新时期下档案管理现状以及完善措施

摘 要：加大档案资源管理力度可以提高社会服务的效率。本文基于新时代背景下，探究出档案管理现状，找寻存在的问题，并在提高资源整合力度，加大管理程度等几方面提出优化对策。希冀可以为我国档案资源有效管理提供发展思路。

关键词：新时期;档案管理;开发对策

一、档案资源开发和管理的重要性

档案是社会信息资源至关重要的一部分。档案属于还原，记录社会历史发展的主要模式之一，如若没有精准的记录社会历史演变的资料文档，无疑是对数据的一种浪费，也无法实现档案开发管理制定的目标。因此在新时代背景下，提高档案资源管理力度迫在眉睫。这就需要对应档案部门要创新原有工作方式，在调查民众对信息档案资源需求基础上，融入相关信息技术，为档案开发管理提供技术支持。

二、新时期档案资源管理存在的问题

其一，理念不够创新。如今在档案资源管理上，受到原始管理思想较大的影响，一定程度上也限制了档案资源的准确管理。比如传统的资源管理是纸质文件，在空间和时间上受限，管理效率低下，很多档案部门的人员也缺少资源开发和管理的新型理念。其二，相关人员没有认知做好档案资源开发管理的重要意义。在实际发展中，虽然各级政府针对管理现状出台了较多法规政策，但依旧有不少管理人员在对档案价值认知上存在误区，一定程度上都阻碍了档案开发管理工作的有序进行。其三，任务量较多，工作质量效果不佳。档案资源开发和管理信息数据多，任务总量庞大，如若依旧采取传统的管理模式，会引发较多弊端。具体表现如下：很多人员在收集，分类，总结数据和资料上，浪費大量的时间和精力，也会对档案的应用程度和效率造成影响。在此背景之下，亟需创新档案资源管理和开发模式，融入新技术和新方法，来推进档案管理工作的顺利进行。

三、新时期促进档案管理工作有效发展的措施

（一）构筑创新，正确的管理理念

推进档案管理工作顺利进行的基础条件是相关人员树立明确，创新的资源管理理念。首先要对过往工作归纳，总结，找到在开发管理中存在的误区和缺陷，做好反省，为未来发展指明方向。第二，找寻影响档案资源管理理念的各个要素，剖析不足之处。第三，要求员工和管理人员要明确档案管理的理念。各个机关和单位也可以学习其他企业成功管理经验，并加以借鉴，为档案管理工作的顺利进行提供保障。

（二）整合优化档案资源

（1）在新时代背景下，构筑档案资源管理模式，相关机构要设立资源管理中心，并以此中心为载体，实现统一管理。构筑一站式服务平台，在各个平台中增添利用，查询和搜索等功能，在服务平台上实时共享档案资源信息。这样可以在本质上优化管理效率，提升工作质量。建议各个部门也要提高横向联动的力度，对档案数据库予以健全，开发社会可利用到的档案资源，也可以应用时下自媒体平台，微博账号，微信公众号等，在多种媒介上对外发布准确的档案资源目录，让人们依据个人需求选择对应的信息。

（2）档案资源管理隶属于社会整体系统，但在新时代下，其被分离成各个独立的系统，虽说将档案资源分为各个独立系统属于社会逐步经济化的改革产物，但毋庸置疑，也为档案资源有效管理带来了极大的冲击。为了在后续减少资源浪费等现象，可在实践阶段，各个社会活动主体强化彼此之间的联系，定期沟通互动，保持社会部门之间的独立，为大众提供对应的需求服务。为档案资源开发和管理奠定基础。

（3）适当调节档案资源开发和档案资源保密彼此之间的关系。表面上，档案保密和档案开发管理工作存在矛盾性，但在现实，两者是可以互存的，主要原因是档案资源开发和管理的前提根基是做好保密工作，只有做好保密工作，才会有效地促进资源开发和管理。同时，还要调节“继承”和“创新”之间的关系，在档案管理中严格的坚守创新和继承的原则，在现实工作中采集，分析和总结需要的信息资源，营造良好的外部环境，实现档案资源的实时更新。

（4）在传统的档案管理中，档案资源碎片化，底层化，很多零散的资源分布在错综复杂的数据库中，成为了信息孤岛，如何串联这些数据库，整合档案资源，实现资源的优化，将最大价值发挥出来，也是新时期对管理部门的一个主要挑战。建议档案部门要和不同的群体展开合作，一是档案机构系统内部之间的互联，二是档案机关要寻求图书馆和文化馆等其他学科之间的互助，三是档案机关可以和数据开发公司建立合作关联，四是档案机关可以在社会市场领域招募人才，吸引技术，应用较强的技术，引进更专业的人才，来赋予档案资源最优化。结合时下先进的云计算，大数据等技术，构筑“中国档案云”，提高档案资源管理的集聚效应。

（三）提高大众参与力度

在新时代背景下，引导社会民众广泛参与档案管理也非常重要，可以通过如下措施来实施：

（1）强化档案资源和民众日常生活的融合力度。提高大众主观能动性。这就需要档案机构在整合当下档案数据资源前提下，从中选择贴切公众日常生活的内容，交由制作人员编辑处理，经微博，微信公众号等多种渠道发布给社会大众，让此种模式成为连接民众和档案机构的桥梁，调动社会公众对信息资源管理的兴趣。

（2）构筑社会公众档案文化。很多民众表示：不主动参与档案管理和开发的原因和民众缺少信息资源渠道有直接关系。这就需要档案部门可以培育社会公众档案文化，做好档案的宣传普及工作。也可以和教育机构展开合作，适当的拓宽档案资源的渠道，例如，可以将档案资源和高效课堂进行融合，丰富教师授课的内容。也可以在服务平台增添档案志愿服务职位，通过构筑文化，拓宽渠道，来鼓舞社会民众自主参与档案管理志愿活动，推进档案管理工作效率的发展。

（四）加强对档案信息资源的保障力度

在新时期背景之下，效率高，耗时短，准确率高是档案管理具备的优势，而这些优势也成为了部分人员忽略档案资源安全问题的主要原因。历年来很多电脑病毒的侵袭，黑客的侵入也让档案信息资源流失，所以，需要强化相关人员的安全意识，加强对档案资源的防护力度，具体措施如下：其一，可以定期对计算机进行杀毒，安装防火墙和各种软件。定期升级计算机的软硬件设备，尽最大可能的杜绝病毒侵袭，降低安全隐患。其二，档案机关和各部门也要构筑健全完善的档案管理体系，融入现今信息安全防护技术，第一时间监控，识别和预防存在的风险问题，来保障信息管理的安全。

（五）创新工作模式

受到传统思想的影响，相关工作人员在工作中处于被动地位，甚至还有不少管理人员在征集大众发布的档案信息后，仅负责等待档案到达所属部门，不会过于干预。此种被动的管理模式在新时期背景下，背离了社会不断发展的趋势，所以应在之后予以改革。建议相关部门改被动为主动，负责人可以将传统过于被动的档案征集模式，改变为网络平台在线征集，也可以采取上门和电话征集等多种模式。同时，还有不少档案部门受到职能权限和工作模式的影响，在接收档案信息资源上流于形式。在之后要由专业人士加以指导，面向有关机构开展档案资源信息的接收，以更加高效的速度完成档案的立卷和分类等多项工作。

四、结束语

在新时期背景下，传统的档案管理模式无法顺应当代市场的发展需求，所以有必要进行档案资源管理和开发的改革，这不但是社会改革的新需求，更是新时期下赋予人们的使命和职责。建议档案机构在之后要改革管理理念，梳理职能和未来方向，认知档案管理的重要价值，做好反省，找寻存在的问题，剖析不足，加强公众参与力度，完善资源安全机制，做好档案资源的整合，为档案工作顺利进行保驾护航。

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作者简介：

兰春红（1978-），中共党员，本科学历，档案馆员，张家界市中心血站  湖南 张家界 427000