13]冯惠玲.电子文件的双重鉴定：《拥有新记忆——电子文件管理研究》摘要之三[J].档案学通讯，1998（3）：33-36.

[14]Duranti， L. Structural and formal analysis： The contribution of diplomatics to archival appraisal in the digi？ tal environment[M]// Hill J. The Future of Archives and Recordkeeping： A Reader.Facet，2010： 69-92.

[15]冯惠玲，刘越男.电子文件管理教程（第二版）[M].北京：中国人民大学出版社，2017：373-374.

[16]McKemmish S. Recordkeeping in the continuum： An Australian tradition[M]// Gilliand A. J.， McKemmish S.， & Lau A. J. Research in the Archival Multiverse. Clay？ ton， Victoria： Monash University Publishing，2017：122-160.

作者單位：1.中国人民大学信息资源管理学院

2.数据工程与知识工程教育部重点实验室

3.中国人民大学电子文件管理研究中心