质量改进方式在推动医院文书档案规范管理中的应用效果

张静

摘 要：目的：探讨质量改进方式在推动医院文书档案规范管理中的应用效果。方法：在医院的文书档案中选择2018年1月至2019年12月年龄在35至45岁的慢性鼻炎患者的100例档案作为观察对象，组成观察组。另选一组，2017年1月至2018年12月年龄在35至45岁的慢性鼻炎患者的100例档案作为对比，组成对比组。对比组采取现有文书档案管理方法，观察组现有文书档案管理方法为基础，采取持续质量改进方式进行管理，对两组医院文书档案规范管理方式进行比较，并评估效果。评估的内容包含以下两点：档案遗漏率、文书档案遗漏所导致的医院与患者纠纷事件数量。结果：将观察组数据与对比组的一起对比分析后，运用持续质量改进管理方式的观察组的文书档案规范化遗漏率显著降低，同时因文书档案遗漏引起医院和患者的纠纷数量也很少，可见两组差异有统计学意义。结论： 医院应积极推行质量改进这一管理工具对文书档案规范化管理提供帮助，促使档案管理建立行之有效的制度，不断完成质量目标，提高医院整体的管理水平。

關键词：质量改进方式 医院文书档案 规范管理 应用效果

中图分类号：G258.2文献标识码：A文章编号：1003-9082（2020）06-00-01

在组织机构管理方面，质量管理体系是组织机构内部统一决策建立的，为实现管理质量目标所必需的、系统的质量管理模式，是有科学依据和行之有效的管理工具。尤其在医疗卫生机构中，使用质量管理工具更能体现他的先进性和高效性。医院文书档案规范管理中是否使用了质量管理工具在医院质量管理的评估审核中是被重点关注的。下面通过部分医院在文书档案规范管理工作中运用质量管理工具的质量改进内容的案例，来总结质量管理工具发挥了何种作用、产生何种效果。

一、资料与方法

在医院的文书档案中选择2018年1月至2019年12月年龄在35至45岁的慢性鼻炎患者的100例档案作为观察对象，其中男性患者55例，女性患者45例。另选一组，2017年1月至2018年12月年龄在35至45岁的慢性鼻炎患者的100例档案作为对比。这两组档案经统计学处理后符合对比条件[1]。

首先，对比组采用现有的文书档案管理方式。其次观察组采取持续质量改进方式进行文书档案的规范化管理。第一步工作是由文书档案管理部门和质量管理部门联合成立持续质量改进工作组，并发挥各自的专业优势，共同制定适合本院文书档案管理工作的持续质量改进的方案。第二步工作是对文书档案管理岗位的人员开展关于持续质量改进的培训。培训是为了让工作组成员了解持续质量改进是如何让员工参与计划设计并实现持续改进流程具有一定结构的组织过程，从而提供符合或高于人们期望的执行效果。了解质量改进工作就是假设管理过程是需要不断地创新和变革的，而过程中所涉及的人员也需要得到帮助，从而发现处理某种特定的问题或寻求改进的机会。持续质量改进的管理理念被成员们深入理解后，确定文书档案管理工作的各个岗位职责和工作目标，将工作组成员分配到各岗位上。要求工作组成员将管理工作分类，并在持续质量改进的实施过程中，把问题和原因详细地登记在信息收集表上。再通过建立自查表方式，规范体温单、医嘱单、特护单、护理记录单等文档的管理。第三步工作是把持续质量改进实施过程中所遇到的问题总结出来，提出质量改进将要达到的目标。从实际工作中所总结的问题主要涵盖：遗漏患者病历档案、记录的诊疗过程不全、文字过于潦草、记录的护理过程没有重点或用词不当等。对以上文书档案问题做详细分析后，不难发现出现问题的原因存在以下几点：1、管理制度不健全：目前医院没有完善的文书档案管理制度，也没有检查工作人员文书档案的管理工作，更没有对该岗位工作进行严格地考核。2、管理制度执行力度差：医院现有管理制度不能坚决执行，文书档案管理工作效率差，档案资料丢失严重。3、对文书档案管理人员培训不够：因该岗位工作人员思想固化，不能积极的学习新知识新概念，没能完全理解文书档案规范化管理工作的重要性，以至于工作懈怠不按制度要求将文书档案归档。甚至有些员工不能胜任信息化的管理工作，极大地影响到工作效率。第四步工作是提出质量改进措施。措施一是将信息化管理技术引入到医院的文书档案规范化管理工作中。将以前的纸质文档按实际情况，详细地录入信息化管理系统。需要关注的是文书档案的录入必须准确，档案内容绝对禁止变更。在信息化管理系统中，将文书档案分类归档管理。措施二是通过培训提高档案管理工作人员的意识：对工作人员进行质量管理培训，让他们掌握文书档案管理的新方法、新概念。措施三是制定并考核文书档案管理的质量目标：定期对质量目标完成度进行考核，并制定适当的奖励制度[2]。

二、观察指标：

将从对比组和观察组收集的信息录入数据库，应用SPSS 20.0 统计学软件进行统计处理，将文书档案遗漏率、档案遗漏引起医院和患者纠纷数量通过均数、标准差、百分数等指标进行统计。计数资料采用x?检验，计量资料采用t检验，得出两组数据差异有统计学意义（P<0.05）。

三、结果

将观察组数据与对比组的一起对比分析后，运用持续质量改进管理方式的观察组的文书档案规范化遗漏率显著降低，同时因文书档案遗漏引起医院和患者的纠纷数量也很少，可见两组差异有统计学意义。通过两组数据的对比，医院方也意识到文书档案规范化管理需要运用更科学的管理方式。建立全面质量管理体系，其中一个重要内容就是持续质量改进，这个管理过程以质量目标为中心，关注过程管理和环节管理，重视质量管理的可持续改进。

总结

持续质量改进方式在推动医院文书档案规范管理中不断评审档案归档环节，明确归档效果，检查是否达到文书档案归档的质量目标，从而寻找文书档案规范管理中存在的问题，进行归纳总结，探究问题的原因，再制定相对应的质量管理改进方案，并通过定期评审监督方案落实情况。从两组数据的对比结果看，观察组采取持续质量改进方式，对推动在医院文书档案规范化管理起到很好的作用和效果。尤其在降低档案遗漏率和避免因文书档案遗漏引起医院和患者纠纷的不良事件方面。医院应积极推行质量改进这一管理工具对文书档案规范化管理提供帮助，促使医院建立行之有效的档案管理制度，不断提升质量目标，将医院整体的管理逐步完善和提高[3]。

参考文献

[1]刘君霞.持续质量改进在压疮护理管理中的应用效果观察[J].心理月刊，

2020，15（06）：150.

[2]彭丽萍.持续质量改进在全院胰岛素泵管理中的应用效果评价[J].中国社区医师，2020，36（06）：52+54.

[3]王长军.持续质量改进在医院感染管理中的应用效果[J].中国当代药，

2020，27（05）：193-196.