榆林中小煤炭企业销售管控系统的研究与应用

郭红波，石镇祥

(榆林学院 信息工程学院，陕西 榆林 719000)

煤炭作为我国的主要能源，在国家经济结构中占据着重要的地位。经历了煤炭行业“十年黄金期”，煤炭生产工业得到空前的发展。市场的繁荣致使地方煤炭企业形成了“粗放式”管理现状[1]，随着近年来煤炭市场降温，煤炭企业之间的竞争越加激烈，越来越多的企业意识到精细化管理的重要性。对于现代企业而言，互联网+时代，只有借助规范化的管理手段，并结合成熟信息技术，才能实现向管理要效益的目标[2-3]。同时，在信息化推进的过程中，不能只考虑到技术的先进性，还要考虑到企业的投入成本和具体业务需求。

1系统建设的必要性分析

榆林市煤炭资源丰富，能源产业发达，整个地区有600余家煤矿和洗煤厂，除了部分大型国有企业外，中小煤炭企业占据了半数以上。对于煤炭销售业务，与大型煤企相比，没有稳定的销售渠道和物流运输保障[4]，中小煤企的客户大多分散且不稳定，而且客户的来源长期依赖一些有销售渠道的业务员来维系，俗称“煤贩子”。业务员不仅是帮助煤炭企业和客户之间建立销售关系的中间人，同时也实际参与到了煤炭销售过程中，比如煤炭物流发货和账务结算等环节，而且每个业务员名下通常维护着多家下游客户。

另外，出于监管的需要，政府煤炭管理部门要求区域内各个煤矿使用统一的磅房系统，作为区域内所有煤矿的通用系统，该系统功能有限，只停留在对空车和重车吨位的记录。对于煤矿而言，无法做到对内和对外的全方位数据化监管和控制。因此，部分煤矿采用了智能射频卡模式，但是该模式涉及到规范化停车场等基础设施和相关硬件设备的建设，具有成本高、周期长的特点，不符合中小煤炭企业的实际需求。还有一部分中小煤矿采用传统的通行证出入模式，这种模式管理漏洞特别多，导致内外勾结偷煤、漏煤事件常有发生。

由于煤炭产品的销售一般具有数量多、金额大的特点，因此作为上游煤炭生产和加工商，如何既能保证对外销售业务的正常进行，又能有效控制内外业务人员的徇私舞弊，同时还要处理好业务员这个中间环节是煤炭企业销售管理过程中最为重要的一环。鉴于此，本文提出一个实用性强，且能低成本、零周期投入使用的销售管控系统，封堵管理漏洞，实现高效、透明化管理，从而保护企业切身利益。

2 系统业务流程设计

销售管控系统以发货单为核心，覆盖了中小型煤炭企业的所有销售业务环节，涉及到了业务员、发货单管理员、煤车司机、装车工、磅房工作人员和门卫这几个岗位人员的联动协作。发货单一式四联、编号统一，包括提煤单、装车联、出门证和存根联，按本装订，每本发货单包含多份单据，而一份单据只能用于一车煤炭的销售业务。

发货单管理员将未使用的发货单新增入库，业务员作为客户的代理人，按本领取发货单并缴纳押金，发货单管理员在系统登记领用情况。业务员领取发货单并根据下游客户的实际需求，在发货单上填好客户、煤种后交给该客户委托运输的煤车司机，煤车司机填写车号，空车驶入矿区，手持提煤联作为空车过磅依据，磅房人员填写皮重，并在系统输入提煤单编号、业务员、客户名称、煤种、皮重和车牌号等空车过磅信息。司机空车过磅以后，到了煤场装车，将装车联交给铲车司机，然后重车过磅，再由磅房人员填写毛重并将提煤单收回，同时，磅房人员完善该单交易中的毛重等重车信息。重车准备驶出矿区，将装车联交给门卫，门卫核对货单无误后，煤车出门。

业务员在使用完整本发货单后，将存根联统一交回，发货单管理员在系统登记使用情况，其中有作废单据需求在系统作废该单号。提煤单、装车联和出门证由各部门统一定时回收，全部业务流程如图1所示。

图1 系统业务流程图

本文提出的销售管控系统，以发货单为核心，业务发生当时，以流程化管理作保障，业务发生后，以发货单编号为核心基础，使得整个业务在事中和事后都得到了有效的控制。只有当统一编号的提煤单、装车联和出门证全部在系统核销无误后，才代表此项业务全部结束。由于发货单业务中单据数量庞大，工作人员在发放、回收等管理过程中任务量特别大，鉴于此，专门设计了配套的软件系统，并结合条形码技术，充分发挥信息技术在企业管理中的作用。

3 软件系统的设计

3.1 功能设计

根据上述业务流程的设计，考虑到煤炭企业各个岗位工作人员的实际工作环境和条件限制，将软件核心业务集中锁定到发货单和磅房岗位上，系统功能设计为基础管理、发货单管理、单据回收管理、磅房管理和系统管理五大模块，总体功能结构如图2所示。

图2 软件系统功能结构图

(1)基础信息管理模块主要是对系统运行的基础数据进行维护，负责对业务员、客户和煤种信息的新增、删除、修改和查询。其中，在客户的管理中体现其和业务员之间的从属关系，在业务员管理中包含其信用额度的设置。

(2)发货单管理模块主要负责发货单的日常管理和企业外部业务员的交互业务，包括发货单新增入库、业务员的领用和回收、企业内部的查询统计等业务。该模块结合条形码扫描枪作业。

(3)单据回收管理主要负责内部提交的各类单据的核销业务，包括提煤单、装车联、出门证和作废单的回收处理。该模块与前面的发货单模块业务联动，一旦某一本发货单被业务员领用，该本发货单包含的所有单号将自动辐射产生，等待回收。同时，提供查询统计功能，操作人员可以全面监控所有发货单的使用情况，精准跟踪每一张单据。该模块业务全程使用条形码扫描枪作业。

(4)磅房管理模块是对过磅信息的完整记录，包括过磅信息的录入、审核业务。除此之外，为销售人员提供高效的报表功能，可根据业务员、客户和煤种等条件灵活统计，方便与客户对账，同时供企业销售部门全面掌握煤炭销售状况。

(5)系统管理负责员工账号、角色权限的分配和日常管理。

3.2 数据库的设计

据库采用典型的“三范式”设计，根据上述软件功能结构，主要设计了业务员表、客户表、煤种表、发货单表和单据回收这5张业务表，设计工具使用PowerDesigner。其余用户表、角色表等系统表在文中不再赘述。

业务员表、客户表和煤种三张数据库表，主要用来存储系统运行必要的基础信息，支撑系统中基础模块业务，从而为其他模块提供所需的基础信息，其中客户表和业务员表是多对一的联系。

磅房表中存储着企业所有煤炭销售数据，每条过磅记录对应每一车煤的销售状况，详细地记录了客户、煤种、价格、车牌号等信息，其中状态有“正常”和“作废”两种状态，煤种编码是外键。同时，每条过磅数据与唯一的发货单编号相对应，是用发货单管控煤炭销售过程的必要依赖。磅房管理由于需要具备审核功能，因此审核标志字段以0、1、2三种状态存储，表示未审核、未通过和审核通过状态。

发货单表用来存放整本发货单的新增、领用和回收记录，因为该项业务涉及到与业务员之间的交互，因此业务员编码字段设置为外键。其中，发货状态用0、1、2分别表示未领用、已领用待回收、已回收三种业务状态。

单据回收表是用来存放每一张发货单对应的各联的回收记录，因此有提煤状态、装车状态和出门状态对应这三种状态，0代表未回收、1代表回收。由于每本发货单对应着多张发货单，因此发货单本编码是外键。另外，对于作废单据，专门设置了一个作废状态标志。

4系统实现

对于中小煤炭企业的销售管控系统，系统的用户量相对较少，但是其发货单和过磅的数据量又比较大，平均每天这两类业务数据就能产生几千条记录。考虑到上述特点，系统采用具有高效数据处理能力的C/S架构[5]，系统实现过程使用C#编程语言、Winform框架和Sql Server数据库。由于系统包含功能较多，受篇幅所限，本文将以一个发货单模块来描述系统实现过程。

4.1 系统技术架构

系统采用三层架构和实体类库(Model)来实现，三层架构分为：表现层(UI)、业务逻辑层(BLL)、数据访问层(DAL)。

实体类库(Model)主要存放数据库中的表字段。数据访问层(DAL):主要是存放对数据类的访问，即对数据库的添加、删除、修改、更新等基本操作；业务逻辑层(BLL)对传送数据进行逻辑判断分折，并进行传送正确的值。用户界面层(UI)是人机交互的接口，输入时传递数据给BLL层，查询时将数据正确返回到界面。

4.2 发货单模块的实现

发货单管理模块的操作可以分为新增、领用、回收和统计查询四大业务板块，程序流程如图3所示。

(1)新增：操作人员进入发货单新增界面，通过输入每本发货单的首页和最后一页的单据号，自动添加该本发货单的本编码，将未入库的发货单新增，并将该本货单的发货状态设置为0。

(2)领用：在业务员领用发货单时，操作员进入领用界面，自动显示未领用的发货单列表，根据实际领用发货单的本编码查询筛选，并进行登记其领用状况。保存之后状态自动更新为1，并将该本发货单所有的单号辐射到单据回收数据库表中。

(3)回收：业务员交回发货单时，操作员进入回收界面，自动显示已领用待回收的发货单列表，根据实际交回的发货单本编码查询筛选，并登记其回收状况，保存之后状态自动更新为2，至此，该发货单所有业务全部结束。

(4)统计查询：根据输入的发货单编号、单据状态、时间段等条件查询数据库中所有发货单记录，并统计单据数量。

以上功能在操作时自动读取操作员和操作时间，全部兼容条形码扫描枪作业。

图3 发货单管理程序流程图

4.3 系统应用

X煤矿于2010年在榆林市榆阳区成立，主要从事煤炭开采、加工等方面业务，年产量达200万吨。2016年以来煤炭市场升温，产量和销售迅速上升的同时,销售发货方面的管理漏洞也愈加明显，经常出现单据丢失、人工统计误差频繁等状况，给磅房工作人员和业务员在核对销售数据时造成很多困难，而且在双方对销售数据有争议时需要查询手工底账，费时又费力，效率极其低下。为了进一步强化管理，X煤矿考察了智能一卡通等方案，发现不仅系统建设成本高，而且匹配系统的智能停车场更是不具备实施条件，因此于2018年委托榆林学院智能矿山团队研发了本系统。

系统于2018年11月在X煤矿上线运行，为了方便维护和更新，租赁阿里云服务器，解决了C/S架构软件维护困难的问题，目前稳定运行，累计数据存储量达二百万条。在磅房数据管理中，提供审核和报表功能，体现了销售数据透明化和共享性。在销售管控方面，通过发货单统一编号精准跟踪各项业务环节，在2019年度全年核对销售业务时，实现了零差错控制。同时，在所有涉及发货单的业务中，全面兼容条形码扫码枪作业，大幅度地提高了员工的工作效率，有效地降低了人力成本。

5总结

本文在分析榆林地区榆林中小煤炭企业销售模式特点的基础上，根据企业的实际业务需求，提出了一个基于发货单的销售管控系统。文章首先详细设计了系统业务流程，接着对软件系统的功能和数据库设计给出了详细的说明，然后描述了系统实现中采用的技术架构和开发过程，最后介绍了系统目前的实际应用状况。该系统不只是一个单纯的软件系统，同时充分融合了发货单管理业务，省去了高昂的硬件建设成本，是企业应对当前销售管理问题的低成本、高效率的解决方案。系统经过一年多运行，充分证明了其价值所在，撰写本文是本着成果共享的目的，以期对地方煤炭企业帮助或借鉴。