新形势下档案安全保密工作探析

【摘要】随着信息化时代的到来，越多越多的人使用互联网获取不同渠道的信息，通过互联网进行沟通的人们存在个人信息泄漏的风险，对人们的生活造成了威胁。在信息安全得到广泛关注的同时，档案安全保密工作越来越受到我国管理人员的重视，据此本文基于档案安全保密工作的重要性，探究新形势下加强档案安全保密工作的策略，以期促进我国档案安全保密工作的推行和发展。

【关键词】新形势;档案;安全保密工作;策略

一、档案安全保密工作的重要性

（一）有利于为人才提供发展机会

档案是记录信息和数据的主要凭证，无论是个人的信息档案，还是文书管理档案都是重要的数据资料。档案安全保密工作的实施可有效的保护个人的重要信息，为人才提供发展机会，例如高校的学生档案是针对学生在校期间的表现准确的记载学习活动的资料，当学生工作或升学时，相关负责人可通过查看该学生的档案了解学生在校期间的学习成绩和政治信仰等信息，有效的辨别该学生是否具有优秀的素质，为优秀人才提供较多的发展机会;而高校中的其他档案，例如图书档案等都是其具有的宝贵财富，在对档案整理的过程中，要针对图书的重要等级进行分类，确保档案的安全性和保密性。据此档案安全保密工作应受到高度重视，若因管理人员或不可抗力因素导致档案信息泄露，他人会通过不同的渠道对档案篡改，造成人才和资源的损失，所以新形势下加强档案安全保密工作是重要的。

（二）有利于实施基础性工作

档案的重要性不言而喻，档案安全保密工作对于国家和个人的发展都是较为重要的基础性工作。自国家大力推行人才储备和管理政策后，各高校和单位加强了对于档案保密工作的管理力度，力求为国家输送具有高素质的优秀人才，例如我国针对高校颁布的《高等学校档案管理办法》中提到：高校档案保密管理工作应作为高校管理的基础性工作，学校要对此加强管理以促进高校的整体性发展;除针对高校的学生的个人档案之外，一般的档案管理工作也要注重安全保密性，例如关于我国较为重要且要求保密的历史资料，档案管理人员要将档案等级划分为绝密，这类档案的安全保密性属于档案管理中的最高等级，档案管理人员要对此做出全面的工作安排，确保档案的完整;部分档案中涉及国家发展和进步的决策和机密，加强档案保密工作可降低机密泄露的风险，另一部分档案中包含利于国家和个人发展的发明和专利，加强档案保密工作可保护国家和个人的科研成果，为国家的基础设施建设做出贡献。

二、加强档案安全保密工作的策略

（一）引起领导的重视

通过相关研究分析表明：现阶段我国的档案管理制度仍然采用传统的管理模式，通过人工进行统计和封存的方法进行档案安全保密工作，在网络快速发展的新形势下，档案安全保密工作必须引起组织领导的重视，使管理人员和组织领导认识到档案安全保密工作的重要性，据此笔者提出一点引起领导重视的方法：档案管理人员要定期向领导汇报工作，将工作中遇到的档案管理问题传达给领导，使领导加强对档案安全保密工作的管理，建立领导对档案安全保密工作的责任制，例如档案管理的过程中，由于下属的失误导致档案信息遭受篡改和泄露时，下属工作人员应及时向领导反馈，并由主要的领导人承担该次事件造成的损失，领导与下属一起承担责任可引起领导的重视，促使领导加强对档案安全保密工作的管理，有效的提高档案的安全性和保密性。

（二）建立健全档案安全保密工作机制

档案安全保密工作需要建立健全相应的工作机制，要求对档案管理或对档案的秘密等级进行调整时，以原有档案的保密等级为基础，结合当下发展的新形势有效的提高管理的质量，根据相关的调查研究表明：我国的档案安全保密工作存在一定的问题，对于我国《档案法》和《保密法》中要求的内容没有真正的实施到位，档案安全保密工作的成果无法显现，据此管理人员应结合时代发展的新形势，建立健全档案安全保密工作的机制，促进档案安全工作的有效进行。笔者提出一种建立健全档案安全保密工作机制的方法：及时调整档案保密的密钥，档案不是一次封存永不更新的，在原有信息的基础上要做到定期的更新，例如提档案管理的过程中会遇到管理内容需要更改的情况，传统的档案保密周期较长，若无重大事件不进行档案的更新，难以保障档案的完整性和保密性，及时调整档案保密的密钥，档案可在周期内自动解密，及时的将更新内容放入档案中，有效的提高档案管理的效率和质量。

三、结束语

综上所述，研究新形势下加强档案安全保密工作的策略是必要和可行的。档案是记录事件发生过程和发展的原始资料，在社會发展和信息被大量泄漏的新形势下，笔者基于档案安全保密工作的重要性，研究出引起领导的重视的素质和建立健全档案安全保密机制的策略，希望为同样研究该领域的学者提供参考依据。

参考文献：

[1]张美芳，王良城.档案安全保障体系建设研究[J].档案学研究，2010（1）：62-65.

[2]李宗鹏.浅谈档案管理中的保密工作[J].办公室业务，2019（22）：114-115.

作者简介：

黄湘红（1973-），湖南资兴人，档案馆员，湖南省资兴市自然资源局干部，研究方向：农村土地管理、征地拆迁，档案管理。