浅谈公安档案管理信息化建设

何德友

摘    要：最近几年以来互联网发展空前迅速，各行各业都有所渗透，信息技术也得到了广泛的应用，一个崭新的信息化时代已然到来。所有行业都开始积极推行信息化建设，这可以说为社会生产、工业发展、事业进步等等贡献了巨大的力量。在这种环境下，公安机关档案信息管理工作的信息化建设也显得尤为重要，为了更好的跟上时代发展、促进公安机关工作进步对此必须要予以高度重视。本文首先分析了当代公安机关档案管理信息化建设存在的问题和困难，然后结合实际情况探讨了相应的有效策略与途径。

关键词：公安;档案管理;信息化建设

引言：

档案管理是公安机关工作的重要内容之一，是公安部门收集信息、记录信息和传递信息的主要渠道，在很大程度上影响着公安部门的工作和运行。随着新时期的到来，公安机关档案管理信息化建设显得尤为重要，不仅是档案管理工作的实际需要也是时代发展的必然趋势。对此能否做好這方面的工作在很大程度上关系着公安机关的工作质量，所以说必须要予以高度重视。

一、眼下公安档案管理信息化建设存在的问题

1 .管理层缺乏正确认识

单位管理层对于档案管理工作并未投入过多的精力，也没有予以高度重视，简单的认为档案管理便是整理数据信息，并没有太多复杂的问题，也不需要进行专门的信息化管理，因此在平时的档案管理中便完全略过了这一操作。

2 .信息化管理经费不足

在档案信息化管理方面缺少经费投入，导致经济基础无法满足实际需要，在人员的安排、设备的布置方面都缺少足够的资金支持，这在很大程度上阻碍了档案信息管理的实施和落实。

3 .信息化硬件设施陈旧

从当前的实际情况来看，很多公安机关在档案管理方面并未设置专门的硬件设施，现有的设备老旧破损，对于新技术和新方法也缺乏重视。此外，也并未建立专门的电子档案室，即便是一些单位有所建立但是在设备方面也老旧卡顿，只是做样子、摆形式，不利于档案信息化管理的开展。

4 .工作人员观念较为陈旧

从当前的实际情况来看，一些公安单位的档案管理人员缺乏良好的道德修养以及综合素质，依然坚持应用陈旧的观念进行管理工作。还有一些员工工作积极性较差，思想扭曲顽固，对信息化管理完全无法理解，这些问题的存在也在很大程度上制约了档案管理信息化建设的发展。

二、加强公安档案管理信息化建设的有效对策

1.适当加大资金投入

经济基础在档案管理中也发挥着重要的影响，对此不容忽视。信息化建设离不开足够的经济基础，所以公安单位必须要重视起来，结合实际情况适当的加大资金的投入，保证拥有足够的改造经费，并以此来加强对于人才的培养和教育，然后做好相应的调查和分析，引进先进的管理技术，这样才能更好的保证档案管理信息化建设的根本基础。

2.完善基础设施建设

基础设施的打造和完善是落实档案信息化管理的关键基础。对此，公安部门一定要定期做好信息化设备的检查与维护，发现问题立即整改和优化，避免设备带病作业，确保其稳定运行，除此之外也要时刻进行系统关注，及时更新相关资料和数据，尽可能的公安机关档案信息的准确性。眼下很多的单位都没有专门的电子档案室，而且在硬件设施方面较为缺乏，对此，要想避免这些问题带来的不良影响，必须要做好如下安排：

（1）公安单位要在部门内部建立专门的电子档案阅览室，并保证阅览室内设备齐全，硬件配置完善，为各部门提供在线查询、远程访问等功能服务，不断丰富电子档案室的作用。

（2）结合单位的实际条件创设专门的信息档案网站，并保证网站内部可以收录大量有价值的电子档案和数据信息，充分做到数字化档案管理和收藏。另外，要定期做好档案信息的更新和上传工作，结合实际情况扩大档案信息收集范围，保证信息的多样性、真实性、完整性。

（3）做好电子档案的收集和整理以及分类。对现有的信息资源进行开发和处理以及充分的利用，保证其积极作用得到发挥。

3.加强数字资源建设

在互联网时代下，公安部门要想实现更好的发展，档案信息化管理建设的落实十分重要，因此必须要予以高度重视，结合实际条件做好资源数字化建设和管理，具体可采取的措施如下：

（1）将纸质资源转化为数字资源

将传统的纸质档案数据进行优化处理，灵活的利用音频捕捉技术、扫描技术、光学识别技术、压缩技术将其转化成数字化资源。结合实际资源条件打造专门的档案信息超文本数据库，在实现各部门资源共享的基础上为公安机关的实际工作创造有利条件。

（2）建立资料网络专题档案库

首先要对各部门的实际工作进行充分的了解，应用相关搜索引擎对公安机关内部档案信息的分布进行查询和分析，比较各类档案信息站点的资源分布和信息含量以及相关度，随后对其进行整理和分类，按照不同的类型建立不同的专题数据库，以此方便工作人员的检索和获取以及查询。

4.提高工作人员素质水平

定期展开相应的培训和教育活动，不断提升档案管理人员的信息化水平;结合实际需要加强对于档案室的整体整顿，对于新入职的管理员从根基培养，强化其档案管理技能，丰富其管理经验。对于老员工则要进行创新教育，组织其积极学习全新的信息技术知识，使其具备足够的创新意识和创新精神，同时懂得新时期的管理技术，打造高素质、高质量的档案管理队伍;定期做好信息技术教育，让所有的人员都可以积极掌握新技术、新知识，熟练操作计算机等网络设备。同时熟记各项档案的存储位置，认真记录各部门对于档案信息的咨询次数、查阅范围、具体内容、时间、用途等等，以此来对档案信息进行严格的管理。确保档案信息不会出现丢失、损坏或者被窃等问题。

三、结论

综上所述，公安档案信息化管理中还面临着很多的问题和困难，如果短时间内无法解决便会带来不利影响。对此公安机关单位必须要予以高度重视，在实践中积极摸索，要多借鉴成功经验，积极加大资金投入，结合自身单位的基本条件来做好信息化资源的开发和应用，同时也要注意创新管理思想和管理方法，引进先进的管理技术，从多方面、多角度加强档案管理的信息化建设，这样才能使其更好的服务于公安机关的相关工作。

参考文献：

[1]刘健.档案管理信息化建设浅析[J].企业文化旬刊， 2016（08）：183.

[2]缪金祥.公安档案信息化建设的几点思考[J].兰台世界，2014（32）：30-31.

[3]刘丽萍.谈公安档案信息化建设[J].辽宁公安司法管理干部学院学报， 2010（01）：40-41.