医院人事档案管理存在的问题及改进措施

牛静丽

摘要：医院各项事业的稳定持续发展都离不开人，做好对人的管理，充分发挥医院人力资源的价值，才能够保证医院各项事业的长效发展。人事档案管理就是在这一过程中产生的，是医院档案管理体系的一个重要组成部分，有助于对人力资源进行优化配置，也有助于评估员工职称、福利待遇等方面的实际情况，有效彰显人才价值，提升广大员工的工作热情。医院在持续推进人事制度改革的过程当中，人事档案管理的重要性也逐步显现出来，而目前档案管理当中还存在很多的实际问题，需要医院对这些问题进行思考研究，以便提出有效的改进措施。

关键词：医院;人事档案管理;问题;改进措施

医院人事档案管理是医院管理体系的重点与难点，涉及医院管理运营的各个方面，不但可以体现档案管理人员的工作素质与整体能力，还能够帮助医院做好人才选拔任用和人力资源优化配置等方面的工作。在医疗体制改革和医院持续推动人事制度改革的背景下，只有切实做好人事档案管理工作，才能够体现出人事档案的应用价值，保证医院管理事业的长效发展。本文首先剖析了目前医院人事档案管理中存在的实际问题，在此基础之上提出改进方案，为医院的改革发展提供必要助力。

一、医院人事档案管理存在的问题

档案是对医院运营管理当中各项信息的综合记载，加强档案管理，有助于对信息的处理和应用，从而为医院制定有关决策提供依据。人事档案是医院档案体系的重要组成部分，人事档案管理也是医院档案管理的关键部分，所以医院为了适应全新的发展环境，加快改革发展的进程，开始在人事档案管理方面加大力度，获得了诸多宝贵成绩，但同时其中仍旧显现出了不少的问题。

（一）管理意识亟待提升

医院是一个非常特殊的单位，日常工作所面向的是广大病患，因此医院往往会把工作重点放在医疗工作上，力求为患者的生命健康安全提供必要保障。所以医院在人事档案管理方面往往不够重视，也忽视了对各项档案信息的利用，导致档案管理出现明显不足。

（二）管理方法比较单一落后

过去的人事档案管理，以单一的人力处理为主，导致管理水平较低，而且管理过程当中的信息质量与标准度达不到要求。这样的落后和单一管理方法已经不能够满足如今信息化和现代化的发展趋势，需要在现代化信息管理方面增加投入，在保障信息安全的同时，确保档案资料的有效利用。

（三）管理制度不够完善

不少医院在制度建设方面缺少应有的关注度，尤其是在人事档案管理方面缺少保障制度作为必要支持，把人事档案管理片面看作保管任务，造成人事档案管理不够规范和专业，长时间处在被动管理的不良局面，给医院医疗管理质量的提高带来了消极影响。

二、医院人事档案管理存在问题的改进措施

（一）提高人事檔案管理意识，明确方向性

对人事档案管理工作进行全面优化和完善，首要工作环节就是增强管理意识，并彻底摒弃过去落后的管理思想，以免影响到管理实践行动的落实。对于医院来说，领导在人事档案管理方面投入的关注度和持有的思想观念会直接影响到医院人事档案管理的实施效果，于是首先从改进领导的思想观念着手。具体而言，领导要抓好人事部门的相关工作，特别是要注重强化规范管理，及时分析和掌握人事档案管理实践当中存在的现实困境，在此基础之上，在资金、设施、设备等方面给予支持，保障并且引导档案管理工作的持续发展。另外，由于人事档案管理和医院所有员工有着密不可分的关系，所以还需要在医院范围内做好人事档案管理的宣传工作，有效增强他们的档案意识，使其真正认识到人事档案管理是做好人事管理的基础，也是保障职工切身利益不可忽视的内容。所以需要做好人事档案管理思想的宣传工作，增强员工的思想认识，让员工主动投入档案管理建设当中，在做好医疗服务工作的同时，也能够以主人翁的角色参与到医院管理实践当中，促进医院各项事业的调整与创新。

（二）刨新人事档案管理方法，保障高效性

过去的人事档案管理方法之所以无法获得理想的效果，是因为档案管理模式比较落后，忽视对先进科技手段的应用，没有追赶上如今档案信息化建设的步伐。人事档案管理工作本身就有很强的复杂度和综合性，进行人事档案的现代化和信息化建设存在较大的难度，主要是因为这项大工程涉及面广，需要的技术、资金、人力较多，提出的管理和建设要求较高。这就需要医院助力信息化管理意识，再从思想上重视档案管理，信息化的同时增加资金上的投入助推人事档案管理自动化，开发与医院人事档案管理工作要求相适合的系统软件，将过去的手工操作转为如今的自动化操作，将过去的封闭和半封闭管理转为如今的智能化管理，为人事档案的合理化利用提供必要条件。在这一过程中，医院要注意对高素质信息技术人才进行培养，做好对信息化系统的维护和管理工作，同时还需要提高管理者的信息素养。

（三）完善人事档案管理制度，提高规范性

不管是从国家层面上进行分析，还是从发展医院人事档案管理工作方面出发都必须把建设完善化的档案管理制度作为根本，用坚实的法律屏障保证人事档案管理的规范化建设。首先，医院要对人事档案管理工作流程和工作原则进行明确规范，指出各个岗位和工作人员承担的管理职责，坚持责任到人的制度。其次，要对人事档案借阅与查阅制度进行有效规范，特别是对于医院的机密档案，必须要通过申请、登记、审核等一系列的流程之后才能够借阅，避免出现档案信息泄露和有借无还等不良问题。最后，要根据医院档案管理的具体要求，在国家相关法律法规的约束之下制定针对于人事档案管理的部门规章规范，有效弥补制度建设中的空白点。医院人事档案管理工作要想有更好的发展，首先就应该充分考虑基础设施及配套服务的改进与发展，以满足医院对人事档案管理工作高效运行的需求，从需求的整体出发创造更大的需求。比如，国家越来越重视高新技术产业，医院作为中国重点发展的单位，更应该主动接纳高新技术产业，为其创造更好的发展平台。比如现在有很多极具潜力的软件开发企业，其虽然当下实力规模比较小，但是从产品的设计和技术维护的能力来看，还是非常有发展潜力的，那么医院人事档案管理工作就要大力挖掘这方面的信息技术，通过在医院内部建立完善的信息交流平台，将整个医院内部人事档案管理工作透明化，为其打造更大、更加优质的平台，推动医院的发展产生质的飞越，将医院人事档案管理工作的发展与整个社会的科技发展相挂钩，在发展自身的同时，用社会需求推动人事档案管理工作的发展。

（四）加强专业人员培训

从我国近几年的医院人事档案管理工作实际情况来看，在档案管理工作中高度重视专业人才的培养与引导、增强人员储备这一理念是非常有必要的。众所周知，随着就医人员数量的不断增加，当下医院的人事档案管理工作正面临非常严峻的挑战，人事档案管理作为医院管理工作中的基础，它是医院能高效运行的基本系统，只有有了高技术、高质量的人才，才能保证人事档案管理工作的合理开展。因此，在以后的工作中应该充分将专业人员的教育与培训融人工作中，不论是从专业人员的选拔、招聘，还是专业人员的定期培训教育，都应该充分体现对专业人才的重视。比如，专业人才培训会议开办的过程需要有充足的能量作为支持，将医院人事档案管理工作的实际情况作为培训的重点，在人员培训的过程中及时发现人事档案管理工作中存在的问题，那么在以后的工作中就可以通过改进人事档案管理工作结构，用现代化的人事档案管理培训信息系统代替傳统的人工培训，用专业化的公众号按时为专业人员推送关于医院人事档案工作的最新资料，这样用各个小细节加强对专业人员的培训工作质量。

因此，优秀的人才是保证所有的工作能够开展下去的基础，因此在以后的工作中要建立完善的人才引导战略和人才培养战略。首先，医院人事档案管理工作需要不断完善人才获取手段，通过外部招聘、校内人才培养等多途径方式获取高质量专业人才;其次，要建立内部专业的人才培养渠道.通过培训、教育和再学习的方法为人才创造更多的学习途径，不断丰富其专业知识涵养，在此基础上建立起完善的内部晋升渠道，为工作人员创造良好的发展前景，以吸引更多更优秀的人才，为医院人事档案管理工作的发展创造更优质的动力。

（五）建立完善的管理制度和考评制度

医院人事档案管理工作的质量需要有专业的工作人员进行管理，当然在工作的过程中也需要有明确的管理和评价制度。因此笔者认为在以后的工作中需要针对实际情况在内部建立完善的管理制度和考评制度，让每个工作人员的工作内容以及工作的质量都能够有明确的参考机制。因为在工作过程中，很多工作人员都认为医院人事档案管理工作是铁饭碗，不论工作的质量怎么样都不会对其自身有什么影响，这在工作中有很大的影响。不论是什么样的工作都需要有明确的管理和评价机制，只有这样才能保证医院人事档案管理工作发展能够有理可循，防止其出现问题。考评机制不仅仅指的是在工作中要对工作人员的工作内容以及其工作的实际情况进行分析，更重要的是需要针对工作人员的实际情况对其进行明确的奖励或者惩罚，在制定奖励和惩罚的措施的过程中，笔者认为不能仅仅考虑医院的实际情况，更重要的是考虑工作人员的实际情况，在其工作的过程中及时对其工作的内容以及工作的环境进行管理，一旦工作人员做出影响医院的事情或者对人事档案管理工作的正常运行产生了不好的影响，那么其就需要做出明确的惩罚，以此加深工作人员对工作质量和效率的概念，防止其出现其他的影响工作的质量事情。

人事档案在医院当中尤为珍贵，因为其真实记录着医院人才情况，能够帮助医院认清实力，了解人力资源现状，为医院相关决策的制定和医院的持续性发展提供有效依据。做好医院人事档案管理工作，有助于帮助医院进行优秀人才的选拔和任用，保证资源的优化配置，也能够为各类人员职称评定提供必要根据，激发员工的工作热情，为医院创造更好的社会与经济效益。对此医院必须从实际出发，客观研究当前人事档案管理方面存在的实际问题，在此基础之上提出针对性的解决策略，为医院的深化改革提供保障。