E-HR系统下的人力资源管理改进

安琪

内容摘要 随着网络化和信息技术的飞速发展，传统的人力资源管理已由手工管理模式逐渐向新型的信息化管理模式转变。信息化技术的发展和在管理领域的应用，丰富和发展了原有人力资源管理的内容和技术，也极大地影响和改变着人力资源管理理念与方式。文章对E-HR系统的实施和改进进行了阐述，希望能对正在或计划使用E-HR管理系统的企业提供有意义的参考和借鉴。

关键词 E-HR系统 实施 各级管理人员

1 引言

当今社会大部分领域的发展和变革都离不开计算机技术的加入，随着计算机技术的飞速发展，人力资源管理也从最初的用计算机计算薪资的低级利用，向计算机生成报表分析和普遍应用的E-HR系统等更加高层次方向的发展。高效的人力资源管理工作可以为组织的决策者提供更加有力和有效的支持，而人力资源管理系统为此提供了可能。实践证明，作为信息时代的代表之一，管理信息系统在各行各业都能获得良好的应用，提高该领域的效率并带来变革。在人力资源管理领域，信息化技术有助于推动组织的进一步发展，将更多的精力从传统的人力资源烦琐的工作中解脱出来，将重点放在完成更加重要职能上。E-HR系统引入了信息技术之后，不仅提高了相关工作的效率，还改变了人力资源管理的行为方式。

2 E-HR的实施意义

2.1 促进HR人员角色和目标的改变

传统人力资源管理中，人力资源管理者将大部分精力耗费在烦琐的日常行政事务中，人力资源管理者很少从事帮助企业制定策略，而是较多地在企业经营时行使管理咨询，即行政事务。在E-HR中，人力资源可以减少在完成工作电子化、E-HR系统自动化的行政工作上的时间和精力，但在为公司管理层上提供建议和咨询时要高度注意。

2.2 提供更好的人力资源管理服务

企业员工可以根据E-HR系统收集及时、有效的个人信息，做出相应和行动和决策。

2.3 降低人力资源管理成本

E-HR减低人力资源管理成本的手段是减少通信费，降低员工流动率，以及减少人力资源管理者的工作量。

2.4 革新人力资源管理理念

E-HR的最终目的是优化人力资源管理模式，革新企业管理理念，而不仅是单纯地改进管理方式。

2.5 通过信息技术的运用提高工作效率

人力资源部门若运用先进技术节约了一些不必要浪费的时间，用来提供必要的信息和解决企业在实现战略目标、支持企业管理层的决策。除此之外，先进技术还可以改善现有的人力资源管理工作。

一套人力资源管理信息系统可以给企业提供更有价值的服务。第一，企业中高层管理者如果想提高人才管理水平，就要了解企业的人才需求和人员状况，而这些又要建立在管理信息的获取迅速、准确的情况下，人力资源管理信息系统就很好地做到了这一点;第二，对于员工而言，在线查询报销、申请休假都更加简便，也可以及时地获取自己考勤、绩效考核等信息。这些说明了人力资源管理系统可以大大地降低企业成本。

企业的战略伙伴不仅要减少大量的烦琐行政事务，还要使企业在人力资源管理时的资源和成本都得到降低和减少，人力资源管理的流程更加优化。对于人力资源管理者，只有做到这些才能真正成为企业的战略合作伙伴。因此，E-HR不仅改进了人力资源管理的工作方式，还是人力资源管理理念的革新[1]。

根据以上可知，E-HR中“E”不仅指电子化的人力资源管理（Electronic），更是指高效的人力资源管理（Efficiency）。

3 E-HR的功能特征

E-HR系统一般能够设置14个功能模块，主要包括：岗位管理、组织机构管理、员工信息管理、薪酬管理、社保和福利管理、员工配置管理、劳动合同管理、员工招聘管理、员工绩效管理、员工培训管理、员工薪酬管理、核心人员管理、人力资源门户自助服务、人力自愿决策分析。上述功能模块又可以分为五类：基础数据平台、组织机构管理、岗位管理、员工信息管理、统计报表。不同的模块由各级人力资源部门按各自的权限来维护和使用数据。

E-HR软件功能有以下八点：

（1）建立、调整职称体系和职务，建立和重组组织结构的E-Organizer组织结构构造系统。

（2）管理员工基本信息，录入档案、合同等信息，进行信息统计和管理人员入职、晋升及离职等的E-Staff人事管理系统。

（3）查询统计各种薪资福利数据，对薪资福利项目进行设置、计算，变动发放的薪资的E-Payroll薪资福利系统。

（4）在对外部人才储备库进行有效管理的同时实现在线招聘，有机结合了招聘网站和人力资源管理系统的E-Recruiting招聘系统。

（5）为实现完整的从统计培训需求到在线考核评分流程整合和管理了培训资源的E-Learning培训系统。这一系统需要选择合适的培训教师和课程，以及培训时间。

（6）分析的基础数据包括了企业的人事、考勤、组织机构、培训和薪酬，将各种统计分析结果通过统计图和报表的形式呈现出来，这样可以为实现企业战略目标提供资源方面的抉择支持的E-Analyzer人力资源规划分析系统。

（7）员工需要的评价反馈系统需要科学系统，这样企业对员工做出的综合素质的能力评价更加客观、公正，作为员工自我管理发展道路和规划员工的未来发展方向的理论依据。这一系统就是E-Feedback 360度反馈评价系统。

（8）对员工进行在线调查满意度，并分析调查结果，企业可以根据所得了解改善管理。

4 E-HR系统实施的关键因素

4.1 管理理念的更新

任何先进的技术手段的良好利用都是建立在使用者观念改变更新的基礎上的，如果观念不改变，即使面对的是最先进的管理系统，也难以在实际工作中付诸实践。因此，企业需要对员工进行思想和观念上的培训，促使他们接受新的观念，如此才能够掌握先进的技术，看到未来人力资源管理的方向。

观念的形成不是一朝一夕，因此为了顺利地更新观念，首先需要获得高层领导的首肯，才不至于在推行过程中因难以抗拒一些外力而流产;高层领导的大力支持只是顺利进行观念改革的前提条件，而真正实现的是人力资源管理内部员工的支持，因此需要制订科学有效的培训计划，也可以考虑聘用专门的教师对员工进行培训，确保有充足的资金和时间来实现员工观念的转变。

4.2 管理制度的更新

企业各项机制和制度的设置是过去的产物，难保有一些信息的报表和保存的格式不符合要求和规范，影响了人力资源管理工作的进行，在此情况下，更不用考虑软件的实施应用了。

因此，我们需要对人力资源管理的业务流程进行梳理和变革，这是软件实施的基础条件，也刚好趁这个契机对企业缺乏规范流程之处进行改革和完善，废除不科学合理的流程，对于一些良好的规范和制度，需要进一步地坚持和深化，对于执行不到位之处重点指出和改善。

从这个角度来看，公司人力资源管理E-HR化的过程并不是简单的制度和数据的计算机化，而是一个重新审视企业本身相关制度和政策的机会，在实现E-HR的过程中同步合理地完善，除去不合理的成分，将这些结果呈现在管理者的面前，并且采取相关的行动予以改正。

4.3 确保基础数据的准确和完整

E-HR系统以各种基础数据为原料，进行系统加工处理之后得到企业需要的结果，也就是说，基础数据的完备与否和质量如何，直接决定了后期的结果的质量和处理的速度。

E-HR系统往往应用在一些大型集团企业中，而这些企业中的人员复杂，情况多种多样，组织结构庞大，相应的数据也十分繁多和复杂。为避免出现E-HR形同虚设的情况，需要提高数据收集和处理的效率，同时对数据进行维护。也就是说，在对数据有效顺利输入之后，还需要对这些信息做定期的更新和维护，这项工作需要大量人力物力的投入，需要各个部门进行良好的沟通。

建议对不同的子公司和不同的组织结构都明确其详细的责任，监督各个责任人切实完成自己的任务，确保E-HR系统基础数据的规范和完整。各个子公司从各自的角度，需要设立专门的预留人员进行处理。

4.4 系统各相关人员进行持续有效的沟通

系统的开发商是软件公司，购买者是集团企业，而使用者则是企业内部的工作人员。因此，為了更好地提高E-HR的使用效率，需要这三方人员的密切沟通和联系。

在购买产品之前，企业的决策者需要和软件开发商充分沟通，了解软件的使用范围和重要的注意事项，让软件开发商充分了解企业的功能需求之后，定制出满足不同客户要求的软件，避免功能和需求的分离，同时可以提出要求让软件开发商进行二次开发工作，确保软件与时俱进。

系统开发完之后，企业需要安排专门的人员进行软件使用的培训，尤其需要增强HR部分人员对软件的了解和熟悉程度。

在软件投入使用之后，同样需要三者的密切沟通，企业需要在开发商的帮助下对系统运行必须的初始数据进行设定和输入，将企业的信息尽快地搬入系统之中，减少发生问题的可能性。即使发生了一些问题，需要与开发商及时沟通，接受使用者的反馈情况，进一步地完善系统的设置，避免出现系统和企业的水土不服问题，必要的话需要在各个子公司中派驻一些专业人员进行系统的维护和调试，发挥E-HR应有的功能。

5 E-HR系统对各级管理人员的要求

单从人事管理的模式上来看，E-HR起到了对其进行改革的作用，适应了时代的要求。但是为了能够更好地用于实际，需要得到公司各级人员的信任和支持，才能够切实起到不受时空限制，处理大量的事物，达到提高公司竞争力的目的，提高公司的效益。

5.1 系统对公司高层管理人员的要求

利用互联网，高层管理人员可以在任何一个地方进入系统，随时查阅与公司人力资源相关基本信息，如查询公司人员的构成和分布状况，了解公司内部组织结构、下一级公司组织结构，以及各个岗位的人员配置现状和历史信息，准确定位下属人员的工作绩效和在公司中的职位变动信息，掌握公司薪酬和福利现状，并方便地生成各种数据报表或图表。

通过系统预设的审批流程，在高层管理人员进入系统之际，系统将提示需要该高管人员进行审批的事项，从而避免了因高管人员频繁公出而导致的事务运行暂停的局面，确保公司事务流程的迅速运转，提高公司整体运行效率。同时，通过系统设定，可以将审批事务指派给其他人员处理，节省了高层管理人员宝贵的时间。

5.2 系统对中层管理人员的要求

要求建立和完善公司的内部沟通方式。人力资源管理的绝大部分职能，需要由员工的直接领导者完成，因此，部门经理也是一个非常重要的人力资源管理者。E-HR管理信息系统为公司的中层管理人员能够切实履行人力资源管理的职能，提供了一个很好的平台，使中层领导的人力资源管理职能够真正、充分地实行，更好地为公司人力资源的管理及部门事务的管理间接提供支持。人力资源管理部门不断更新、完善与其他部门的沟通语言，从而提高公司的整体人力资源的管理效率。

要求中层管理人员持续改进工作效率。中层管理人员可以通过E-HR管理信息系统，及时准确地审批和处理下属员工提交的申请。同时利用绩效管理这一模块，可以实现动态的、持续的员工绩效管理和考核工作，有效避免了年终统一填写大量繁重、积压的打分表格，从而更加实时、准确、快速地评价员工真正的工作绩效。同时，利用E-HR管理信息系统可以随时关注员工的工作绩效、培训状况、薪酬兑现情况等，能够根据员工的个人能力和工作状态，以及其职业发展规划，来安排或调整员工的工作，避免员工因为长久的、重复性的工作，产生抵触情绪。

5.3 系统对人力资源管理人员的要求

E-HR系统通过将人力资源管理人员从烦琐的日常事物中解脱出来，即帮助实现信息管理分组和分析的功能，同时其强大的报表生成功能比人工处理信息更加高效和准确。同时，它可以对员工的各项个人事务（如调休、请假等）进行审批和管理，E-HR还能实现对员工报酬薪资的计算和记录，同时综合考虑员工的各项诸如绩效和出勤的情况来计算最终的薪资，而且E-HR模块可以实现和银行的对接，自动与财务和银行进行数据的传输和沟通。E-HR功能还不局限于这些，还能够为全员参与人力资源管理提供有效的平台，从企业基层的实施完成、中层的监督管理和高层的决策计划等，E-HR将其串联一起，形成一个有机的管理体系[2]。

5.4 系统对员工的要求

员工时刻关心着自身在公司的假期、薪资等状况，为了及时地满足他们的要求和对自己信息的查看和修改，系统应该在公司政策和规章制度之内，允许员工通过自服务系统进行了解和修改，因此，系统需要随时地进行反馈维护。由于公司的相关政策和制度难免较为繁多和复杂，因此系统应该及时地对员工进行提醒，提醒的内容不能仅限于其需要完成的工作内容，还包括一些个人请求的处理状况和对其他员工的评价和评估。为了提高员工对公司的信任和各方面调度分配的透明化，系统需要同步接收到相关的反馈之后改进自己的工作，提高事物处理的效率和速度，同时接受员工提出的相关的一些培训和申请的要求。

【参考文献】

[1]林志刚.ERP项目管理与实施.北京：电子工业出版社，2003.

[2]胡琳，胡祁.企业人力资源信息化管理影响分析[J].科技创业月刊，2006（10）：131-132.